Damit die Rechnung aufgeht

Wie sich der Rechnungsprozess vom Papier lösen und auf digitale Verfahren umstellen lässt 

Kosten, Personaleinsatz, Zeit: Unternehmensprozesse unterliegen straffen Anforderungen – auch im Dokumentenmanagement. Bei den Entwicklungen der vergangenen Jahre ist offenkundig geworden: Das papierlose Büro gibt es nicht. Aber die Praxis zeigt zugleich, wo es durchaus sinnvoll ist, sich vom Papier zu verabschieden. Bestes Beispiel: Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Rechnungs-bearbeitung. Hier kann mehrfach gespart werden – Zeit, Erstellungs- und Erfassungskosten sowie Porto stehen ganz obenan. Um Rechnungsprozesse zu digitalisieren, gibt es unterschiedliche Ansätze. Welcher passt, hängt von den Notwendigkeiten und Möglichkeiten des eigenen Unternehmens sowie dem Zusammenspiel mit Lieferanten und Kunden ab. 

Zeit- und Kostendruck sind Hauptanlässe, warum Unternehmen interne Prozesse durchleuchten, analysieren und nach Verbesserungen suchen. Das betrifft auch die Finanzabteilung. Viele Betriebe haben ihre Buchhaltungen bereits in Finance Shared Service Centern (FSCC) zusammengeführt und damit Finanzprozesse zentralisiert und standardisiert. Das ist ein wichtiger erster Schritt, um Kosten zu senken und Qualität zu steigern. Doch Ressourceneinsparungen lassen sich auf Knopfdruck nicht erzielen. Hier heißt es, tiefer in den eigentlichen Prozess einzusteigen. Und der ist in vielen Unternehmen sehr kleinteilig und zumeist von Handarbeit bestimmt. 

Bis eine Rechnung auf Papier eine Firma verlässt, vergeht gewöhnlich viel Zeit. Hierzu addieren sich vergleichsweise hohe Material- und Handlingkosten. Laut International Data Corporation, einem international tätigen Beratungs- und Veranstaltungsanbieter im Bereich der IT- und Telekommuni-kationsbranche, kann pro Dokument mit rund 30 Euro gerechnet werden. Aber auch der Rechnungs-eingang ist eine Effizienzfalle: Langwierige interne Prüfungen, die Erfassung sowie umständliche Ablagen und die Archivierung treiben den Zeitaufwand und die Kosten in die Höhe. Um die Papierflut einzudämmen und Abläufe zu straffen, haben viele Unternehmen bereits auf digitale Prozesse umgestellt. Mit unterschiedlichem Erfolg. Denn die bislang gängigen technischen Umsetzungen haben oft nur einen Teil des Gesamtprozesses abgedeckt und individuelle Schwachstellen aufgewiesen. 

EDI – Point to Point

Unternehmen, die ihre Rechnungsabwicklung über Electronic Data Interchange (EDI) abwickeln, können digitale Geschäftsdaten fehlerfrei und schnell austauschen. Dieser Weg ist speziell für konzentrierte Business-Prozesse entwickelt worden, bei denen etwa Bestellungen und Rechnungen regelmäßig und automatisch zwischen Geschäftspartnern ausgetauscht werden. Hier zählen Routine und Masse, denn die Implementierung rechnet sich vor allem bei großem Volumen. Der Vorteil dieser Lösung kommt allerdings erst dann zum Tragen, wenn Sender und Empfänger ihre Daten in einem standardisierten Format austauschen und eine automatische Erstellung und Weiterverarbeitung gewährleistet ist. Wenn neue Geschäftspartner angebunden werden sollen, ist für jeden angegliederten Kontakt eine individuelle Schnittstelle neu einzurichten. So entsteht schnell eine hochkomplexe Struktur, die hohe Kosten nach sich zieht. „Eine der zentralen Herausforderungen von EDI liegt sicherlich in der 1:1-Anbindung und den damit verbundenen hohen Investitionen in die technische Infrastruktur. Unternehmen kommen schnell auf 30.000 Euro Implementierungskosten und mehr. Hinzu kommen die laufenden Kosten für Pflege und Aktualisierung der Software“, erklärt  Tobias Rother, CEO von Managed Growth Consulting und Experte im Bereich Finance Shared Services. Und wie konsequent ist diese Art der elektronischen Rechnungsstellung umzusetzen? Nur bedingt. Der rechtsgültige Umsatzsteuernachweis muss nämlich noch immer auf Papier erfolgen. Das EDI-Verfahren hat sich daher bis heute nur in wenigen Branchen, wie zum Beispiel in Teilen der Automobilindustrie oder im Handel, durchsetzen können.

