Intercompany-Abstimmung in SAP ERP Financials: Differenzen identifizieren, dokumentieren, eliminieren

Bereits ab zwei Buchungskreisen gibt es in der Regel übergreifende Geschäftsvorfälle. Im Konzernabschluss sind diese Innenumsätze zwischen verschiedenen organisatorischen Einheiten dann zu eliminieren, es entsteht Abstimmungsbedarf bei den Einzelbilanzen. Bisher wurden Differenzen auf Intercompany-Konten meist erst bei der Konsolidierung in der Konzernbilanz festgestellt. Mit SAP ERP Financials lässt sich dieser Arbeitsschritt bereits beim Einzelabschluss einfach erledigen.

Fast jeder Konzern verfügt über Tochter- oder Landesgesellschaften, die in Bezug auf die Bilanzierung selbstständig agieren. Für diese Unternehmen gehören Buchungsvorgänge zur Intercompany-Konsolidierung damit zum Tagesgeschäft. Beispielsweise wenn der Buchungskreis „3000 IDES USA“ ein Darlehen von seiner Tochtergesellschaft „1000 IDES Netherlands“ bekommt. Der Buchungssatz für „3000 IDES USA“ lässt sich in Buchungszeilen für flüssige Mittel im Soll (Sachkonto offene Posten) und Verbindlichkeiten im Haben (Personenkonto) unterteilen. Für das Tochterunternehmen „1000 IDES Netherlands“ wird in der Regel spiegelbildlich eine Forderung im Soll und ein Geldabgang im Haben kontiert.

In einer reinen SAP-Umgebung sind solche Transaktionen längst kein Problem mehr. Bereits in SAP R/3 lassen sich die entsprechenden Forderungen und Verbindlichkeiten abgleichen. Buchungskreisübergreifende Belege ermöglichen eine automatische Buchung in beiden Unternehmen und vermeiden auf diese Weise Intercompany-Differenzen im Vorfeld.

Verfügt jedoch die Tochtergesellschaft „1000 IDES Netherlands“ nicht über eine SAP-Lösung, entsteht mit SAP R/3 am Periodenende in der Regel zusätzlicher Abstimmungsbedarf, beispielsweise für die Bereiche Kreditorenbuchhaltung (Verbindlichkeiten), Debitorenbuchhaltung (Forderungen) und Sachkontenbuchhaltung. SAP ERP Financials schafft hier Abhilfe. Die Lösung erlaubt es, Daten aus SAP- und auch Nicht-SAP-Systemen zu sammeln. Zudem werden neben Forderungen und Verbindlichkeiten auch Hauptbuchkonten in den Abstimmungsprozess mit einbezogen. SAP ERP ermöglicht also einen zentralen Abstimmungsprozess unabhängig von der Kontenart und dem Buchhaltungssystem. Erst auf dieser Basis kann eine effektive Intercompany-Abstimmung stattfinden.

Nachricht bei Klärungsbedarf

SAP ERP Financials unterstützt die Intercompany-Abstimmung in fünf Schritten. Zuerst werden die notwendigen Daten gesammelt – aus SAP-Lösungen via Remote Function Call, aus Nicht-SAP-Systemen im ASCII-Format. Anschließend speichert SAP ERP Financials diese Daten in einem eigenen Bereich. Technisch handelt es sich hierbei um das Special Ledger (FI-SL), auf das zurückgegriffen wird. Diese Vorgehensweise bietet gegenüber den sonst weit verbreiteten Excel-Lösungen folgende Vorteile:

• Buchung von Einzelposten
• Auswertung mit dem SAP Standardberichtswesen
• Versionsverwaltung
• Erweiterungsmöglichkeiten für kundeneigene Felder

Mit Hilfe im Customizing zu hinterlegender, flexibler Regeln lassen sich zueinander gehörende Positionen in den Intercompany-Konten finden und ausgleichen. Für die Beispieltransaktion etwa wird es dann möglich, den Geschäftsvorfall „Darlehen“ anhand des Betrags und einer Vertragsnummer im Belegfeld „Referenz“ eindeutig zu identifizieren. Auch müssen in den Buchungskreisen 1000 und 3000 je zwei entsprechende Belege vorhanden sein, die sich ausgleichen. Fehlt ein Beleg, existiert eine Differenz mit Klärungsbedarf.

Solche zu klärenden Positionen können per E-Mail direkt an die zuständigen Sachbearbeiter der einzelnen Gesellschaften gesendet werden. Die entstehende Korrespondenz ist in SAP ERP Financials dokumentiert. Fehlt danach weiterhin ein Beleg und reagiert der Verantwortliche auf die gesendete Nachricht nicht, kann die Differenz mit einer von SAP ERP Financials erstellten automatisierten Buchung in den verteilten SAP- und Nicht-SAP-Systemen beseitigt werden.

Mit dieser systemgetriebenen Klärung innerhalb des definierten Intercompany-Prozesses bekommt der Sachbearbeiter eine aktive Rolle zugewiesen. Sieht er keinen Klärungsbedarf, ist keine Reaktion erforderlich. Ansonsten stärkt die Benachrichtigung die Bereitschaft, kurzfristig Lösungen zu finden, die sonst auf einen Zeitpunkt nach dem Abschlussstichtag verlagert würden.

Datenmonitor für gemeinsame Sicht

Da der Geschäftsprozess „Intercompany-Abstimmung“ sowohl vom Sachbearbeiter im Einzelabschluss als auch von einem Kollegen bei der Konsolidierung abgewickelt werden kann, ist es sinnvoll, alle zugehörigen Transaktionen in SAP ERP Financials explizit sichtbar zu machen. Strukturell handelt es sich hier um zwei sehr unterschiedliche Vorgänge: Zum einen werden Intercompany-Konten auf der Ebene der Einzelposten gespeichert, in der Konsolidierung werden jedoch alle Konten auf Summenebene benötigt. Daher ist es hilfreich, wenn alle Transaktionen zur Intercompany-Abstimmung als Meilensteine in den Datenmonitor der Konsolidierung integriert sind.

Auch wenn Differenzen in der Praxis letztlich immer zwischen Personen geklärt werden müssen, erzeugt ein zentrales Abstimmungswerkzeug gerade in einer verteilten SAP-/Nicht-SAP-Landschaft einen hohen Mehrwert. Haben Mitarbeiter die Abstimmung bislang manuell vorgenommen, etwa via Tabellenkalkulationsprogramm, beschleunigt ein solches Software-Werkzeug den Prozess erheblich. Eine direkte Verknüpfung mit den operativen Daten ermöglicht die Sicht auf Originalbelege, die händische Versions- oder Statusverwaltung entfällt. Die zentrale Sicht auf Differenzen und Korrespondenzen strukturiert die Abstimmungsprozesse und macht sie transparent.

Mit freundlicher Unterstützung des zum Thema SAP passenden Diskussionsforum : www.fico-forum.de

Erstellt von Eva Siebert und Sascha Gallion am 05.01.2009 Quelle:  FICO-forum

Drucken