Internationales Rechnungswesen MS SQL

Informationen zur Ausschreibung

Ausschreibungsnummer: 6099 Titel der Ausschreibung: Internationales Rechnungswesen MS SQL Laufzeit der Ausschreibung: Start: 22.12.2008 Ende: 31.01.2009 Ausschreibung ausgelaufen Branche: Metall Anzahl Mitarbeiter: 350 Anschaffung geplant bis: 31.01.2009 Anzahl der Arbeitsplätze: 1 Umsatzgröße: 50 - 100 Mio € Firmensitz: Bayern Je Lizenz: > 5.000 € Gesamtprojekt : > 50.000 €

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Gesucht wird ein Softwarepartner, mit dem wir eine völlig neue und flexible Software für internationales Rechnungswesen erarbeiten können. Die Details wie folgt:

Buchungsdatum

Das Buchungsdatum ist das Datum, zu dem die Buchung auswertbar sein soll. Es ist ein Tages-Datum und keine Periode.
Wenn man also am 17.9. eine GuV oder Bilanz zum 13.4. ausgeben möchte, dann sind alle Buchungssätze mit Buchungsdatum <= 13.4. darin berücksichtigt, aber nicht die Buchungssätze mit Buchungsdatum > 13.4.
Das ist doch einfach!?
Vom Buchungsdatum zu unterscheiden sind Systemdatum, Belegdatum, Wertstellungsdatum (s.u.), Leistungsdatum (s.u.), Valutadatum, Fälligkeitsdatum.

Journal

Es gibt pro Mandant und pro Geschäftsjahr nur ein einziges Journal.
Im Journal werden alle Buchungen aller Benutzer in der Reihenfolge der Dateneingabe (Systemdatum/-Zeit) dokumentiert.
Jeder Journaleintrag hat eine dauerhafte und unveränderbare Journalzeilennummer.
Eine Transaktion / Buchung, die mehrere Journalzeilen erzeugt, wird über eine dauerhafte und unveränderbare Transaktionsnummer in jeder der zugehörigen Journalzeilen dargestellt.
Zur Struktur des Journals siehe unten.
Die Journalanzeige ist eine Tabelle (grid), in der die Spalten verschoben, ein- und ausgeblendet und die Zeilen flexibel gefiltert und geschachtelt sortiert werden können. Alle Anzeigen können direkt nach Excel als Tabelle kopiert werden, incl. Spaltenüberschriften.

Stammdaten

Alle Stammdaten werden historisch geführt, d. h. es werden alle Stammdatenänderungen protokolliert (Änderungsprotokolle müssen für die Benutzer lesbar sein) und man kann entsprechende Gültigkeitszeiträume bestimmen. So kann man z.B. im Februar die für das Vorjahr geltenden Stammdaten ändern, ohne die Stammdaten des laufenden Jahres zu ändern; die Benutzer können zeitlich rückwärts und vorwärts in den Stammdaten blättern.
Im GDPdU-Export werden vom ersten bis zum letzten gültigen Stammdatensatz des betreffenden Auswertungsjahres alle Sätze ausgegeben.
Stammdaten sind z.B. Sachkonten, Personenkonten, Bilanzpositionen / GuV-Positionen, Steuerschlüssel, Kostenstellen, Inventarstammdaten usw.
Die Stammdatenanzeige als Übersicht ist eine Tabelle (grid), in der die Spalten verschoben, ein- und ausgeblendet und die Zeilen flexibel gefiltert und geschachtelt sortiert werden können. Alle Anzeigen können direkt nach Excel als Tabelle kopiert werden, incl. Spaltenüberschriften.

Konzernkennzeichen

Es werden Konzernkennungen je Konzerngesellschaft bei Personenkonten und Sachkonten geführt, dabei kann angegeben werden, ab welchem Buchungsdatum das Kennzeichen gilt (und bis welchem nicht mehr).
Auf diese Weise kann man Buchungen nach Konzerngesellschaften selektieren (alle Buchungs-Datensätze, auf denen auf der selektierten Seite eine Konzerngesellschaft gem. Kennung beteiligt ist).

