Hallo, ich brauche Eure Meinung.
Ich arbeite im öffentlichen Dienst in der Materialwirtschaft und auch mit Fördergeldern unterschiedlicher Herkunft.
Bei der Abrechnung von Fördergeldern an verschiedene staatliche oder EU-Geldgeber haben wir auch vermehrt pdf-Rechnungen, vorallem aus Nicht-EU-Ländern, in denen wir Waren bestellt haben.
Ich handhabe es bei der Abrechnung so, dass ich die eingegangene pdf-Datei ausdrucke und handschriftlich einen Vermerk auf dem Ausdruck mache, dass "diese pdf zur Originalrechnung erklärt wird" mit Signum und Datum. Dann arbeite ich mit diesem Dokument ganz normal weiter.
Mein Gedanke dabei ist, dass ich mit meinem Vermerk darauf hinweise, dass das Original ein elektronisches Dokument war, mit dem man jedoch schlecht weiterarbeiten kann, so dass jetzt ein Ausdruck das gültige Dokument ist.
Mein Kollege dagegen druckt sich die pdf-Rechnung bunt aus, falzt sie zweimal und versieht sie mit einem Eingangsstempel, damit es so aussieht, als wäre sie per Post eingegangen.
Das jedoch gefällt mir nicht, denn letztendlich ist ein solcher Ausdruck ja nur eine Kopie der pdf-Datei und ich könnte diesen Ausdruck auch 2 oder 3mal anfertigen und es herrscht keine Klarheit mehr.
Unser Dienstherr gibt hier keine Regeln vor, deshalb meine Frage, ob es irgendwo eine rechtliche Aussage dazu gibt oder wie ihr das handhabt, unter dem Gesichtpunkt, dass pdf-Rechnungen vermehrt erstellt werden.
Danke schon mal.
Ich arbeite im öffentlichen Dienst in der Materialwirtschaft und auch mit Fördergeldern unterschiedlicher Herkunft.
Bei der Abrechnung von Fördergeldern an verschiedene staatliche oder EU-Geldgeber haben wir auch vermehrt pdf-Rechnungen, vorallem aus Nicht-EU-Ländern, in denen wir Waren bestellt haben.
Ich handhabe es bei der Abrechnung so, dass ich die eingegangene pdf-Datei ausdrucke und handschriftlich einen Vermerk auf dem Ausdruck mache, dass "diese pdf zur Originalrechnung erklärt wird" mit Signum und Datum. Dann arbeite ich mit diesem Dokument ganz normal weiter.
Mein Gedanke dabei ist, dass ich mit meinem Vermerk darauf hinweise, dass das Original ein elektronisches Dokument war, mit dem man jedoch schlecht weiterarbeiten kann, so dass jetzt ein Ausdruck das gültige Dokument ist.
Mein Kollege dagegen druckt sich die pdf-Rechnung bunt aus, falzt sie zweimal und versieht sie mit einem Eingangsstempel, damit es so aussieht, als wäre sie per Post eingegangen.
Das jedoch gefällt mir nicht, denn letztendlich ist ein solcher Ausdruck ja nur eine Kopie der pdf-Datei und ich könnte diesen Ausdruck auch 2 oder 3mal anfertigen und es herrscht keine Klarheit mehr.
Unser Dienstherr gibt hier keine Regeln vor, deshalb meine Frage, ob es irgendwo eine rechtliche Aussage dazu gibt oder wie ihr das handhabt, unter dem Gesichtpunkt, dass pdf-Rechnungen vermehrt erstellt werden.
Danke schon mal.
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