Auswirkungen der Mehrwertsteuersenkung auf Unternehmen

Die Mehrwertsteuer rückte durch die COVID-19-Pandemie vermehrt in den Fokus der Regierungen. Da sie auf jede Transaktion erhoben und regelmäßig an die Staatskasse überwiesen wird, ist sie das bevorzugte Steuer-Hilfsmittel im Vergleich zur schwer greifbaren Einkommens- oder Kapitalertragssteuer. Bis Ende des Jahres wird Deutschland daher seinen Mehrwertsteuersatz von 19 Prozent auf 16 Prozent senken. Viele andere Länder werden wahrscheinlich folgen, um den durch den Lockdown verursachten Konsum-Rückgang wieder voranzutreiben.

Allerdings ist die Mehrwertsteuersenkung nicht das, was sie auf den ersten Blick zu sein scheint. Das Argument für Mehrwertsteuersenkungen zur Stimulierung der Nachfrage in einer Wirtschaftskrise erscheint auf den ersten Blick vernünftig. Als Konsumenten-Steuer sollten die Preise im Einklang mit der Steuersenkung fallen. Das soll die Käufer dazu ermutigen Geld auszugeben – allerdings ist dies meist nicht der Fall, wie die Senkung der Mehrwertsteuer während der Finanzkrise in Großbritannien im Jahr 2009/10 oder in Frankreich 2009 zeigte. Sie führten anfangs zu einem Anstieg des Konsumverhaltens, der jedoch schnell wieder zurückging. Bei Berücksichtigung der reduzierten Steuereinnahmen ließ sich daher kein wirtschaftlicher Nettonutzen erkennen. Generell gibt es widersprüchliche Hinweise bezüglich der Auswirkungen auf die Preise und darauf, ob Einzelhändler die Kürzung weitergeben – oder auch nicht.

Herausforderungen für Unternehmen

Unternehmen sehen sich mit Implementierungskosten sowie zusätzlicher Arbeitsbelastung durch die Mehrwertsteuersenkung konfrontiert. Die verfahrensrechtlichen Auswirkungen einer kurzfristigen Änderung des Mehrwertsteuersystems mindern somit die Attraktivität dieser Maßnahme. Eine Herausforderung besteht in den Regeln, die bestimmen, wann die Mehrwertsteuer fällig ist und welcher Satz zu verwenden ist. Ankündigungen von Steuersenkungen sorgen zwar für große Schlagzeilen, jedoch verursachen die Planung von Steueränderungen, die Neukodierung und Prüfung von Systemen, die Neuberechnung von Transaktionen und Steuerrückerstattungen Kosten – und dies zu einer Zeit, in der Finanz- und IT-Teams versuchen, sich auf die Geschäftsfortführung zu konzentrieren. Für Unternehmen, die sich bereits in einer existenziellen Krise befinden, könnte dies zu keinem schlechteren Zeitpunkt kommen: Die Büros sind weitgehend geschlossen, die Mitarbeiter haben Schwierigkeiten mit dem Fernzugriff und der Kommunikation. Viele müssen sich zusätzlich um die Kinderbetreuung kümmern. Die täglichen Arbeitsabläufe sind bereits ohne die Belastung durch die Kürzung und den darauffolgenden Anstieg des Mehrwertsteuersatzes beeinträchtigt. Die Steuererklärung sowie die Änderungen im Buchhaltungssystem stellen in dieser Situation große Herausforderungen dar.

Worauf Unternehmen nun achten müssen

Eine zusätzliche Arbeitsbelastung entsteht auch durch eine vorübergehende Änderung des Datums, an dem die Mehrwertsteuer fällig wird, und damit auch, welcher Mehrwertsteuersatz bei einer Änderung des Steuersatzes anzuwenden ist. Im Allgemeinen ist das Datum der Rechnung, Zahlung oder Lieferung der Waren oder Dienstleistungen ausschlaggebend. Jedoch können Unternehmen dieses versehentlich oder gar vorsätzlich manipulieren, um die von Kunden oder der Regierung geschuldete Steuer zu ändern.

Unternehmen müssen daher alle Rechnungen während des Tarifänderungszeitraums genau prüfen, um sicherzustellen, dass die Mehrwertsteuerberechnungen korrekt sind. 

