Digitale Betriebsprüfung: 9 Tipps

So überstehen Sie die digitale Außenprüfung

Bei Betriebsprüfungen wählt das Finanzamt immer öfter die digitale Außenprüfung. Sie erspart meist die Anwesenheit des Prüfers vor Ort. Unternehmen, die gut vorbereitet sind, können dem digitalen Zugriff des Prüfers unbesorgt entgegensehen. 

Der Termin für eine Betriebsprüfung ist das betriebswirtschaftliche Gegenstück zu einem Zahnarzttermin. Man hofft, dass man in der Vergangenheit alles richtig gemacht hat, damit der Außenprüfer keinen Grund zum Nachbohren findet. Im Unterschied zum traditionellen Besuch eines Außenprüfers in den Geschäfts- oder Büroräumen, kann eine digitale Betriebsprüfung auch durch Datenzugriff stattfinden. Dokumente und Aufzeichnungen auf Papier bleiben dabei unberücksichtigt.

Die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) regeln die Befugnisse der Finanzverwaltung. Die GoBD bilden auch die Leitplanken für die Ausgestaltung und Dokumentation von digitalen Datenverarbeitungsprozessen im Unternehmen. Die Mehrzahl der Außenprüfungen verlaufe heute digital, erklärt die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PricewaterhouseCoopers Deutschland (PwC) mit. Tendenz: Steigend.

Wie sich Unternehmen auf eine digitale Betriebsprüfung einrichten können, hat der ERP-Hersteller proALPHA neun Praxistipps zusammengestellt.

Vorbereitung ist alles

1. 14 Tage vor Prüfungsbeginn ist zu spät
Wie bei der traditionellen Betriebsprüfung lautet die Frage nicht, ob eine digitale Betriebsprüfung droht, sondern wann. Die Prüfung beginnt bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) in der Regel 14 Tage nach Eingang der Prüfungsanordnung. Wer meint, dann noch Datenbanken und Archive durchforsten und ordnen zu können, überschätzt sich leicht. Das kann teuer werden. Stehen die prüfungsrelevanten Daten nicht zum Prüfungstermin zur Verfügung, kann das Finanzamt Verzögerungsgelder verhängen. Unternehmen sollten den Prüfungsfall schon bei der Einrichtung neuer Prozesse zur digitalen Verarbeitung von Dokumenten oder Geschäftsunterlagen mitdenken.

2. Auf Verfahrensdokumentationen achten
Auch eine digitale Betriebsprüfung wird sich in der Regel auf bestimmte Steuerarten, Sachverhalte oder Besteuerungszeiträume beziehen. Gegenstand kann aber auch die Prüfung der Verfahrensdokumentation sein. In einer Verfahrensdokumentation stellt das Unternehmen einen Datenverarbeitungsprozess lückenlos, nachprüfbar und nachvollziehbar dar. Wichtig: Der Prozess muss dann genau gemäß dieser Verfahrensdokumentation ablaufen. Die Pflicht der Verfahrensdokumentation besteht für jedes Unternehmen in Deutschland - unabhängig von seiner Größe und unabhängig vom Grad der Digitalisierung.

3. Spezialfall Archivierung
Die rechtssichere Aufbewahrung von Dokumenten spielt eine zentrale Rolle für Unternehmen. Die dürfen die Daten nicht mehr veränderbar sein. Nur Dokumenten-Management-Systeme (DMS), gelten als GoBD-konform und können ein entsprechendes Zertifikat erhalten. Viele Buchhaltungsprogramm genügen bereits diesen Anforderungen. Wenn noch nicht geschehen, sollten Unternehmen aller Größen schnellstmöglich die Anschaffung eines entsprechenden Programms oder Online-Services prüfen.

