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Neue Steuerregeln für Reisekosten ab 2014

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Bei Pendlerpauschale, Verpflegungs- und Reisekosten stehen 2014 einige Neuerungen ins Haus. Ein neues Reisekostenrecht soll die steuerlichen Regeln für Reisekosten einfacher und rechtssicherer machen. Außerdem entlastet es viele Steuerzahler.

Erste Tätigkeitsstätte ersetzt regelmäßige Arbeitsstätte

Das geltende Reisekostenrecht haben vor allem Gerichte durch ihre Urteile geprägt. Das ändert sich 2014. Ein neues Reisekostenrecht soll viele offene Fragen klären. Das neue Reisekostenrecht fasst die Pendlerpauschale neu und eindeutiger. Der Begriff der "ersten Tätigkeitsstätte" ersetzt ab 2014 die Formulierung "regelmäßige Arbeitsstätte".

Pendlerpauschale nur für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte

Dahinter steckt mehr als Wortklauberei. Jeder Arbeitnehmer kann nur eine erste Tätigkeitsstätte haben.

Wichtig: Nur für die Fahrten zu dieser ersten Tätigkeitsstätte gilt die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) gemäß § 9 Abs. 4 EStG. Für jede andere Fahrt stehen dem Arbeitnehmer Reisekosten oder die Erstattung der tatsächlichen Fahrtkosten zu.  

Arbeitgeber bestimmt Tätigkeitsstätte  

An welchem Ort sich die erste Tätigkeitsstätte befindet, entscheidet der Arbeitgeber. Dies gilt vor allem dann, wenn mehrere Orte in Frage kommen. Der Gesetzgeber schreibt vor, dass es sich um eine ortsfeste Einrichtung handeln muss. Diese ortsfeste Einrichtung kann sich auch in einem verbundenen Unternehmen befinden. In bestimmten Fällen kann der Arbeitnehmer auch in einem fremden Unternehmen seine erste Tätigkeitsstätte aufsuchen. Das gilt zum Beispiel für den Einsatz von Leiharbeitern.

Die erste Tätigkeitsstätte kann auch eine Bildungseinrichtung sein, wenn der Arbeitgeber einem Mitarbeiter eine langfristige Fortbildung oder ein Studium ermöglicht. Legt der Arbeitgeber keine erste Tätigkeitsstätte fest, dann gelten gesetzliche Bestimmungen. Ab 2014 gehen die Finanzämter von einer festen Zuordnung aus, wenn der Arbeitnehmer einen bestimmten Arbeitsort 

  • üblicherweise arbeitstäglich,
  • mindestens an zwei Arbeitstagen in der Woche oder
  • in 30 Prozent seiner Arbeitszeit aufsucht beziehungsweise aufsuchen soll.


Befristet eingesetzte Mitarbeiter arbeiten auswärts

Damit einem Arbeitnehmer eine erste Tätigkeitsstätte bei einem Kunden des Arbeitgebers zugeordnet werden kann, muss er an diesem Ort entweder unbefristet oder für die Dauer des Arbeitsverhältnisses oder länger als 48 Monate am Stück tätig sein. Die Industrie- und Handelskammer Würzburg erklärt: "Ist ein Arbeitnehmer nur befristet einer Tätigkeitsstätte zugeordnet, dann gilt dies bis zu einer Dauer von 48 Monaten als Auswärtstätigkeit." 

  • Ohne erste Tätigkeitsstätte können Arbeitnehmer Fahrtkosten in Höhe von 30 Cent für jeden gefahrenen Kilometer berechnen.
  • Sie können für die ersten drei Monate der Auswärtstätigkeit Verpflegungspauschbeträge geltend machen.
  • Sie können Unterkunftskosten geltend machen.
  • Außerdem können auswärts tätige Mitarbeiter alle Nebenkosten (Taxi, Bahn, Bus etc.) absetzen.


Wenn der Arbeitgeber diese Kosten nicht übernimmt, kann der Arbeitnehmer sie in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten absetzen. Geht der Berufstätige länger als 48 Monate einer Auswärtstätigkeit nach, wird die Erstattung von Unterbringungskosten auf 1.000 Euro im Monat gedeckelt, entsprechend den Regeln für die doppelte Haushaltsführung. 

Doppelte Haushaltsführung: Jeden Monat bis 1.000 Euro steuerlich absetzbar

Viele Berufstätige führen ein Leben als Wochenendpendler. Steuerrechtlich liegt dabei eine doppelte Haushaltsführung vor. Betroffene unterstützt der Staat mit einem Zuschuss. Mit doppelter Haushaltsführung kann ein Steuerzahler Unterbringungskosten bis zur Höhe von 1.000 Euro im Monat steuerlich absetzen, etwa für die Zweitwohnung am Arbeitsort.

  • Bei Verheirateten geht das Finanzamt davon aus, dass der Lebensmittelpunkt dort liegt, wo die Familie wohnt.
  • Bei Alleinstehenden gilt als Lebensmittelpunkt der Ort, an dem sich das soziale Leben abspielt (Wohnort von Eltern, Freunde oder Partner, Sitz des Sportvereins etc.). 


Das Internetportal Steuerrat24 rät: "Das Finanzamt akzeptiert die Hauptwohnung ohne weiteres als Lebensmittelpunkt, wenn Sie durchschnittlich mindestens zweimal im Monat nach Hause fahren, also mindestens 24 Fahrten im Jahr in der Steuererklärung geltend machen."

