PRAP und ggfs. Gewährleistungsrückstellungen buchen für Softwarelizenzen

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RS Controlling-System
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PRAP und ggfs. Gewährleistungsrückstellungen buchen für Softwarelizenzen, Korrekte Verbuchung von Erträgen, die im Geschäftsjahr vereinnahmt werden, jedoch über 2 oder mehrere Jahre ertragswirksam verteilt werden sollen.
Hallo, liebe Leute.

Gerne möchte ich meine Buchhaltung korrekt führen und bin mit einem Sachverhalt konfrontiert, den ich gerne mit der Unterstützung der zahlreichen Experten hier im Forum, einmal grundsätzlich richtig lösen möchte.

Folgender Sachverhalt:
Wir entwickeln und vertreiben Software. Diese Software können unsere Nutzer, in Abhängigkeit von der Größe der Installation (Anzahl der User) gegen Zahlung einer Gebühr über einen bestimmten Zeitraum nutzen. Üblicherweise ist dies 1 Jahr. In diesem Zeitraum wird darüber hinaus zusätzlicher, kostenfreier Support gewährt.
Zur besseren Veranschaulichung folgendes konkretes Beispiel und damit verbundenn die Frage nach der Verbuchung:
Ein Kunde kauft eine Lizenz für 1 Jahr für 1200.- EUR, Wartungs- und Nutzungsbeginn ist der 01.11.2018. Jetzt splitte ich den Betrag in 12 gleiche Teile, was einem Anteil von 100.- Euro im Monat entspricht. Somit entfällt auf das GJ 2018 ein Anteil von 200.- Euro sowie auf 2019 ein Anteil von 1.000.- Euro. Die Erlöse werden zunächst alle vollständig auf dem Konto 8505 (SKR03) verbucht. Die periodengerechte Verteilung wird dann im Rahmen des JA durchgeführt. Ich stelle mir vor, dass es korrekt wäre num am 31.12. wie folgt zu buchen: 8505 an 990 1000.-

Würdet Ihr mir hierbei zustimmen (unterstellt, dass 8505 das korrekte Konto ist) oder zu einer anderen Vorgehensweise raten?

Da wäre noch etwas, was mich in diesem Zusammenhang interessieren würde:
Um im obigen Beispiel zu bleiben: In den 1200.- Euro sind ja auch ein Teil der Erlöse daran gebunden, dass kostenloser Support geleistet werden muss. Da niemand absehen kann, wann und ob dieser zu leisten ist, denke ich mir, dass ich zumindest aus dem Anteil der Erlöse, die für 2018 angefallen sind (200.-) eine Gewährleistungsrückstellung in 2018 bilden kann.

Wie seht Ihr das? Liege ich hiermit richtig oder falsch? Habt Ihr damit bereits Erfahrung aus Eurer Praxis, auch damit, welche Höhe angemessen erscheint, falls die Annahme an sich korrekt ist?

Ganz lieben Dank für Eure Rückmeldungen,
Steffi
Hallo,

ich habe ähnliche Situation und buche das auch so, bin aber nicht 100%ig sicher ob das so passt. Jede Quelle und das HGB spricht hier von Abgrenzung bei Zahlungen. Das ganze wird aber schon relevant, wenn ich die Rechnung einbuche und das kann ja deutlich vor der Zahlung liegen.

Im unglücklichen Fall kann folgendes passieren:
Ausgangsrechnung im November 2018 für Software-ABO 12/2018-11/2019. Die Zahlung kommt dann aber erst im Januar 2019.

Ich denke, dann muss ich trotzdem den Erlös mit 11/12 abgrenzen (PRAP) und der Erlös gehört erst ins Jahr 2019. Die Abgrenzung kann ich dann direkt bei Ausgangsrechnung oder im Jahresabschluss per 31.12.2018 machen.

Wenn ich die Software einkaufe, dann gibt es die gleiche Situation. Ich bekomme Rechnung für Zeitraum von z.B. 10/18-09/19. Auch hier grenze ich den Aufwand ab und buche 9/12 ARAP.

Ich hoffe auf weitere Rückmeldung dazu.
Hallo,

Code
Um im obigen Beispiel zu bleiben: In den 1200.- Euro sind ja auch ein Teil der Erlöse daran gebunden, dass kostenloser Support geleistet werden muss. Da niemand absehen kann, wann und ob dieser zu leisten ist, denke ich mir, dass ich zumindest aus dem Anteil der Erlöse, die für 2018 angefallen sind (200.-) eine Gewährleistungsrückstellung in 2018 bilden kann.


Und selbst wenn der Support zu leisten ist, wird deinem Unternehmen Geld abfliessen?  Welche Aufwendungen entstehen dabei, wenn der Kunde einfach von euch beraten wird? Was ist der Grund für eine  Gewährleistungsrückstellung? Diese Rückstellungen werden aufgrund von Erfahrungswerten gebildet.
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