OCR und E-Mail: Massentauglich mit Einschränkungen

Eine weitere durchaus verbreitete Möglichkeit der Datendigitalisierung lässt die sogenannte OCR-Software zu. Viele Unternehmen scannen die Belege aus ihrer Eingangspost und extrahieren mit  einer automatisierten Zeichenerkennung die Rechnungsdaten. Diese werden dann direkt in ein zentrales ERP-System eingespeist. Nach dem Rechnungseingang sind so innerhalb des Unternehmens ausschließlich elektronische Dokumente im Umlauf, und auf die kann weitaus einfacher zugegriffen werden als auf Papiervorlagen. Insgesamt wird die Zeit, die das Erfassen und Bearbeiten der Daten in Anspruch nimmt, deutlich reduziert. „Vorausgesetzt, die Scan- und OCR-Einheit liest die eingehenden Rechnungen richtig. Bei unklaren oder neuen Rechnungsstrukturen stößt das Verfahren jedoch schnell an seine Grenzen“, erläutert Rother.  „Dann ist manuelle Nachbearbeitung notwendig, um alle wesentlichen Daten wie Absender, Rechnungssumme oder Steuernummer richtig zu erfassen.“

Viele Unternehmen sind daher dazu übergegangen, Rechnungen auf dem üblichen Postweg zu versenden und die Rechnungsinformationen parallel per E-Mail zu liefern. Die beispielsweise im CSV- oder XML-Format vorliegenden Dateien lassen sich elektronisch gewöhnlich unproblematisch und effizienter als bislang weiterverarbeiten, und mit der Papierrechnung bleibt die Sicherheit, ein rechtsgültiges Dokument in Händen zu halten.

Die Rechnung auf Knopfdruck

Die Beispiele zeigen trotz aller Schwierigkeiten eines allerdings ganz deutlich: Ob EDI, OCR oder E-Mail – elektronische Daten auszutauschen, ist für Unternehmen effizient und ökonomisch. Ein Grund-problem bleibt allerdings: der Medienbruch. So erleichtert OCR zwar das Handling der Daten inhouse, erzeugt aber zugleich einen neuen Aufwand durch das Scannen der Papierrechnungen und das Nachbearbeiten und Ablegen der elektronischen Daten. Hinzu kommt, dass die Papierdokumente aus rechtlichen Gründen nach wie vor archiviert werden müssen. Der Austausch mit EDI spielt zwar die Daten direkt in das System des Empfängers, setzt aber nur punktuell an und bringt eine hohe und teure Komplexität. Und auch diese Lösung ist nicht gänzlich papierlos: Der Nachweis der Steuer erfolgt weiterhin auf dem Postweg.

Eine prozessökonomisch optimale Lösung bietet erst der komplett automatisierte, digitale Workflow, der auch die Anforderungen an die Vorsteuerabzugsfähigkeit und das Thema Archivierung löst. Hier greifen alle Verfahren, die auf der elektronischen Signatur basieren. Die digitale Signierung ist inzwischen massentauglich. Bei der Auswahl von Anbieter und Lösungsmöglichkeiten sind allerdings einige spezifische Kriterien zu beachten, damit die Rechnung auf Knopfdruck gelingt. Denn die Praxis hat Tücken und zeigt: „Obwohl die technischen und rechtlichen Möglichkeiten ausgereift sind, scheitert die Umsetzung solcher Konzepte oft aus ganz anderen Gründen – der hartnäckige Widerstand sowie die fehlenden Möglichkeiten etlicher Lieferanten, auf Papierbelege gänzlich zu verzichten, gehören dazu“, weiß Rother aus Erfahrung.

