[Beta] Buchhaltung Software - Buchungen Richtig Programmiert

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[ geschlossen ] [Beta] Buchhaltung Software - Buchungen Richtig Programmiert
Hallo,

ich hab meine Software nun auf Kontenrahmen Buchhaltung umprogrammiert, und bin mir nicht ganz sicher ob die Buchungen richtig sind, und ob Sonderfälle auch richtig abgefangen werden. Ob irgendwas wichtiges fehlt oder ob euch Verbesserungen einfallen.

Eine USTVA zum Druck gibt es ebenfalls wo ich mir unsicher bin ob auch da alle Fälle richtig geschrieben werden.

Da hier Profis am Werk sind hab ich nun die Frage ob jemand von euch sich die Software mal anschauen  und ggf. Tipps geben kann.

Die Software ist komplett Webbasiert (http://www.guv-web.de) und unter http://beta.guv-web.de zu finden.
Benutzername, Passwort und Schlüssel ist: demo

Da das Programm momentan nur Beta Stadium hat, garantiere ich volle Funktionaltität nur mit Firefox 3.

Ich Bedanke mich schon im Vorraus und bin auf eure Meinungen / und Fehler gespannt.

Viele Grüße

Scyks
das Stört mich

1. Umständlich zu bedienen. Es muß beim buchen die Maus verwendet werde. Das sollte mit der Tastatur gehen.

2. Die Felder müßen alle ausgefüllt werden. Beschreibung und Beleg
Das Layout ist ansprechend: nicht übermäßig kitschig, aber auch nicht trostlos.

Startseite Tabelle „Einnahmen und Ausgaben im Überlick Brutto“:
--> Im Wort „Überlick“ fehlt der Buchstabe B
-->Es werden Einnahmen/Ausgaben pro Tag angezeigt, aber für welchen Monat? Würde man es nicht links daneben ganz klein lesen können, wüsste man gar nicht, um welchen Monat es sich eigentlich handelt.
--> Die durchscheinenden Farben sehen zwar cool aus, für die Erkennbarkeit wären aber kräftigere Farben, die sich besser von einander abheben vorteilhafter.

Buchungen können (nachträglich) beliebig geändert oder gelöscht werden! Es können sogar ganze Monate komplett gelöscht werden!!! Da wird ein Prüfer in den höchsten Tönen aufschreien.

Die Buchungsmaske gibt zwingend ein Finanzkonto vor. Warum kann man dann überhaupt ein Debitor bzw. Kreditor auswählen? Man kann zwar z.B. Kreditor an Bank buchen, aber nicht Wareneingang an Kreditor. Wenn nur eine direkte Buchung Wareneingang an Bank möglich ist, sind die Personenkonten völlig sinnlos.

Es sind keine Splitbuchungen möglich. Wenn eine Eingangsrechnung mehrere Positionen enthält, die sich auf verschiedene Ausgabenbereiche beziehen, müsste man jede Position einzeln buchen.

Es gibt nur den Kontenrahmen SKR 04. Es sollte wenigstens eine Mindestauswahl zwischen SKR 03 und SKR 04 geben. Alle SKR 03 Nutzer (meiner Meinung nach die Mehrheit) hättest du als Kunden schon mal verloren.

--------------------------

Das ist erstmal das, was mir sofort auffällt. Zu einem tiefgründigen Blick bin ich noch nicht gekommen.
Hallo und Danke für eure Meinungen.

Zitat
das Stört mich

1. Umständlich zu bedienen. Es muß beim buchen die Maus verwendet werde. Das sollte mit der Tastatur gehen.

2. Die Felder müßen alle ausgefüllt werden. Beschreibung und Beleg

Das Problem das man die Maus benutzen muss liegt nicht am Programm sondern am Browser. Bei Firefox gibt es die Einstellung, dass Selectboxen mit angewählt werden bei Tabs. Dann funktioniert das reibungslos.

Beim Beleg könnte ich mih darauf einlassen, die nicht als Pflichtfeld zu haben, jedoch ist die Beschreibung meiner Meinung nach wichtig ums zu unterscheiden.

Zitat
Startseite Tabelle „Einnahmen und Ausgaben im Überlick Brutto“:
--> Im Wort „Überlick“ fehlt der Buchstabe B
-->Es werden Einnahmen/Ausgaben pro Tag angezeigt, aber für welchen Monat? Würde man es nicht links daneben ganz klein lesen können, wüsste man gar nicht, um welchen Monat es sich eigentlich handelt.
--> Die durchscheinenden Farben sehen zwar cool aus, für die Erkennbarkeit wären aber kräftigere Farben, die sich besser von einander abheben vorteilhafter.

