Dauer und Qualität von Abschlüssen sollen verbessert werden

Über 90 Prozent der Finanzvorstände deutscher Unternehmen nennen die Kommunikation mit Investoren und dem Kapitalmarkt als eine ihrer wichtigsten Aufgaben (CFO Survey 2007). Aufgrund immer höherer und komplexerer Anforderungen durch Investoren und regulatorische Vorgaben stehen große Konzerne ebenso wie mittlere und kleinere Unternehmen bei der Erstellung ihrer Abschlüsse zunehmend im Spannungsfeld zwischen Zeit, Qualität und Kosten. 

PricewaterhouseCoopers (PwC) hat im Rahmen der aktuellen Studie "SmartCloseSurvey - Optimierung von Reportingprozessen" Finanz­vorstände und Führungskräfte aus dem Finanz- und Rechungswesen sowie Controlling befragt, wo sie derzeit Verbesserungs­potenzial bei der Erstellung ihres Abschlusses sehen und wie sie ihre Reporting­prozesse den höheren Anforderungen anpassen werden. Insgesamt 167 deutsche Unternehmen unterschiedlicher Branchen und Größe beteiligten sich an der Umfrage.

"Der Druck, unterschiedliche Daten möglichst schnell und dennoch qualitativ hoch­wertig intern bereitstellen und extern veröffentlichen zu können, wird für die Unter­nehmen immer größer", so Klaus Panitz, Partner im Bereich Advisory von PwC und Autor der Studie. "Umfangreichere Berichte müssen bei gleichem Einsatz von Ressourcen in immer kürzerer Zeit erstellt werden."

Verbesserte Qualität hat höchste Priorität

Höchste Priorität hat für die Mehrheit der Befragten (58 Prozent) der Faktor Qualität, danach erst folgen Zeiteinsparung (22 Prozent) und Kosten (8 Prozent). Höhere Ansprüche des Kapitalmarktes und regulatorische Vorgaben wie zum Beispiel das Bilanz­modernisierungsgesetz (BilMoG), Bilanzeid und Sarbanes-Oxley Act (SOX) wie auch komplexe bilanzielle Vorschriften sind hier Treiber, ebenso eine zunehmende Bedeutung der Außendarstellung der Unternehmen. Fehlerhafte Veröffentlichungen oder interne Entscheidungen auf Basis einer falschen oder ungenauen Datenbasis stellen nicht nur einen enormen Imageschaden für die Unternehmen dar, sondern verursachen mittel- und langfristig hohe Kosten.

Zwei Drittel der Befragten nehmen noch Korrekturen auf Konzernebene vor

Eine Herausforderung für die Befragten stellt die Messbarkeit der Qualität dar - ein Indiz für verbesserungswürdige Abschlüsse ist zum Beispiel die Häufigkeit von Kor­rek­turen bereits geschlossener Bilanz- und GuV-Positionen. 66 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, hier nach Meldung der Daten an den Konzern noch Korrekturen vorgenommen zu haben. Die Qualität verbessern sollen nach Meinung der Befragten integrierte Systeme und automatisierte Schnittstellen, denn manuelle Korrekturen und Eingriffe in den Datenfluss erhöhen das Fehlerrisiko beträchtlich.

69 Prozent der Befragten überwachen die Erstellung des Abschlusses

Fehler und Verzögerungen bei der Erstellung des Abschlusses frühzeitig zu erkennen und damit zu vermeiden setzt eine regelmäßige Beobachtung des Prozesses der Datenerhebung voraus. Die Befragung brachte zutage, dass 69 Prozent der Unternehmen den Prozess der Datenerhebung überwachen. Nur 19 Prozent hiervon nutzen dazu ein systemgestütztes IT-Tool.

Einheitliche Bilanzierungs- und Kontierungsrichtlinien im Unternehmen und deren Umsetzung in Tochtergesellschaften stehen bei den Unternehmen ebenfalls ganz oben auf der Prioritätenliste, denn unterschiedliche Ansätze wirken sich nicht nur auf die Ermittlung des Cash Flows aus, sondern auch auf zahlreiche steuerungsrelevante Kenngrößen.

Faktor Zeit: Große Unternehmen wollen 9, kleinere bis zu 14 Tage einsparen

Knapp die Hälfte der befragten Unternehmen (45 Prozent) strebt eine weitere signifikante Verkürzung ihrer Abschlusszeiten an, vor allem kleine und mittelgroße Unternehmen schätzen sich in dieser Hinsicht noch als mittelmäßig bis schlecht ein. Rund die Hälfte der Teilnehmer hat bereits in den letzten drei Jahren kontinuierlich an einer Verkürzung ihrer Abschlusszeiten gearbeitet, insbesondere kapitalmarkt­orien­tierte Unternehmen. Große und mittelgroße Unternehmen geben an, im Durchschnitt zukünftig neun Arbeitstage bei der Erstellung des Abschlusses einsparen zu wollen, kleinere Unternehmen möchten ihre Abschlusszeiten sogar um durchschnittlich 14 Tage verkürzen. Das größte Potenzial für die Zeiteinsparung sehen die Befragten bei der Verbesserung der unternehmensinternen Abstimmungsprozesse - dies soll durch standardisierte Prozesse und technische Unterstützung erfolgen.

Was kostet der Abschluss? Mangelnde Transparenz bei den Kosten

Bei den meisten der befragten Unternehmen besteht auf Konzernebene keine Transparenz bezüglich der Kosten der Abschlusserstellung. Aufgrund der aktuellen wirtschaftlichen Ent­wicklungen und des gestiegenen Kostendrucks haben die Befragten die Kosten ver­stärkt im Blick. Allgemein gilt, dass die Kosten der Abschlusserstellung weniger als 0,09 Prozent des Umsatzes betragen sollten (Global Best Practices 2008). Abstim­mungen und Umschlüsselungen werden nach Ein­schätzung der Befragten zu häufig manuell durchgeführt. Optimierungspotenzial besteht jedoch in erster Linie bei den Prozessen.

"Oft ist das Rechnungswesen in der Holschuld und muss Informationen nachfragen und anmahnen. Daraus ergeben sich zeitaufwendige und damit kostenintensive Bearbeitungsschleifen", erklärt Klaus Panitz. Mit einfachen und transparenten Prozessen und einer verbesserten IT-Infrastruktur, die manuelle Datenverarbeitung ausschließt, können Unternehmen ihre Kosten zusätzlich senken. Dasselbe gilt auch für automatisierte Kontrollen, um nachträgliche Korrekturen zu reduzieren. "Nur eine ganzheitliche Betrachtung der Komponenten Prozesse, Systeme und Datenstrukturen, Rollen und Verantwortlichkeiten führt zu einem nachhaltigen Erfolg. Die Vision ist der 'Abschluss auf Knopfdruck' ", resümiert Klaus Panitz.

Erstellt von Klaus Panitz, Carsten Waschkowitz, Britta Wormuth am 05.09.2008 Quelle:  PricewaterhouseCoopers (PwC) Bild:  © PantherMedia / Bastian Hengge

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