pdf-Rechnungen wie weiter bearbeiten?

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[ geschlossen ] pdf-Rechnungen wie weiter bearbeiten?
Hallo, ich brauche Eure Meinung.
Ich arbeite im öffentlichen Dienst in der Materialwirtschaft und auch mit Fördergeldern unterschiedlicher Herkunft.

Bei der Abrechnung von Fördergeldern an verschiedene staatliche oder EU-Geldgeber haben wir auch vermehrt pdf-Rechnungen, vorallem aus Nicht-EU-Ländern, in denen wir Waren bestellt haben.

Ich handhabe es bei der Abrechnung so, dass ich die eingegangene pdf-Datei ausdrucke und handschriftlich einen Vermerk auf dem Ausdruck mache, dass "diese pdf zur Originalrechnung erklärt wird" mit Signum und Datum. Dann arbeite ich mit diesem Dokument ganz normal weiter.

Mein Gedanke dabei ist, dass ich mit meinem Vermerk darauf hinweise, dass das Original ein elektronisches Dokument war, mit dem man jedoch schlecht weiterarbeiten kann, so dass jetzt ein Ausdruck das gültige Dokument ist.

Mein Kollege dagegen druckt sich die pdf-Rechnung bunt aus, falzt sie zweimal und versieht sie mit einem Eingangsstempel, damit es so aussieht, als wäre sie per Post eingegangen.

Das jedoch gefällt mir nicht, denn letztendlich ist ein solcher Ausdruck ja nur eine Kopie der pdf-Datei und ich könnte diesen Ausdruck auch 2 oder 3mal anfertigen und es herrscht keine Klarheit mehr.

Unser Dienstherr gibt hier keine Regeln vor, deshalb meine Frage, ob es irgendwo eine rechtliche Aussage dazu gibt oder wie ihr das handhabt, unter dem Gesichtpunkt, dass pdf-Rechnungen vermehrt erstellt werden.

Danke schon mal.
Man findet dazu etwas in dem USt-Gesetz § 14(3)

(3) Bei einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung müssen die Echtheit der
Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein durch
1. eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische
Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz vom 16. Mai 2001
(BGBl. I S. 876), das durch Artikel 2 des Gesetzes vom 16. Mai 2001 (BGBl. I S.
876) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung, oder
2. elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der
Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen
Datenaustauschs (ABl. EG Nr. L 338 S. 98), wenn in der Vereinbarung über diesen
Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der
Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten.

Zu einer elektronischen Rechnung gehört immer eine Signatur. Diese wird üblicherweise per Email mitgesendet. Diese Signatur kann dann über die Webseite des Anbieters abgeglichen werden und auf Echtheit geprüft werden.

Ich denke das was die Kollegen machen ist nicht in Ordung. Sie Versuchen die Rechnung zu manipulieren, so das sie wie eine Originalrechnung aussieht. Das klingt schon etwas kriminell.
Nun, Rechnungen als pdf per E-Mail gehen mit elektronischer Signatur vielleicht eine von dreißig ein.
Die Nicht-EU-Länder halten sich sowieso nicht daran und von daher kommen die meisten Rechnungen als pdf.
Und ich weiß schon, mit welcher Firma ich welchen Vertrag abgeschlossen habe, dass kann ich anhand der Akte auch dokumentieren.

Jedoch, wie geht man richtig mit einer pdf-Rechnung um?
Hallo,

bei Nicht-EU Ländern sollte doch die USt. keine Rolle spielen, daher sind m.E. auch die Regelungen zur digitalen Signatur im UStG bei diesen pdf-Rechnungen vernachlässigbar.

Die Farge von Massa ist jedoch sehr interessant. Kaum einer weiß das so richtig. Ich leider auch nicht.  :?

Müssen die pdf´s archiviert werden. Wenn ja wie am besten?
Muss ich ein Abgleich der Signatur mit der Software des Rechnunsgerstellers machen?
Wenn ja, muss dies dokumentiert werden und wie soll die Dokumentation aussehen?
...

Der Gesetzgeber hat hier meiner Meinung nach völlig übertieben und behindert Miliardeneinsparungen.