Buchungsmaske

Belege können unsortiert im Dialog gebucht werden, sie werden sofort journalisiert.
Es wird ohne Buchungsschlüssel / Belegartenkennungen gebucht.
Man kann jeden Buchungssatz buchen, auch Kreditor an Kreditor, Debitor an Kreditor, Einkauf an Verkauf, usw.
Wir buchen Sollkonto an Habenkonto (nicht Konto gegen Gegenkonto).
Beim Buchen sieht man in der Buchungsmaske nicht nur die Kontonummern, sondern auch die Kontenbezeichnungen, Personenkontenadressen, Bruttobeträge, Nettobeträge, Steuerbeträge, usw.
Alle Buchungssätze bei Bedarf mit Kostenstelle (auf beiden Seiten), Kostenträger (auf beiden Seiten), Offenen Posten (auf beiden Seiten); auch Sachkonten können OP's führen.
Außer Sollkonto, Habenkonto, Kostenstelle und Kostenträger sollten weitere Buchungsfelder / Controllingfelder vorhanden sein.
Ist eine Umsatzsteuer-ID aufzuzeichnen, kann der Vorschlag aus den Stammdaten (Personenkonto oder Sachkonto) akzeptiert oder korrigiert werden.
Bei Personenkonten kann das Standard-Sammelkonto geändert werden.
Für jeden Buchungssatz kann angegeben werden, ob er gültig sein soll nach HGB und/oder IFRS und/oder GAAP und oder Steuer und/oder Controlling.

Buchungsimport

Buchungen können auch aus einer Importtabelle der Datenbank automatisch eingelesen und einzeln nacheinander verarbeitet werden.
Nach der Verarbeitung wird eine ok-Meldung in den Datensatz eingetragen, im Fehlerfall wird eine vollständige Fehlermeldung eingetragen; der Datensatz wird nicht gelöscht.
Die Verarbeitung erfolgt dabei mit allen Prüfungen und Verarbeitungsschritten, wie bei der Dialogbuchung auch.
Buchungen werden von vorhandenen Vorsystemen in die Importtabelle eingetragen.
Auf dieselbe Weise soll das Buchen aus Tabellenkalkulationsprogrammen möglich sein. Das Tabellenkalkulationsprogramm schreibt den Buchungssatz direkt in die Importtabelle und holt das Buchungsergebnis (ok oder Fehlermeldung) zurück und zeigt es dem Tabellenkalkulationsprogramm-Benutzer an.
Die Anlagenbuchhaltung überwacht, ob (importierte) Buchungen auf Anlagen-Sachkonten getätigt wurden und schlägt dem später angemeldeten Benutzer die Vervollständigung der Angaben im Inventar vor.

Umsatzssteuermeldung

Die Umsatzsteuer wird je EU-Land geführt, d. h.alle Umsatzsteuerschlüssel beziehen sich immer auf ein konkretes EU-Land.
Die Daten der Umsatzsteuermeldungen werden je EU-Land aufbereitet und können je EU-Land nach landesspezifischen Vorgaben elektronisch gesendet werden, als Korrektur auch wiederholt. Auch Meldungen für EU-Vorsteuervergütungsverfahren können je Land (zukünftig) gesendet werden.
Es können alle in Europa gängigen Belege gebucht werden, d.h. es gibt entspr. viele Umsatzsteuer-Schlüsselungen (für einseitige und zweiseitige [z.B. §13b] USt-Buchungen). USt-Korrektur auch für ausländische USt bei Lieferantenskonti und Kundenskonti.
Verwendete Umsatzsteuerschlüssel führen stets zu echten Steuer-Buchungen, eine rein statistische Ermittlung der Voranmeldungsbeträge ist unzulässig.
Das Datum, zu dem eine Buchung in die Umsatzsteuermeldung einbezogen wird, ist weder das Buchungsdatum noch das Belegdatum sondern das beim Buchen mitgegebene Leistungsdatum. Erstreckt sich der Leistungszeitraum bei Leistungen über mehrere Monate, kann der Zeitraum beim Buchen mitgegeben werden; es erfolgt dann monatlich eine zeitanteilige Einbeziehung in die Voranmeldung.

Zusammenfassende Meldung / USt-Id

Die Zusammenfassende Meldung kann für jedes EU-Land erstellt und elektronisch gesendet werden.
Die Zusammenfassende Meldung wird nicht anhand von USt-Id in den Stammdaten erstellt, sondern anhand der USt-Id in den einzelnen Buchungssätzen; im Buchungssatz kann der USt-Id-Vorschlag aus den Stammdaten übernommen oder geändert werden oder ganz weggelassen werden; auch Sachkonten können eine USt-Id in den Stammdaten haben.
Das Datum, zu dem eine Buchung in die Zusammenfassende Meldung einbezogen wird ist weder das Belegdatum noch das Leistungsadatum sondern das Buchungsdatum (vgl. oben).
Änderungen der USt-Id an früheren Buchungen werden komfortabel und revisionsfähig unterstützt.