Führt der Steuerzahler einen doppelten Haushalt, dann kann er dafür eine Entfernungspauschale für zwei Heimfahrten im Monat in Anspruch nehmen. Erkennt das Finanzamt die doppelte Haushaltsführung nicht an, dann gelten Heimfahrten als Reisen zwischen der Hauptwohnung und der ersten Tätigkeitsstätte. Solche Fahrten sind in beliebiger Anzahl mit der Pendlerpauschale steuerlich absetzbar.

Achtung! Für Fahrten mit einem Firmenwagen können grundsätzlich keine Familienheimfahrten steuerlich geltend machen. 

Verpflegungsmehraufwand: 12 Euro schon ab acht Stunden

Während einer Auswärtstätigkeit – also beispielsweise auf einer Dienstreise – steht jedem Berufstätigen eine Pauschale für Verpflegungsmehraufwand zu. Wie hoch die Pauschale ausfällt, hängt davon ab, wie lange eine Auswärtstätigkeit dauert. Bisher kennt das Reisekostenrecht drei Stufen nach der Dauer der Abwesenheit von der Tätigkeitsstätte oder der Wohnung: 

  • Ab 8 Stunden: 6 Euro
  • Ab 14 Stunden: 12 Euro
  • 24 Stunden: 24 Euro


Das neue Reisekostenrecht sieht ab acht Stunden Abwesenheit schon eine Verpflegungspauschale in Höhe von 12 Euro vor. Für ganztägige Reisen gilt weiterhin eine Verpflegungspauschale von 24 Euro. Die mittlere Stufe entfällt.

Verpflegungspauschale im Ausland

Neue Regeln gelten ab 2014 auch für Auslandsreisen. Auf Auslandsreisen errechnen sich die Beträge für die Verpflegungspauschale nach sogenannten Auslandstagegeldern. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) legt gemeinsam mit den obersten Finanzbehörden der Länder die Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen immer wieder neu fest. Nach diesen Pauschalen berechnen sich die steuerlich absetzbaren Verpflegungsmehraufwendungen auf Auslandsreisen.

Auch bei Auslandsreisen ersetzt das neue Reisekostenrecht die bisher geltenden drei Stufen durch zwei. Ab 2014 gibt es

  • ab 8 Stunden Abwesenheit 80 % des Pauschbetrages,
  • für ganztägige Reisen 120 % des Pauschbetrages.

Sachbezug: Auf Reisen an das Frühstück denken

Das Frühstück ist ein Sonderproblem unter den Mahlzeiten auf Inlandsreisen. Daran wird sich voraussichtlich auch 2014 nichts ändern. Auf Auslandsreisen gilt: Von der Hotelrechnung darf der Geschäftsreisende 20 Prozent für das Frühstück abziehen. Wegen der unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze für Hotelübernachtung (7 Prozent) und Frühstück (19 Prozent), ist dies auf Reisen in Deutschland nicht möglich. Hier empfiehlt sich der Ansatz des Sachbezugswertes von derzeit 1,60 Euro.

Achtung: Zahlt ein Unternehmen einem Arbeitnehmer auf Reisen neben der Verpflegungspauschale auch die Mahlzeiten unterwegs, dann müssen die Sachbezugswerte für Frühstück (2014: 1,63 Euro) beziehungsweise Mittag- oder Abendessen (2014: 3,00 Euro) von der Pauschale für Verpflegungsmehraufwand abgezogen werden. Sonst entsteht ein lohnsteuerpflichtiger geldwerter Vorteil.

Die Gewinner beim Reisekostenrecht ab 2014 

Das Bundesfinanzministerium sieht das neue Reisekostenrecht als Beitrag zu einer einfacheren Unternehmensbesteuerung. Sie entlastet zudem die Steuerzahler. Zu den Gewinnern zählen Arbeitnehmer ohne feste Tätigkeitsstätte: Berufskraftfahrer, Taxifahrer, Lokführer oder Busfahrer. Der Lohnsteuerhilfeverein Vereinigte Lohnsteuerhilfe e.V. (VLH) sieht unter den Gewinnern des neuen Reisekostenrechts auch Arbeitnehmer mit weiträumigen Arbeitsplätzen. Darunter fallen beispielsweise Hafenarbeiter oder Forstbedienstete. Sie können ab 2014 Fahrten in ihrem Arbeitsgebiet als Reisekosten absetzen. 

Allein das Reisekostenrecht soll die Steuereinnahmen um 220 Millionen Euro senken, teilt das Bundesfinanzministerium mit. Die Länder hatten das Gesetz deswegen im Bundesrat zunächst abgelehnt. Insbesondere die neue Verpflegungspauschale von mindestens 12 Euro ließ die Landesregierungen um ihre Steuereinnahmen fürchten. Im Dezember 2012 hat sich der Vermittlungsausschuss zwischen Bundestag und Bundesrat auf das Gesetz in seiner aktuellen Form geeinigt.  


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letzte Änderung W.V.R. am 25.09.2014
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Quelle:  BMF, LVH, IHK Würzburg, Steuerrat24.de, Spesen-Ratgeber.de,Handwerksblatt.de
Bild:  PantherMedia / Doris Heinrichs

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Der Autor:
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg ist Redakteur bei reimus.NET.
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