Beta Version halt, da ist eben noch nicht alles Perfekt. Deine Argumente sind gut. Bei den durchscheinenden Farben bin ich skeptisch da diese eben dsfür sorgen das man dahinterliegendes auch sieht. Wenn man mit der Maus rüber fährt, wird der balken kräftig und man bekommt Infos. hast du vllt gar nicht gesehen.

Zitat
Buchungen können (nachträglich) beliebig geändert oder gelöscht werden! Es können sogar ganze Monate komplett gelöscht werden!!! Da wird ein Prüfer in den höchsten Tönen aufschreien.
Ich sehe das von einem anderen Aspekt. Wenn sich jemand vertippt hat, das muss man doch die Möglichkeit haben seinen Fehler zu korrigieren. Wie soll das sonst gehen wenn man es nicht bearbeiten kann.
Löschen von Monaten, da hast du eigentlich Recht, vllt sollte man diese Funktion entfernen.

Zitat
Die Buchungsmaske gibt zwingend ein Finanzkonto vor. Warum kann man dann überhaupt ein Debitor bzw. Kreditor auswählen? Man kann zwar z.B. Kreditor an Bank buchen, aber nicht Wareneingang an Kreditor. Wenn nur eine direkte Buchung Wareneingang an Bank möglich ist, sind die Personenkonten völlig sinnlos.

Ich hab mir einige andere Programme angeschaut, und die machen das genauso. Ich werd da nochmal nachschauen, es kann auch sein das ich das nicht gesehen habe.

Zitat

Es sind keine Splitbuchungen möglich. Wenn eine Eingangsrechnung mehrere Positionen enthält, die sich auf verschiedene Ausgabenbereiche beziehen, müsste man jede Position einzeln buchen.
Ok, ich werd mir das mal anschauen.
Zitat
Scyks quote:
Ich sehe das von einem anderen Aspekt. Wenn sich jemand vertippt hat, das muss man doch die Möglichkeit haben seinen Fehler zu korrigieren.
Es geht nicht darum, was du für Ansichten hast, sondern darum, dass es Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gibt.

§ 239 Abs.3 HGB:
"Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind."
§ 238 Abs.1 Satz 3 HGB:
"Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen."

Eine Buchung zu löschen und eine Buchung zu stornieren sind zwei verschiedene Sachen. Bei der Löschung einer Buchung werden die Daten komplett rückstandsfrei beseitigt, so dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (Verstoß gegen § 239 Abs.3 HGB).
Bei der Stornierung einer Buchung bleiben die Originaldaten erhalten und es wird lediglich eine entgegengesetzte Buchung mit negativen Vorzeichen erzeugt. Sowohl Originalbuchung als auch Stornobuchung bleiben damit sichtbar, so dass der ursprüngliche Inhalt noch feststellbar ist (kein Verstoß gegen § 239 Abs.3 HGB).

Zitat
Scyks quote:
Wie soll das sonst gehen wenn man es nicht bearbeiten kann.
Es spricht nichts dagegen, die Möglichkeit offen zu lassen, dass Buchungen bearbeitet werden können. Die Buchungen müssen aber zeitnah in einem Journal festgeschrieben werden. Das könnte dann zum Monatsende geschehen, nachdem man alle Buchungen noch mal auf Tippfehler überprüft hat. Die Buchungen wären dabei bis zur Journalisierung vorläufig und könnten beliebig geändert oder gelöscht werden. Nach der Journalisierung wäre eine Löschung nicht mehr möglich. Korrekturen könnten dann nur noch über eine Stornobuchung erfolgen.


Am besten ist, du orientierst dich an Programmen mit GOB-Zertifikat (z.B. Lexware). Deine Kunden zahlen Geld für dein Programm in dem Vertrauen darauf, das es ihnen bei einer Betriebsprüfung nicht um die Ohren gehauen wird.
Hallo Sunny,

vielen Dank für dir Informationen, das ist wirklich gut zu wissen. Deswegen bin ich ja auch hier angemeldet und stelle euch die Fragen, weil ihr eben vom Fach seit. Ich muss mich natürlich an die Gesetze halten, das ist logisch. Dann werde ich das berücksichtigen.

Nochmal zum Verständnis: Die Buchungen müssen in einem Journal festgeschrieben werden, in dem sich alle Eintragungen befinden, ebenso Storno? Bei einem Storno muss ich quasi einen neuen Eintrag mit negativem Wert erzeugen. Aus Technischer Sicht ist es sinnvoller den Datensatz mit einem Kennzeichen zu versehen, dem mitgeteilt wird das dieser Datensatz storniert wurde und nicht berechnet werden darf. Dieser wäre dann im Journal zu sehen, aber nicht in der aktuellen Liste. Beim bearbeiten wäre es dann der selbe Vorgang, das man den alten Datensatz als Storno kennzeichnet und einen neuen editierten anlegt, richtig?