Zinsberechnung

Bei jeder Buchung, insbesondere bei Bankbuchungen, kann ein Wertstellungsdatum mitgegeben werden.
Zinsen können für Personenkonten und Sachkonten nach Wertstellungsdatum und / oder nach Buchungsdatum und / oder nach Belegdatum erfolgen. Auf diese Weise können Bankzinsen nachgerechnet werden und Cash-Pool-Zinsen ermittelt werden.
Weiter können Debitoren-Verzugszinsen errechnet und fakturiert werden, die Buchung dieser Zinsrechnungen erfolgt auf den Debitoren-Konten mit abweichendem Sammelkonto (sonst. Forderungen).

Bankkontenverarbeitung

Es können alle von europäischen Banken abgeholten Kontoauszugsdateien verarbeitet werden.
In einer solchen Datei können Konten unterschiedlicher Banken und unterschiedlicher Mandanten enthalten sein.
Es erfolgt also bedienerlos ein Einlesen dieser Kontoauszugsdateien, eine Zuweisung von Teilen dieser Dateien zu den einzelnen Mandanten und dort zu den einzelnen Bank-Sachkonten. Doppeltes Einlesen wird verhindert. Die eingelesenen Dateien werden innerhalb der Anwendung aufbewahrt und zusätzlich einem Archivsystem bereitgestellt.
Die Inhalte werden weitestgehend automatisch erkannt und gebucht, unsicher erkannte Inhalte werden in die Buchungsmaske übertragen zur manuellen Bearbeitung.
Insbesondere werden Geldüberträge erkannt, Cash-Pool-Überträge erkannt, eigene Überweisungen (auch Ausland) und Lastschriften erkannt.
Lastschriften von Kreditoren werden auf Zulässigkeit geprüft, nicht genehmigten Lastschriften wird widersprochen.

Kontenblätter

Im Kontenblatt jedes bebuchten Kontos steht die komplette Buchungsinformation, insbesondere auch das Gegenkonto der Buchung.
Bei 1:1 Buchungen gibt es also 2 betroffene Kontenblätter.
Bei Aufteilungsbuchungen der Art 1:n oder n:1 gibt es also n+1 betroffene Kontenblätter, nämlich ein Kontenblatt mit n Zeilen der Buchung und n Kontenblätter mit jeweils einer Zeile zu dieser Buchung. Buchungen mit (einseitiger) Umsatzsteuer sind Aufteilungsbuchungen und daher auch entsprechend darzustellen.
Aufteilungsbuchungen der Art n:m werden abgewiesen.
Die Kontenblätter ergeben sich direkt aus dem Journal, d.h. Kontenblätter und Journal sind insoweit deckungsgleich, nur die Reihenfolge der Datensätze ist unterschiedlich: in den Kontenblättern sind die Journalzeilen nach Konten und innerhalb der Konten nach Journalzeilennummern sortiert.
Die Kontoblätter (für Personenkonto und Sachkonto gleichermaßen) zeigen an:
Journalzeilennummer, Transaktionsnummer, Sollbetrag, Habenbetrag, Betrag, Gesamtbetrag der Aufteilungsbuchung, Kontonummer, Kontenbezeichnung, Sammelkonto, Sammelkontenzeichnung, Bilanzpositionsbezeichnung, Konzernkennzeichen, Kostenstelle, Kostenstellenbezeichnung, Gegenkontonummer, Gegenkontenbezeichnung, Gegenkontensammelkonto, Gegenkontensammelkontenbezeichnung, Gegenkontenbilanzpositionsbezeichnung, Gegenkontenkonzernkennzeichen, Gegenkontenkostenstelle, Gegenkontenkostenstellenbezeichnung.
Aus der Kontoblattanzeige (für Personenkonten, Sachkonten) heraus kann man die sich aus den Gegenbuchungen ergebende Bilanz, GuV, Bilanzveränderungen, kumul. GuV darstellen; so kann man z. B. sehen, bei welchen Lieferanten man sein Büromaterial gekauft hat, oder wie hoch der direkte Cash-Flow auf einem best. Bankkonto war.
Analog gibt es (Konten)blätter für beliebige Gruppen von Konten für die man sich die aus den Gegenbuchungen ergebende Bilanz, GuV, Bilanzveränderungen, kumul. GuV darstellen kann.
Die Kontenblattanzeige ist eine Tabelle (grid), in der die Spalten verschoben, ein- und ausgeblendet und die Zeilen flexibel gefiltert und geschachtelt sortiert werden können. Alle Anzeigen können direkt nach Excel als Tabelle kopiert werden, incl. Spaltenüberschriften.

