Modern Accounting mit SAP - Assistenzsysteme für die Finanzabteilung

Technologie dient selten zum Selbstzweck, sondern der Optimierung bestehender Prozesse oder Aufgaben. Vergleichbar mit Assistenzsystemen in Fahrzeugen, die den Fahrer im Normalbetrieb und in Gefahrenlagen entscheidend helfen, ist das Modern Accounting ein Automatisierungskonzept, das den Finanzexperten maßgeblich bei seiner Arbeit unterstützt und diese besser, sicherer und qualitativer gestaltet.

Wie ist das Prinzip der Assistenzsysteme in Fahrzeugen mit modernen Systemen im Accounting vergleichbar? Ganz einfach: Wer im Business erfolgreich sein will, muss wendig sein. Sprich, wer sich mit Transparenz und Agilität für die Zukunft wappnen will, benötigt die Sicht auf alle relevanten Finanzdaten in Echtzeit. Doch die Realität sieht ganz anders aus. In Finanzabteilungen besteht ein nicht unerheblicher Teil der Arbeit darin, Daten und Zahlen am Ende einer Berichtsperiode abzugleichen und zu buchen – vielfach noch manuell. Vergleichbar ist ein solcher Abschlussprozess mit einem Fahrzeug der achtziger Jahre. Es fährt irgendwie zuverlässig, gerät der Fahrer jedoch in eine kritische Situation, kann er nicht auf ein Assistenzsystem zurückgreifen, sondern muss die Situation blitzschnell alleine meistern. Äquivalent dazu treffen auch in der Finanzabteilung Welten aufeinander: die heutigen Möglichkeiten, des Modern Accounting und die traditionelle Buchhaltung, wie sie schon seit zig Jahren praktiziert wird.

Ein Dilemma, mit dem viele Finanzabteilungen auf ihrem Weg in eine digitale Zukunft kämpfen. Es geht darum, den Unternehmensstrategen die nötigen Assistenzsysteme für ihre Entscheidungen an die Hand zu geben, damit sie weniger Stress mit Routinearbeiten und mehr Zeit für zukunftsorientierte Aufgaben haben.

Was wäre also, wenn man die Aufgaben in Finanzabteilungen maßgeblich beschleunigen könnte? Wenn man die Arbeit von einem ganzen Monat in nur wenigen Tagen erledigen könnte? Wie viel bessere Business-Entscheidungen könnten auf Basis korrekter und valider Zahlen getroffen werden? Welche Ressourcen könnte man in der Finanzabteilung eines Unternehmens aktivieren, um analytische Aufgaben für die strategische Planung und Ausrichtung zu ermöglichen? Welche Mehrwerte ließen sich erzielen, wenn die Finanzexperten dem Unternehmensmanagement beratend zur Seite zu stehen, anstatt sich damit zu beschäftigen, alte Zahlen unter hohem Zeitdruck zusammenzuführen?


Eines vorweg: Das alles geht und zwar mit dem Prinzip des Modern Accounting. Und viele Unternehmen wünschen sich ja auch eine grundlegende Erneuerung in ihren Finanzabteilungen: Gemäß einer Studie, die das Marktforschungsinstitut Censuswide im Auftrag von BlackLine durchgeführt hat, sind in Deutschland 25 Prozent der Unternehmen der Meinung, dass ein Investment in die digitale Transformation den Unternehmen helfen wird, konkurrenzfähig zu bleiben. Mit rund 38 Prozent gehören übrigens die produzierenden Branchen zu den Spitzenreitern unter den Digitalisierungswilligen. In der Bildung unterstützen diese Meinung nur 11 Prozent. Was also ist zu tun, um die Digitalisierung in der Finanzabteilung, hin zu einem Modern Accounting zu realisieren?

Gute Ausgangsbasis

Viele Unternehmen haben kompetente Buchhaltungsteams und talentierte Mitarbeiter, die bereits heute den CFO bestmöglich unterstützen. Sie stehen innovativen Technologien und Prozessen durchaus positiv gegenüber, insbesondere dann, wenn es darum geht, monotone Standardaufgaben zugunsten von beraterischer Tätigkeit zu automatisieren. Also geht es darum, die manuellen Tätigkeiten und Abstimmungsaufgaben durch die Einführung moderner Arbeitsweisen und wirksamer Assistenzsysteme, sprich mit Hilfe von Automatisierungs-Tools, zu reduzieren.

Schneller Erfolg mit Modern Accounting

Eine sofortige Optimierung in der Finanzabteilung kann erreicht werden, wenn Buchhaltungsaufgaben, insbesondere die excelgetriebenen und manuellen Abschlussprozesse, geschäftsbereichsübergreifend innerhalb einer Automatisierungsplattform in Einklang gebracht werden. Dabei geht es darum, die heterogene Team- und Arbeitslandschaft so zu gestalten, dass der Datenaustausch weitestgehend automatisch erfolgt, unter Einbindung der existierenden ERP-Systeme von SAP und anderen Anbietern. Wenn durch das Modern Accounting mit entsprechender Technologie die Lücke zwischen den Systemen geschlossen und damit manuelle Aufgaben weitestgehend eliminiert werden, heben Unternehmen ihre Finanzprozesse automatisch auf die nächsthöhere Stufe der Digitalisierung.