Die nächste Möglichkeit wäre, die Journalisierung am Ende des Monats durchzuführen, und man ist somit ein wenig freier, und pack mitr meine Datenbank nicht unnötig voll. Sofern nach der Journalisierung Veränderungen vorgenommen werden hab ich jedoch das selbe Problem und muss den Weg von oben gehen, richtig? Kann ich mir das eigentlich sparen und das direkt machen.

Jetzt ist es nur wichtig, ob eine Kennzeichnung als Storno ausreicht, oder ob wirklich ein negatibver Eintrag gebucht werden muss.

Viele Grüße

Scyks
Hallo,

worauf zudem Wert gelegt wird siehst du in folgendem Vergleich: Finanzsoftware bis 350 €

Dort siehst du zb. dass eine DATEV-Export-Funktion dringend erforderlich ist. Auch die Möglichkeit zur Rechnungserstellung ermöglicht den Markteintritt leichter. Zudem sollten Angaben erfolgen:
- Wie wird gesichert: redundant?
- Gibt es Schulungen?
- Gibt es Telefonsupport? Wieviel kostet dieser?
- kann man in abweichenden Geschäftsjahren buchen?
- Sind Buchungszeilen begrenzt? Darf man unendlich viele Buchungen vornehmen?
- Ist Stapelbuchen möglich?

etc.....

LG,
Neele
Hallo Scyks.

Zitat
Scyks quote:
Die Buchungen müssen in einem Journal festgeschrieben werden, in dem sich alle Eintragungen befinden, ebenso Storno?
Richtig.

Zitat
Scyks quote:
Bei einem Storno muss ich quasi einen neuen Eintrag mit negativem Wert erzeugen.
Richtig. Die Originalbuchung muss in ihrer unveränderten Form stehen bleiben. Es wird dann eine zweite, eigenständige Buchung (Stornobuchung) erzeugt, die die Originalbuchung neutralisiert.

Originalbuchung: Bank 119 € an Erlöse 100 € + USt. 19 €
Stornobuchung: Bank -119 € an Erlöse -100 € + USt. -19 €

Zitat
Scyks quote:
Aus Technischer Sicht ist es sinnvoller den Datensatz mit einem Kennzeichen zu versehen, dem mitgeteilt wird das dieser Datensatz storniert wurde und nicht berechnet werden darf.
Von der technischen Umsetzung habe ich leider keine Ahnung, aber ich vermute mal du meinst folgendes: Du willst keine zweite, eigenständige und sichtbare Gegenbuchung erzeugen, sondern das Programm nur intern anweisen, die Originalbuchung zwar sichtbar zu lassen, aber die Werte mit 0,00 € zu verarbeiten. Wenn dem so ist, würde dein Journal nicht mit den Auswertungen übereinstimmen. Davon würde ich die Finger lassen. Das wäre ja dann so, als stünde im Journal eine Umsatzsteuerzahllast von 500 €, ausgewertet und ans Finanzamt gemeldet würden dann aber nur 400 €.

Zitat
Scyks quote:
Beim bearbeiten wäre es dann der selbe Vorgang, das man den alten Datensatz als Storno kennzeichnet und einen neuen editierten anlegt, richtig?
So ungefähr. Originalbuchung -> eigenständige Stornobuchung -> neue, berichtigte Buchung. Wenn es richtig gut sein soll, erstellt das Programm bei einem Klick auf den Bearbeiten-Button die Stornobuchung vollautomatisch und öffnet dann selbständig die Buchungsmaske, so dass der Benutzer sofort seine berichtigte Buchung eingeben kann.

Zitat
Scyks quote:
Die nächste Möglichkeit wäre, die Journalisierung am Ende des Monats durchzuführen, und man ist somit ein wenig freier, und pack mitr meine Datenbank nicht unnötig voll. Sofern nach der Journalisierung Veränderungen vorgenommen werden hab ich jedoch das selbe Problem und muss den Weg von oben gehen, richtig?
Richtig.

Zitat
Scyks quote:
Kann ich mir das eigentlich sparen und das direkt machen.
Theoretisch schon. Praktisch gesehen ist es aber die bessere Variante erst in einen sogenannten Stapel zu buchen und dann mit dem Monatsende die Daten ins Journal zu übertragen. Das gibt dem Benutzer die Möglichkeit, seine Buchungen noch mal zu kontrollieren und gegebenenfalls zu korrigieren. Zeitnahe Festschreibung bedeutet nicht, dass es sofort sein muss, es muss nur in einem angemessenen Zeitraum erfolgen. Die Wahrscheinlichkeit dann im Journal noch ein Stornobuchung zu haben, ist damit geringer.

Zitat
Scyks quote:
Jetzt ist es nur wichtig, ob eine Kennzeichnung als Storno ausreicht, oder ob wirklich ein negatibver Eintrag gebucht werden muss.
Siehe oben. Die Stornobuchung muß eine eigenständige Buchung sein. Die Aufzeichnungen könnten sonst nicht lückenlos verfolgt werden.