Offene Posten

Offene Posten werden durch Buchungen gebildet und durch eine oder mehrere Buchungen ausgeglichen.
Da alle Buchungen im Journal stehen, kann man die OP's aus dem Journal heraus darstellen (Journal um OP-Nummer ergänzen); für jeden OP ist damit klar, durch welche Buchung er entstanden ist .
Die OP-Darstellung muß ermöglichen, frühere OP-Ausgleichsmaßnahmen nachzuvollziehen und auch rückgängigmachen zu können.
Der Ausgleich von Sollposten und Habenposten auf demselben Konto kann man durch Buchung im Soll und im Haben auf dem selben Konto darstellen.

Sammelkonten

Sammelkonten werden nicht gerafft bebucht, sondern einzeln je Buchung auf dem Personenkonto.  Es gibt Dienstprogramme, die bei der nachträglichen Änderung einer Zuordnung von Personenkonto zu Sammelkonto ab einem best. Buchungsdatum behilflich sind.
Da aber bei jeder Buchung die Zuodnung zu einem Sammelkonto wechseln könnte (Verzugszinsen usw.!), sollte man aber statt einer starren Zuordnung der Personenkonten zu Sammelkonten eine sich aus dem Kontext der Buchung (Gegenkonto auswerten!) ergebende Zuordnung der Personenkontenbuchung zu den Sammelkonten einrichten können. Dazu muß das in der Buchung ermittelte Sammelkonto im Journal eingetragen werden.

Weitere Stichpunkte
- Lieferantenskonti für Material auf Skontokonten, für Kostenbuchungen auf das Kostenkonto und für Anlagenzugänge auf das Anlagenkonto.
- kein Tagesabschluss, kein Monatsabschluss notwendig.
- GDPdU-Ausgabe der Buchungsdatensätze, der Stammdaten, der Kostenrechnung, der Inventare, Änderungsprotokolle, Journale, Primanoten. Der Empfänger muß in der Lage sein, daraus sachkontenweise eine GuV und eine Bilanz zu machen.
- Memos zu Buchungen sind auch vom Journal aus sichtbar.
- Zahlungsverkehr incl. Lastschriften für Deutschland, Österreich; möglichst auch für andere EU-Länder und die Schweiz, nun auch SEPA.
- Verarbeitung eingehender Zahlungsavise.
- Berichte über eingegangene Kundenzahlungen zur Info an Vertrieb (unter Verzicht auf Belegarten; Buchungssätze auswerten!).
- Provisionsabrechnung für Vertreter nach Prozent bezüglich mit Zahlungen (!) ausgeglichener Umsätze.
- Archivaufruf (zum beliebigen Archivsystem) für Bild des Beleges aus jedem Teil der Buchung heraus (z. B. vom Vorsteuerkonto her).
- Rückverfolgung in der Bilanz / GuV zurück auf Sammelkonto und Konto und Buchung und Archivbild.
- automatische Bonitätsauswertungen (mit Liefersperre / -Freigabe) nach unseren eigenen Formeln, bezogen auf das Konto, nicht auf OP.
- Wechselnder Bilanzausweis debitorischer Kreditoren und kreditorischer Debitoren, bzw. generell wechselnder Ausweis für beliebige Gruppen von Sachkonten, je nach Saldo für die gesamte Gruppe.
- XBRL-Reporting.
- Anlagenspiegel, Rückstellungsspiegel, Eigenkapitalspiegel, gebildet aus der OP-Funktion
- automatisierbarer Datenexport (kompletter Buchungsstoff, Factoring, ...).
- Aufgabenroboter / Eingaberecorder oder ähnliche Produkte.
- Funktionstaste für Kontoblatt des letzten Sollkontos,
  Funktionstaste für Kontoblatt des letzten Habenkontos,
  Funktionstaste für Offene Posten des letzten Sollkontos,
  Funktionstaste für Offene Posten des letzten Habenkontos.