Erhöhung der Reisespesen in der Transportwirtschaft um bis zu 80 % durch die Reisekostenreform 2014

Mit der Reisekostenabrechnung Jänner 2014 tritt die Reform des Reisekostenrechts in Deutschland in Kraft. Diese Reform verfolgt das Ziel, die Reisekostenabrechnung zu vereinfachen. Die Anzahl der Pauschalen wird sowohl für Inlands- als auch für Auslandreisen von drei auf zwei reduziert. 

Aus den veränderten Vorschriften und den Pauschalen der Reisekosten ergeben sich folgende für die Transportwirtschaft kostenrelevante Änderungen: 

Bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten mit Außennächtigungen wird der An- und Abreisetag ohne Prüfung einer Mindestabwesenheit mit einem Pauschalbetrag von 12 Euro (!) angesetzt. Bei einem Reisebeginn Sonntag nachts und bei der Rückkehr von der Reise in den frühen Morgenstunden waren früher für diese Kalendertage keine Reisekosten fällig, da die Reisedauer an diesen Tagen weniger als 8 Stunden betragen hat. Mit der neuen Regelung sind aber für diese Tage jeweils 12 Euro anzusetzen. 

Bei eintägigen Abwesenheiten ohne Außennächtigung werden 12 Euro bereits ab 8 Stunden Abwesenheit gerechnet. Die 12 Euro waren aber früher erst ab einer Abwesenheitsdauer von 14 Stunden fällig. Aufgrund der max. Schichtdauer (EU-Sozialvorschriften) sind bisher eintägige Abwesenheiten von mehr als 14 Stunden kaum vorgekommen. Eine eintägige Abwesenheit von mehr als 8 Stunden ist aber hingegen die Regel. Eine Analyse der unterschiedlichen Einsätze von Lkw-Fahrern hat ergeben, dass die Kostenerhöhung bei eintägigen Abwesenheiten innerhalb Deutschlands durchschnittlich 80 % (statt früher 115 Euro bei der neuen Regelung 207 Euro pro Fahrer und Monat im Durchschnitt) beträgt.

Von dieser Logik sind sowohl Inlands- als auch Auslandsreisen betroffen. Schätzungen zufolge wird deutschlandweit durch die Erhöhung der steuerfreien Reisekosten mit einem Steuerausfall von 220 Millionen Euro gerechnet. Offensichtlich rechnen hier die Behörden mit der Verschiebung von mit hohen Nebenkosten belasteten Lohnanteilen in Richtung Reisekosten. Steuerlich ist natürlich auch die pauschale Versteuerung (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG) von 25 % der Zusatzzahlungen nochmals bis zur Höhe der Reisespesen sehr vorteilhaft.

Gerade im Grenzbereich bei eintägigen Abwesenheiten von 8 Stunden ist die präzise Bestimmung des Reisestarts und des Reiseendes besonders wichtig. Bei der Fahrerabrechnung zählt als Reise erst der genaue Lenkzeitpunkt von der Fahrerkarte, wann der Fuhrpark verlassen wurde, und nicht bereits die erste Lenkzeit bei der Beladung des Fahrzeugs. Bei der manuellen Aufzeichnung durch die Fahrer gibt es hier oft ungewöhnliche „Rundungsdifferenzen“.

Bei der Fahrerabrechnung kann man auf Basis der vorhandenen Daten der Fahrerkarte, aus dem digitalen Tachograph und den Ortungsinformationen aus der Telematik feststellen, wie sich konkret die Reisekostenreform auf das individuelle Unternehmen auswirkt. Zwischen alter und neuer Regelung sollte ein Kostenvergleich für das Jahr 2013 dargestellt werden für die Budgetierung 2014.

letzte Änderung M.S. am 21.08.2018 Autor(en):  Martin Schweitzer Quelle:  PantherMedia/ Harald Richter

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Der Autor:

	Herr Martin Schweitzer Ich leite ein IT Unternehmen welches sich unter anderem auf die notwendigen Geschäftsprozesse rund um den digitalen Tachograph in Transportunternehmen spezialisiert hat. Unsere Softwarelösung PROCON DATA ByteBar.eu Lohn- Spesen- und Prämienabrechnung unterstützt die automatische Spesenabrechnung auf Basis der Fahrerkarte.
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