Mit besten grüßen

Biene
Hallo zusammen.

Eine ausgedruckte PDF-Rechnung wird aus steuerlicher Sicht nicht als gültige Eingangsrechnung angesehen. Somit erlischt der Anspruch auf den Vorsteuerabzug gemäß § 15 Abs. 1 UStG. Für das Finanzamt ist nur die PDF-Datei mit Signatur ein relevantes Rechnungsdokument. Wenn der Unternehmer einen Ausdruck zum vermeintlichen „Original“ macht und das tatsächliche elektronische Original nicht prüft oder sogar löscht, muss er damit rechnen, die unberechtigt abgezogene Vorsteuer bei der nächsten Betriebsprüfung wieder zurückzahlen zu müssen.

>>  Eine elektronische Rechnung bedarf der Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs.1 Satz 2 UStG).
>> Jede elektronische Rechnung muss vom Versender mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden, um die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts zu gewährleisten (§ 14 Abs.3 UStG)
>> Die Signatur muss vom Empfänger vor Geltendmachung der Umsatzsteuer geprüft werden.
>> Die Prüfung der Signatur muss dokumentiert werden.
>> Die elektronische Rechnung muss gemeinsam mit Signatur und Prüfprotokoll 10 Jahre archiviert werden (§ 147 Abs.3 Satz 1 AO).
>> Die Signaturprüfung muss gegebenenfalls noch einmal durchgeführt werden können.

Fordert das Finanzamt den Unternehmer zur Vorlage der elektronischen Rechnung auf, kann der Unternehmer zwar als vorläufigen Nachweis einen Ausdruck der elektronisch übermittelten Rechnung vorlegen, er muss dann aber für seinen Vorsteuerabzug nachweisen, dass die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind.

Gruß
Sunny  :wink:
Hallo Sunny,

vielen Dank für Deine sehr gute Zusammenfassung! Ein paar Fragen bleiben jedoch noch offen:

- Muss nur das pdf-Dokument archiviert werden oder die komplette email mit Anhang?
- Wie soll die Dokumentation zur Prüfung der Echtheit der Signatur aussehen? Hast Du ein praktisches beispiel?
-  Es gibt sehr viele unterschiedliche Signatur- und Prüfverfahren. Bei dem Einen wird ein Signaturprotokoll gleich mitgeschickt. Bei Anderen wird nur ein Hinweis auf eine Website zum Prüfen gegeben. Wie will ein Unternehmen diesen Aufwand bewältigen?

Wie macht ihr das in der Praxis ? Ich denke die meisten drucken tatsächlich aus und falzen die Rechnung - das wars dann.

Gibt es schon erste bekannte Prüffälle, in denen der Vorsteuerabzug verweigert wurde, weil die von Sunny genannten Bedingungen nicht erfüllt waren? Oder ist das Finanzamt hier noch kulant. Ich denke, wenn die das hart durchziehen, werden hier einige Unternehmen baden gehen. Der Anteil der pdf-Rechnungen am Gesamtvolumen nimmt immer weiter zu und es sind längts nicht mehr nur Kleinstbeträge. Wenn dann nach 10 Jahren eine prüfung kommt udn der Vorsteuerabzug wird nicht anerkannt, kann das schnell zu ernsthaften Schwierigkeiten führen.

Ich würde mich über weitere Hinweise freuen. Danke!

Mit besten Grüßen

Biene
Hallo Biene.

Zitat
Biene quote:
Muss nur das pdf-Dokument archiviert werden oder die komplette email mit Anhang?
Die E-Mail selbst ist nicht der Träger der Signatur. Entweder ist die Signatur in Form eines Verzeichnisses direkt in das PDF-Dokument eingebettet (das PDF-Format hat spezifische Felder, in denen Signaturen eingefügt werden können) oder die Signatur kommt als eigenständige Datei extra zum PDF-Dokument.
Archiviert werden müssen PDF-Dokument und Signatur. Je nach dem, ob es sich nun um eine oder um zwei Dateien handelt.

