Reisekosten

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RS Controlling-System
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Reisekosten, Ab wann und wie prüfen?
Hallo!

Ich bin auf der Suche nach Informationen wie andere Firmen mit Reisekosten der Mitarbeiter umgehen. Gestöbert hab ich schon, aber leider nichts passendes gefunden. Also mach ich mal ein neues Thema auf und hoffe, dass ihr mir weiterhelfen könnt.

Wir haben eine Menge Berater, die viel unterwegs sind und entsprechend hohe Reiseaufwände produzieren. Diese zu prüfen und freigeben zu lassen kostet enorm viel Zeit. Also versuchen wir nun mit Hilfe einer neuen Software einen schmaleren Prozess abzubilden und überlegen, wie wir den Prüfprozess ggfs. auch verkürzen können. Zurzeit wird bei uns jeder einzelne Beleg geprüft von einer 1,50€ Parkquittung bis zum 250€ Bewirtungsbeleg. Jeder Mitarbeiter, die Vorgesetzten und die Buchhaltung prüfen und geben frei.
Jetzt hab ich von einigen schon gehört, dass viel auf Vertrauensbasis läuft und nur größere Beträge überhaupt geprüft werden. Das würde natürlich unsere Ressourcen deutlich schonen.

Jetzt meine Frage:
Wie macht ihr das bei euch in der Firma? Prüft ihr erst, wenn die Reisekostenabrechnung über einen Betrag x gehen? Macht ihr dafür regelmäßig Stichproben? Prüft ihr ggfs. nur bei neuen Kollegen intensiv?

Für Erfahrungen, Tipps und sonstige Infos wäre ich euch sehr dankbar!
Liebe Grüße, Kittypitty
Wir haben ein Tool, mit dem die gesamte Reise von der Buchung, über die Genehmigung bis zur Abrechnung bearbeitet wird. Die Abrechnung erfolgt grundsätzlich auf Vertrauensbasis, Belege muss ich erstmal nicht beifügen. Das System oder der Bearbeiter fischt dann nach dem Zufallsprinzip stichprobenartig einzelne Abrechnungen raus. Die Leute müssen dann die Belege nachreichen. Ich wurde auch schon ein, zwei Mal "ausgewählt". Natürlich alles sauber, versteht sich von selbst.
Das ist interessant, dass ihr nicht einmal Belege einreichen müsst.

Da kommen bei mir gleich neue Fragen auf:
- Weißt du wie hoch eure Abrechnung in der Regel pro Mitarbeiter und Monat ausfallen?
- Und wie viele Abrechnungen fallen pro Monat an?
- Wie heißt dieses Tool? (Falls man das hier schreiben darf....?)

Vielen Dank schon mal! Die Variante ohne Belege war mir gänzlich neu.
Da ich nicht in der Abrechnung tätig bin, kann ich Dir Deine Fragen leider nicht beantworten. In meiner "Bude" arbeiten ca. 2500 Leute. Da werden eine ordentliche Zahl Abrechnungen und entsprechende hohe Reisekosten zusammenkommen. Ich nutze unser "Travel Management System", kurz TMS. Ob das der offizielle Name ist oder nur eine interne Bezeichnung, kann ich Dir leider nicht sagen.
Vielen Dank!
Das hilft mir schon ein bisschen weiter.
Hallo,

das ist ja hochinteressant... :D

Also, ich arbeite auch in der Buchhaltung - und da würd's mich jetzt einfach mal brennend interessieren, was ihr für'n Deal mit eurem Finanzamt habt... :denk:

- Wie holt ihr euch denn die Vorsteuer zurück? Dafür muss ja eindeutig die entsprechende Rechnung vorliegen...
- BA ist auch nur möglich, bei entsprechendem Beleg (Ausnahmen für Eigenbelege jetzt mal nicht berücksichtigt)
- Aufbewahrungsfristen? Wie werden die eingehalten, wenn der Mitarbeiter alles schön zu Hause hat (- und evtl. nach 2 Jahren kündigt?)

Wäre super, wenn du das mal in Erfahrung bringen könntest!!!

Wir haben auch ein Tool, über das die Abrechnungen abgewickelt werden.
Und ja, jede Abrechnung wird geprüft. Doof, muss aber sein.
Du kannst ja nicht von den ganzen Aussendienstler erwarten, dass sie die Rechnung korrekt ausstellen lassen (VoSt-Abzug) oder die richtigen VMA-Sätze verwenden. Da passierts mal ganz schnell, das der VMA-Satz des Ziellandes erfasst wird, obwohl um 24 Uhr Ortszeit der Mitarbeiter noch irgendwo in der Luft war...  :D  Keine böse Absicht, aber die viel gelobte Vertrauensbasis hilft halt einfach nix, wenn der Reisende dieses  spezielle Wissen nicht hat.
Bei uns werden die kleinen Beträge zwar geprüft, aber wohl eher nur "durchgewunken" und auf Vollständigkeit der Belege geprüft.

Sorry, das war wohl nicht das was du hören wolltest...  ;)

Liebe Grüße

die drei ?
Sorry, vielleicht hätte ich schreiben sollen, dass mein AG weder Vorsteuer zieht noch eine Gewinnermittlung erstellt.

Wünsche allen einen schönen Sonntag.
Bearbeitet: gustav - 17.07.2016 09:22:03
Hallo die drei ???,

wir überlegen eine App zu benutzen. Über diese könnten dann PDFs hochgeladen oder Fotos von Belegen gemacht werden. So müssten die Original Belege (vor allem die Thermobelege) nicht bis Monatsende aufbewahrt werden und auch nicht quer durch´s Land geschickt werden. Das würde doch gehen oder?

Schöne Grüße, Kittypitty
Hallo Kittypitty,

na, wenn die PDF's dann so archiviert werden, dass sie den Aufbewahrungsvorschriften entsprechen.... Warum nicht...
Soviel ich weiß, ist der VoSt-Abzug erlaubt, soweit Echtheit der Herkunft  geprüft und Lesbarkeit (mit menschlichem Auge) sichergestellt ist.

Liebe Grüße

die drei ?
Danke schön die drei ???!
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