>>>

PS: ich habe mir mal die Mühe gemacht, in Lexware eine Musterfirma anzulegen und zwei Buchungen zu machen, die ich ins Journal übertragen habe. Die habe ich dann vom Programm wieder stornieren lassen. Das Journal kann man in eine PDF-Datei umwandeln. Wenn du möchtest, kann ich dir die Datei zum anschauen mal per E-Mail senden.

Gruß
Sunny  :wink:
Hey Sunny,

vielen Dank für deine Mühe und die ausführlichen Erklärungen. Sowas weiß man als normal sterblicher ja gar nicht.

Muss die Journalisierung eigentlich automatisch erfolgen, oder soll der Nutzer das per Klick steuern? was ist sinnvoller? Machen evtl sogar beide Varianten sinn, das bei einem neuen Monat, der davorliegende automatisch journalisiert wird, der Nutzer aber die Möglichkeit hat dies manuel zu tun. Sollte er dann vergessen einen Eintrag den er nach dem Journalisieren gemacht hat erneut zu journalisieren greift eben die automatische Lösung. So ist man doch im Prinzip auf der sicheren Seite oder?

Betreffs des Lexware Journal PDF's wäre ich dir dankbar wenn du mir das senden könntest.

Zitat

Hallo,

worauf zudem Wert gelegt wird siehst du in folgendem Vergleich: Finanzsoftware bis 350 €

Dort siehst du zb. dass eine DATEV-Export-Funktion dringend erforderlich ist. Auch die Möglichkeit zur Rechnungserstellung ermöglicht den Markteintritt leichter. Zudem sollten Angaben erfolgen:
- Wie wird gesichert: redundant?
- Gibt es Schulungen?
- Gibt es Telefonsupport? Wieviel kostet dieser?
- kann man in abweichenden Geschäftsjahren buchen?
- Sind Buchungszeilen begrenzt? Darf man unendlich viele Buchungen vornehmen?
- Ist Stapelbuchen möglich?

etc.....

Hallo Nele,
über Datev Expot habe ich auch nachgedacht, jedoch nirgends eine Brauchbare Information gefunden. Weißt du woher ich diese Informationen, möglichst kostenlos erhalte?

Zu deinen Fragen:
gesichert wird momentan nicht redundant, das wird sich aber wie man den verlauf entnehmen kann ändern ebenso betrifft es die Stapelbuchungen, sofern ich das jetzt richig verstanden habe.
Schulungen gibt es nicht, zumindest ist es noch nicht geplant.
Support gibts per E-Mail und dieser ist natürlich kostenlos.
Man kann unendlich viele Buchungen vornhemen, es gibt keine Einschränkungen
In abweichende Geschäftsjahre buchen, vom System her geht das, ja.


Grüße

Scyks
Hallo Scyks.

Zitat
Scyks quote:
Muss die Journalisierung eigentlich automatisch erfolgen, oder soll der Nutzer das per Klick steuern?
Auf keinen Fall die Jounalisierung willkürlich vom System durchführen lassen. Der Nutzer entscheidet den Zeitpunt ganz alleine. Es obliegt ihm alleine, ob er die Übertragung ins Journal täglich, monatlich oder quartalsweise macht.
(Es gibt Unternehmen, die machen ihre Umsatzsteuervoranmeldung pro Quartal. Andere wiederum müssen die Meldung monatlich machen, wobei es bei denen dann wieder welche gibt, die eine Dauerfristverlängerung haben.)
Außerdem kann dein Programm nicht wissen, ob der Nutzer mit seinem "Kontrollgang" überhaupt schon fertig ist (weil Krankheit, Urlaub usw.).

Du stellst nur einen Button "Daten ins Journal übertragen" oder "Stapel ausbuchen" zur Verfügung. Im Idealfall kommt dann eine Meldung wie "Sind Sie sich sicher?", die man mit "Ok" bestätigen muss. Damit wird verhindert, dass der Nutzer vielleicht nur zufällig auf den Button gekommen ist und in Wirklichkeit vielleicht noch gar nicht mit seiner Kontrolle fertig war.


Zitat
Scyks quote:
Sollte er dann vergessen einen Eintrag den er nach dem Journalisieren gemacht hat erneut zu journalisieren greift eben die automatische Lösung,
Nein, der vergessene, nicht journalisierte Eintrag bleibt solange im Stapel stehen, bis der Nutzer entscheidet, den nächsten Jounalisierungslauf zu machen. Er wird dann einfach mit den anderen, neuen Buchungen zusammen übertragen.

Gruß
Sunny  :wink:

PS: E-Mail kommt bei Gelegenheit.
Seiten: 1
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