Monats-, Quartals- oder Jahresabschlüsse und die Analyse bzw. der Abgleich mit vielen Daten aus den ERP-Systemen erfolgen nicht wie seither traditionell in Excel, sondern automatisiert im übergeordneten System. Wie funktioniert das? Im Grunde sind Modern-Accounting-Lösungen mit einem Katalysator vergleichbar. Sie sorgen dafür, dass die ERP-Daten so aufbereitet werden, dass sie automatisch von den Accounting-Systemen übernommen und weiterverarbeitet werden können; die Daten werden konsistent und der gesamte Workflow transparent.

Die sukzessive Standardisierung von Abgleich, Journal und andere Abschlussaufgaben führt augenblicklich zu einer veränderten Situation in der Finanzabteilung und zu mehr zeitlichem Spielraum. Durch die Harmonisierung und Automatisierung des Prozesses entsteht Effizienz und vor allem eine bessere Datenqualität im Vergleich zur traditionellen Buchhaltung. Die Folge ist eine wesentlich höhere Agilität für das Unternehmen. Die Navigation in dynamischen, internationalen Märkten und einer sich ständig ändernde Konkurrenzsituation kann aufgrund valider Daten und wesentlich höherer Handlungsgeschwindigkeit sicher und schnell gemeistert werden.

Perspektive für den nächsten Digitalisierungsschritt

Durch die intelligente Verknüpfung aller Datenquellen sorgt Modern Accounting für eine schnelle, zuverlässige und fehlerfreie Datenverarbeitung. Damit werden auch für die weitere Entwicklung der Finanzabteilung grundlegende Weichen gestellt. Unternehmen, die beispielsweise mit SAP Central Finance oder SAP S/4HANA arbeiten, erleichtern sich die Migration, wenn bereits vor der Umstellung das Modern Accounting eingeführt wurde. Moderne Finance-Automation-Systeme wie beispielsweise das von BlackLine, optimieren die Migration auf SAP S/4HANA für die Finanzfunktion deutlich, da sie durch Standardisierung Zeit und Ressourcen sparen. Dabei ist es unerheblich, ob man vor der Umstellung auf S/4HANA mit SAP ERP bzw. SAP R/3, Oracle oder Microsoft Dynamics gearbeitet hat. Moderne Finance-Controls-and-Automation-Plattformen schließen die Lücke zwischen ERP-Software- bzw. S/4HANA Finance und CPM/EPM-Lösungen. Werden diese ergänzenden Systeme bereits vor der Umstellung eingesetzt, ist die Finanz- und Buchhaltungsfunktion bestens vorbereitet und der Wechsel auf S4/HANA so gut vorbereitet, dass zum finalen Übertritt weniger Anpassungen und Vorbereitungen erforderlich sind.

Freude am Accounting für den CFO und das Finanzteam

Modern Accounting versetzt Finanzexperten und Controller in eine komfortable Lage. Ähnlich der Analogie mit modernen Assistenzsystemen in Fahrzeugen, haben sie jetzt nicht nur eine andere Wahrnehmung und ein verändertes Arbeiten, sondern zugleich neue Möglichkeiten, die zuvor nicht möglich waren. Sie können aufgrund des automatisch und kontinuierlich stattfindenden Abschlussprozesses früher auf Zahlen zurückgreifen, sie erhalten diese in Echtzeit und ohne das Fehlerrisiko, das manuelle Abgleiche mit sich bringen. Durch die gewonnene Zeit können Finanzexperten wertvolle Beiträge liefern, etwa hilfreiche und aussagekräftige Analysen und Finanzszenarien für das Unternehmensmanagement. Zudem versetzt sie die neue Qualität des Accountings in die Lage, der Geschäftsführung als echter und wichtiger Partner für Entscheidungsprozesse zur Seite zu stehen. Mit Modern Accounting treten Unternehmen in eine neue Ära ein: Eine schnelle und sichere Steuerung mit Hilfe moderner Assistenzsysteme, die, sobald man sie hat, nicht mehr wegzudenken sind.

SAP S/4HANA Migration erleichtern mit Softwaresystemen

Die Umstellung auf SAP S/4HANA lässt sich durch die Nutzung von auf SAP S/4HANA Finance optimierten Lösungen weitreichend automatisieren und beschleunigen. Wie funktioniert das? Bevor ein Unternehmen S/4HANA einführt, sind die Prozesse nur teilweise standardisiert, offene Posten ungeklärt und durch die Tatsache, dass vieles manuell erledigt wird, fehlt der Überblick. Moderne Softwaresysteme, beispielsweise von BlackLine, erleichtern die Migration signifikant. Sie funktionieren mit jeder SAP-Systemlandschaft und anderen Anbietern und das über verschiedene Instanzen und Anwendungsmodelle hinweg. Sie schließen die Lücke zwischen ERP- bzw. S/4HANA Finance und CPM/EPM-Lösungen. Wer diese ergänzenden Systeme schon vor der Umstellung auf S/4HANA eingesetzt, ist bestens vorbereitet. Durch die Optimierung und Automatisierung zentraler Aufgaben bei Finanzabschlussprozessen, wie Konten- und Transaktionsabgleich, erweitern zusätzliche Softwaresysteme die SAP-Funktionalitäten wirkungsvoll auf bis zu 70 % schnellere Abschlusszyklen sowie eine Verdopplung der Buchhaltungseffizienz.




letzte Änderung R.W. am 10.11.2021
Autor(en):  Ralph Weiss


Autor:in
Herr Ralph Weiss
Ralph Weiss ist Geo VP DACH beim Softwareunternehmen BlackLine und verantwortet als solcher das gesamte Geschäft des NASDAQ-Unternehmens in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
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