Aufbewahrungsfristen: Welche Unterlagen dürfen in 2021 vernichtet werden?

Welche Unterlagen darf ich 2021 endgültig vernichten? Vor dieser Frage stehen in diesen Tagen zahlreiche Unternehmer und Buchhalter. Die Antwort liegt in den gesetzlich geregelten Aufbewahrungsfristen für Dokumente. Doch ab wann zählt die Frist? Rechnungswesen-Portal.de hat die Antworten und eine Liste der Dokumente, die am 1. Januar 2021 vernichtet werden dürfen.

In der Buchhaltung ist der Jahreswechsel nicht nur eine Zeit der Jahresabschlüsse, sondern auch des Großreinemachens. Viele Unterlagen und Dokumente dürfen und sollten auch vernichtet werden. Gerade in größeren Unternehmen braucht die Buchhaltung Platz, den es oft nicht zum Nulltarif gibt.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen regeln, wann welche Unterlagen vernichtet werden dürfen. So dürfen Unternehmen etwa ihre Geschäftskorrespondenz schon nach 6 Jahren dem Reißwolf überantworten. Es sei denn, die Inhalte wären steuerlich relevant. Dann gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Für alle zur Besteuerung relevanten Unterlagen gilt die 10-jährige Aufbewahrungspflicht.

Ab wann zählt die Aufbewahrungsfrist?

Die Aufbewahrungsfrist für ein Dokument beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die letzte Eintragung darin erfolgt ist. Wenn die Buchhaltung die letzte Buchung im Jahresabschluss für das Jahr 2010 erst im Jahr 2012 vorgenommen hat, dann beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahres 2012, dauert 10 Jahre und endet mit Ablauf des Kalenderjahres 2022. Wichtig ist einzig, wann ein Unternehmen einen Jahresabschluss einreicht, nicht auf welches Jahr er sich bezieht. Für Geschäftsbriefe beginnt die Aufbewahrungsfrist (6 Jahre) erst mit dem Ende des Jahres, in dem sie versandt oder eingegangen sind (E-Mails entsprechend).  

Tipp: Steuerlich relevante Geschäftsbriefe müssen 10 Jahre aufgehoben werden. Um später Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden, sollten Unternehmen ihre Geschäftskorrespondenz zur Sicherheit ebenfalls 10 Jahre lang aufheben. Wer alles 10 Jahre lang aufbewahrt, bleibt immer auf der sicheren Seite.

Übrigens: Um Schwarzarbeit zu bekämpfen, hat der Gesetzgeber auch Privathaushalte dazu verpflichtet, Rechnungen und Zahlungsbelege aufzuheben, und zwar zwei Jahre lang. Das gilt insbesondere für Handwerkerrechnungen.

Für Unternehmen bedeutet dies: Ab dem 1.1.2021 können sie alle Unterlagen für das Jahr 2010 vernichten. Vorausgesetzt, der Steuerbescheid für das Jahr 2010 ist bereits rechtsgültig.

Verlängerte Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrungsfrist endet nicht wie vorgesehen, wenn

• das Finanzamt bis zum 31.12.2020 schriftlich eine Außenprüfung angekündigt hat,
• noch ein Rechtsstreit vor einem Gericht anhängig ist, denn damit ist der Steuerbescheid noch nicht rechtsgültig.

Wichtig: Unternehmen sollten sich an zwei Grundsätze halten:

1. Im Zweifel lieber zu lange als zu kurz: Fällt es im Unternehmen schwer, steuerlich relevante Geschäftspost von der übrigen zu trennen, sollte vorsichtshalber der gesamte Schriftverkehr für 10 Jahre aufbewahrt werden.
2. Im Zweifel zum Steuerberater: Wer sich unsicher ist, unter welche Kategorie eine Dokumentenklasse fällt, die im Unternehmen entsteht, der sollte einen Steuerberater fragen.

Aufbewahrungsfristen für elektronische Daten (GoBD)

Die Aufbewahrungsfristen für digitale Dokumente sind in den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) geregelt, kurz: GoBD. Die Finanzbehörden dürfen im Rahmen einer Außenprüfung auch den Zugriff auf Datenverarbeitungssysteme des Steuerzahlers fordern (Buchhaltungsprogramme, Online-Buchhaltung etc.) oder einen Datenträger mit den digitalen Steuerunterlagen verlangen.

Auch für digitale Daten gelten die analogen Aufbewahrungsfristen von 10 bzw. 6 Jahren. Das brachte Unternehmen in der kurzlebigen digitalen Welt in die Lage, dass sie Datenverarbeitungssysteme für die Dauer von 10 Jahren weiter betreiben mussten, nur um dem Außenprüfer Zugriff auf die originalen Verarbeitungssysteme zu ermöglichen. Das hat der Gesetzgeber in § 147 Abs. 6 S. 6 AO und im Anwendungserlass zur Abgabenordnung Art. 97 § 19b Abs. 2 AEAO neu geregelt. Der Steuerzahler muss demnach bei einem Systemwechsel oder bei einer Datenauslagerung aus einem anderen Grund einen Datenträger mit den exportierten Steuerdaten aufheben – und zwar für 5 Jahre.

Wichtig: Auch hier gelten die GoBD. Das Unternehmen muss also belegen können, dass keine Möglichkeit bestand, die Daten nachträglich zu ändern.

Diese Neuregelung gilt für Daten, deren Aufbewahrungsfrist ab dem 1.1.2020 begonnen hat.

Alphabetische Liste mit Dokumenten und Aufbewahrungspflichten 2021 zum Download >>

letzte Änderung W.V.R. am 05.01.2022 Autor(en):  Wolff von Rechenberg Quelle:  haufe.de, reisswolf.com, handwerk-magazin.de Bild:  Bildagentur PantherMedia / Boris Zerwann

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Der Autor:

	Herr Wolff von Rechenberg Wolff von Rechenberg betreut als Redakteur die Fachportale der reimus.NET sowie das Controlling-Journal. Der gelernte Zeitungsredakteur arbeitete als Wirtschafts- und Verbraucherjournalist für verschiedene Onlinemedien und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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