Das Unternehmensumfeld mit berücksichtigen

Eine tragfähige Lösung liegt dennoch in einem Ansatz, der über die Unternehmensgrenzen hinaus die Geschäftspartner einbindet. Da aber nicht überall die Möglichkeit oder die Bereitschaft gegeben ist, umgehend die Rechnungsprozesse umzustellen, muss eine solche Neuerung schrittweise erfolgen und begleitet werden. Dabei gilt es, das Digitalisieren  und Automatisieren im Bereich der Rechnungen voranzutreiben. Wie das gehen kann, zeigen verschiedene Dienstleister aus den Bereichen Dokumentenmanagement und E-Invoicing. Besonders benutzerfreundlich ist eine Implementierung, die nur wenige Minuten dauert und kaum Aufwand verursacht. So können Rechnungssteller und Rechnungsempfänger etwa mit einem virtuellen Druckertreiber, der auf jedem Rechner mit Windows-Betriebssystem funktioniert, Daten über eine offene Technologieplattform austauschen oder direkt in ihre ERP-Systeme einspeisen. Mit dieser E-Invoicing-Komponente werden elektronische Rechnungen und Datensätze schnell und einfach gesandt und empfangen. Ein weiteres Plus: Sämtliche rechtlichen Anforderungen sind erfüllt. Die Dokumente sind elektronisch signiert und verschlüsselt, wobei die Technologie die international unterschiedlichen Anforderungen an rechtsgültige Rechnungsdokumente automatisch berücksichtigt.

Natürlich zeigt auch hier die Erfahrung, dass nicht alle angegliederten Lieferanten ihre Rechnungs-stellung ad hoc digitalisieren können und werden. Daher ist es wichtig, sie für andere Dateninput-schnittstellen bereitzustellen. Einige Dienstleister berücksichtigen das bereits. Fordert ein Lieferant beispielsweise weiterhin den Austausch über OCR oder EDI, können die Daten im gewünschten Format übernommen oder zurückgespiegelt werden. Selbst eine papierbasierte Rechnung kann problemlos verarbeitet werden. Rechnungssteller oder Rechnungsempfänger nehmen dabei die Schnittstelle nicht wahr, sie arbeiten mit einem reibungslosen Datenfluss. Prozessbereiche, in denen aufgrund individueller Bedürfnisse der Lieferanten Medienbrüche unvermeidlich sind, finden sich ausschließlich beim Dienstleister.  

Fazit: Bereits heute gibt es ganzheitliche Ansätze, in die sowohl Unternehmen als auch Lieferanten problemlos eingebunden werden können. Einspareffekte sind schnell spürbar. Porto-, Druck- und Papierkosten entfallen ebenso wie Bearbeitungskosten, und in der Finanzabteilung kommen standardisierte Informationen an, die unmittelbar weiterverarbeitet werden können. Das heißt: Interne Prozesse werden deutlich verkürzt und beschleunigt. Auch das ist ein klares Plus auf der Kostenseite.

Wer über die Umstellung seiner Rechnungsstellung nachdenkt, sollte die unterschiedlichen Ansätze auf Herz und Nieren prüfen. Nur eine Lösung, die das Unternehmensumfeld ebenso wie die Schnittstellen zu anderen Medien berücksichtigt und allen Teilnehmern im Netzwerk eine Win-win-Situation gewährleistet, wird sich dauerhaft als tragfähig und damit zukunftsfähig erweisen. 


 
 
Dejan Aleksic ist Sales Director Central Europe bei Pitney Bowes Management Services, wo er den Vertrieb und das Business Development für die Region D-A-CH verantwortet. Der 40-jährige arbeitet seit 2001 für Pitney Bowes Management Services, der Dienstleistungstochter von Pitney Bowes. Zuvor war der studierte Betriebswirt unter anderem als Key Account Manager für Danka Services International tätig. Er begleitet seit über zehn Jahren den Markt im Bereich Document Process Outsourcing.
 
 
 
www.pitneybowes.de
 


letzte Änderung Dejan Aleksic am 21.08.2018

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