Zitat
Biene quote:
Wie soll die Dokumentation zur Prüfung der Echtheit der Signatur aussehen?
Wenn die Signatur geprüft wird, wird im Regelfall (abhängig von Software bzw. Webanbieter) das Prüfprotokoll automatisch erstellt. Es muss dann nur noch gespeichert werden.
Wie das „technische Innenleben“ bei Signaturprüfung und Prüfprotokoll aussieht, kann ich dir leider nicht sagen. Ich bin kein Computerfachmann.

Zitat
Biene quote:
Wie will ein Unternehmen diesen Aufwand bewältigen?
Gemäß § 14 Abs.1 Satz 2 UStG ist für die elektronische Übermittlung von Rechnungen die Zustimmung des Empfängers nötig. Um sich gar nicht erst mit solchen Problemen zu belasten, ist es der einfachste Weg, sich mit dem Rechnungsaussteller in Verbindung zu setzen und die Zustimmung zu verweigern. Dass das nicht unbedingt gern gesehen wird, ist wohl klar, aber ohne die Zustimmung muss die Rechnung per Post versendet werden.

Zitat
Biene quote:
Ich denke die meisten drucken tatsächlich aus und falzen die Rechnung - das wars dann.
Es ist in der Praxis nicht unüblich die Rechnung so zu bearbeiten, dass sie wie eine Postrechnung aussieht. Wenn es aber beim Rechnungsaussteller zu einer Prüfung kommt und man dummerweise auch noch auf die Idee kommt, eine Querprüfung beim Rechnungsempfänger zu machen, dann sieht es ziemlich eigenartig aus. Dann tut sich nämlich die Frage auf, warum ein und die selbe Rechnung bei dem einen eine elektronische Rechnung und bei dem anderen eine gefaltete Postrechnung ist. Das kann einen in ziemliche Erklärungsnöte bringen.

Zitat
Biene quote:
Gibt es schon erste bekannte Prüffälle, in denen der Vorsteuerabzug verweigert wurde, weil die genannten Bedingungen nicht erfüllt waren? Oder ist das Finanzamt hier noch kulant.
Ich habe im Internet schon von einem Fall gelesen. Das Finanzamt hat dabei nicht nur einen sondern gleich mehrere Vorsteuerabzüge verweigert. Das lag aber eher an der Unwissenheit des Unternehmers als an der Willkür des Finanzamtes.
Es bleibt aber abzuwarten, in wie weit das Finanzamt bei richtig guten Manipulationen Herr der Lage werden kann und sich letztlich durchsetzen kann. Außerdem wird irgendwann mal jemand Klage erheben und spätestens dann kommen (fast) alle Unklarheiten auf den Tisch.

Gruß
Sunny  :wink:
Danke Sunny! Das hilft schon weiter.

Der Punkt der Anforderung von Rechnungen per Brief vom Leistungserbringer ist leider oft sehr schwierig. Viele Anbieter ignorieren einfach die Forderung nach einer Rechnung per Brief. Da würde nur eine Klage helfen oder zumindst ein Brief vom Rechtsanwalt. Wer macht sich jedoch diese Mühe. Ich hatte schon viel Ärger mit Telekommunikationsunternehmen, die von Brief einfach auf email umgestellt haben, ohne meine Zustimmung (als Geschäftskunde!).

Das Risko des verlorenen Vorsteurabzugs bei pdf-Rechnungen wird leider von Vielen als zu gering eingestuft.  Hier fehlt meiner Meinung nach auch die Pressearbeit oder allgemein Aufklärungsarbeit des Finanzamtes.

Ich habe jedoch die Hoffnung, dass hier der Gesetzgeber einlenkt und ausgedruckte Rechnungen auch anerkennt. Bei der digitalen Signatur ging es vordergründig eigentlich um einen reinen elektronischen Austausch von Rechnungen, bei denen ein Papierbeleg völlig wegfällt und die Daten automatisch weiterverarbeitet, also gebucht werden.

Eine Lockerung der Gesetzgebung auf eine Gleichbehandlung von Fax und pdf-Ausdruck sollte möglich sein.

Mit besten Grüßen, Biene
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