Zu den häufigsten Problemen, auf die Unternehmen achten müssen, gehören:

• Rechnungsstellung in der Ankündigungsfrist der Mehrwertsteuererhöhung: Welcher Mehrwertsteuersatz sollte angewendet werden und wie wird er übermittelt? 
• Teilweise abgeschlossene Lieferungen während der Implementierungsphase müssen aufgeteilte Mehrwertsteuersätze zugewiesen bekommen.
• Fortlaufende Dienstleistungsverträge und die Zuordnung der Mehrwertsteueränderung müssen überprüft und mit Kunden oder Lieferanten vereinbart werden.
• Vorschuss- oder Ratenzahlungen, die über das Implementierungsdatum hinaus geleistet wurden, müssen mit dem korrekten Mehrwertsteuersatz in Rechnung gestellt werden, der dem tatsächlichen Zeitpunkt der Lieferung entspricht.
• Die Mehrwertsteuer auf vereinfachte Rechnungen, die unterschiedliche Steuerberechnungen beinhalten, müssen angepasst werden.
• Vorsteuerabzüge, die vor dem Einführungsdatum, aber unter dem neuen Satz gezahlt wurden, können falsch sein.
• Mehrwertsteuerbelastungen und -gutschriften für Importe müssen überprüft werden, um sicherzustellen, dass keine überhöhten Mehrwertsteuerzahlungen oder -forderungen erfolgen.
• Ausstehende Gutscheine, die während der Mehrwertsteuersenkung eingelöst werden, können zu hohe Steuern enthalten.
• Die Bearbeitung von Mehrwertsteuer-Rückerstattungen wird zusätzliche manuelle Erfassung erfordern.
• Mehrwertsteuererklärungen können von den Steuerbehörden geändert werden, um die Auswirkungen der Maßnahme abzuschätzen.
• Nachträgliche Zusatzrechnungen für Dienstleistungen, die vor dem Implementierungszeitrum abgeschlossen wurden, müssen bestätigt und neu abgerechnet werden. 
• Die Rückerstattung von Einzahlungsbeträgen, die vor der Einführung akzeptiert wurden, dann aber nach dem Einführungsdatum zurückerstattet werden, erfordern eine neue Berechnung der Mehrwertsteuer und Übermittlung.
• Der Austausch von Waren, der eine Stornierung der vorherigen Lieferung zu Folge hat und die Rechnungsstellung einer neuen Lieferung beinhaltet.
• Die Bearbeitung des Mehrwertsteuersatzes für bestimmte Branchen mit speziellen Mehrwertsteuersystemen, einschließlich Reisen und Gebrauchtwaren, muss besonders berücksichtigt werden.

Wichtige Änderungen im Buchhaltungssystem

Für kleine Unternehmen mit wenig Buchhaltungsaufwand kann eine Änderung des Mehrwertsteuersatzes über Nacht – oder über das Wochenende – ausreichend sein. Große Unternehmen, bei denen stündlich neue Rechnungen ein- und ausgehen müssen jedoch eine zeitnahe Implementierung beziehungsweise Umsetzung der neuen Regeln nachkommen. 

Um sicherzustellen, dass alle Änderungen zeitnah realisiert werden, sollte Unternehmen auf Folgendes im Buchhaltungssystem achten:

• Kontaktaufnahme mit den Buchhaltungs- und ERP-Anbietern von Unternehmen, um ihre Durchführungsbestimmungen zu verstehen und zu erfahren, ob sie ihre Software vollständig aktualisieren. Bei vor Ort installierten Buchhaltungssystemen müssen die Unternehmen sicherstellen, dass sie so früh wie möglich Aktualisierungen erhalten, damit sie das Recht auf Mehrwertsteuer erhalten.
• Verkaufsbestellsysteme müssen, wenn sie nicht in das aktualisierte Buchhaltungssystem integriert werden, neu geregelt werden. Bei einigen Transaktionen mit unterschiedlichen Lieferbedingungen während des Implementierungszeitraums kann ein manuelles Eingreifen erforderlich sein.
• Steuerkennzeichen, die die korrekten Steuersätze auf Transaktionsbasis in Buchhaltungssystemen festlegen, müssen zurückgesetzt, in angepassten Tabellen implementiert und gründlich getestet werden. Dies erfordert häufig die Erstellung neuer Steuerkennzeichen, die von allen Beteiligten im Unternehmen vereinbart werden müssen.
• Rechnungen, die über eine dediziertes AR- Fakturierungs- oder ein Buchhaltungs-/ERP-System erstellt wurden, müssen neu konfiguriert werden. Um dies zu unterstützen, müssen sich die Steuer- und Buchhaltungsteams eng mit ihren IT- oder Ingenieurkollegen abstimmen, um die erforderliche Neukodierung planen zu können.

Die befristeten Mehrwertsteuersenkungen werden wohl mehr Probleme als Nutzen bereiten.  Dennoch müssen sie von den Unternehmen umgesetzt werden. Sie sollten daher jetzt mit der Planung beginnen, um falsche Steuerbelastungen, verärgerte Kunden und unerwünschte Fragen des Finanzamtes zu vermeiden. 

letzte Änderung E.R. am 30.11.2021 Autor(en):  Richard Asquith, VP Global Indirect Tax bei Avalara