4. Ausbildung und Kontrolle
Damit alle Mitarbeiter Geschäftsunterlagen entsprechend den dokumentierten Verfahren verfassen und verarbeiten, sollten Unternehmen auf regelmäßige Fortbildungen der Mitarbeiter achten, die mit Steuer- und Buchhaltungsdaten zu tun haben. Um Fehler zu vermeiden, empfiehlt proALPHA Checklisten und ein Kontrollsystem. Das sei besonders wichtig bei der Ablage von Reise- und Bewirtungskosten, stornierten Rechnungen und Kassenbüchern, warnt der ERP-Experte. Denn in diesen Sachverhalten stochern Prüfer besonders gern herum. Umfangreiche Dokumentationspflichten einerseits und eine Vielzahl von immer neuen Regeln machen die Prozesse in diesen Bereichen besonders fehleranfällig.

5. Plausibilitätscheck
Selbst wenn keine Prüfung akut ansteht: Laufende Plausibilitätschecks schaden nie. Dafür geeignete und intuitiv bedienbare Data-Mining- und Analyse-Tools sind oft in ERP-System integriert, werden aber auch als eigene Softwarepakete angeboten. Mit solchen Anwendungen können Unternehmen auch Ad-hoc-Abfragen starten oder große Datenmengen auswerten.

Wenn die digitale Betriebsprüfung bevorsteht

6. Prüferzugriff
Der Prüfer kann laut § 147 Abs. 6 AO wählen, wie er auf die Unternehmensdaten zugreift:
Beim unmittelbaren Datenzugriff hat er eine Leseberechtigung und greift direkt auf die Systeme des Unternehmens zu. Beim mittelbaren Datenzugriff greift er nicht selbst auf das System zu, sondern liest Auswertungen aus, die er zuvor angefordert hat. Bei der Datenträgerüberlassung liefert das Unternehmen alle prüfungsrelevanten Daten auf einem Datenträger wie einer CD oder DVD an die Finanzbehörden. In rund 80 Prozent aller Fälle einer digitalen Betriebsprüfung wählten Finanzbehörden diese Zugriffsmethode, erklärt proALPHA.

7. Regeln und Rechte
Natürlich müssen sich auch die Finanzbehörden an bestimmte Spielregeln halten. So lässt sich der Prüfungstermin mit triftigem Grund durchaus verschieben. Dazu zählen Hochsaison, Betriebsurlaub, Messetermine oder auch der Jahresabschluss. Außerdem kann das geprüfte Unternehmen beantragen, dass die Prüfung nicht im Betrieb, sondern beim Steuerberater stattfindet. Einen Besuch vor Ort wird sich der Prüfer dennoch in den seltensten Fällen nehmen lassen.

8. Mitarbeiterbriefing
Prüfer dürfen grundsätzlich jeden Mitarbeiter befragen aber nicht über alles und jeden Sachverhalt. Es empfiehlt sich daher, dem Prüfer die auskunftsberechtigten Mitarbeiter speziell bekannt zu machen. Der Rest der Belegschaft kann dann auf diese verweisen. Einzige Ausnahme: Fragen zum eigenen Lohn oder Gehalt. Diese müssen von jedem beantwortet werden.

9. Steuerberater dazu bitten
Für ein Unternehmen ist eine Prüfung eine Ausnahmesituation. Für den Steuerberater des Unternehmens ist sie dagegen Tagesgeschäft: Aufgrund dieser Erfahrung erkennt er schneller, worauf bestimmte Fragen während der Prüfung abzielen, welche Themen im Fokus stehen und wie der Einsatz von statistischen Verfahren einzuschätzen ist. Unternehmen sollten sich dies zunutze machen zumindest bei den Eröffnungs-, Zwischen- und Schlussbesprechungen.

Auch wenn es sich anders anfühlen mag: Eine Steuerprüfung ist in erster Linie ein formaler Prozess, der bestimmten Regeln folgt. Um Nachzahlungen möglichst zu vermeiden und das Stresslevel in Grenzen zu halten, hilft es daher, seine Rechte und Pflichten zu kennen und sich entsprechend gut vorzubereiten.

letzte Änderung W.V.R. am 19.03.2021
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Quelle:  proALPHA, PwC Deutschland
Bild:  Bildagentur PantherMedia / scanrail

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Der Autor:
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg betreut als Redakteur die Fachportale der reimus.NET sowie das Controlling-Journal. Der gelernte Zeitungsredakteur arbeitete als Wirtschafts- und Verbraucherjournalist für verschiedene Onlinemedien und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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