Empfang elektronischer Rechnungen

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Empfang elektronischer Rechnungen, Rechnungen elektronisch empfangen und revisionssicher ablegen
Hallo Zusammen,

vielen Dank für eure Rückmeldungen :)

Das heißt also die Ablage in einem Ordner auf der Festplatte reicht nicht aus, wenn die Zugriffsrechte nicht eindeutig geregelt sind und auch die möglichen Veränderungen nicht protokolliert werden können.

Die Unveränderbarkeit des PDF/A Formats ist auch nicht gegeben, wenn ich das richtig verstanden habe? Wo werden die Änderungen protokolliert, wenn ich kein DMS habe?

Am Besten also ein DMS anschaffen und die Rechnungen darin ablegen.

Kennt jemand ein gutes? Also wo Preis/Leistung stimmt? Kenn sich jemand mit dem Datev DMS aus?

Danke,
sfo
Hallo hans123 und supertux,

wir sollten uns an die amtlichen Vorgaben halten. Meine Auszüge aus den GoBD habe ich mit der jeweiligen amtlichen Randziffer angegeben, könnt Ihr überprüfen. Die GoBD sind übrigens unabhängig von der Unternehmensgröße. Die von mir angeführten GoBD-Auszüge sind keine "Interpretation", sondern das steht da wortwörtlich drin. Was Haufe und andere Verlage schreiben, muss im Detail nicht den Vorschriften entsprechen, da habe ich hier massenhaft Beispiele. Und was tausende von Unternehmen machen, wird durch das "Machen" nicht automatisch rechtlich okay. Ich habe entsprechend den Vorschriften argumentiert, bin halt von der Finanzverwaltung ausgebildet worden (Berufskrankheit). Es bleibt doch jedem überlassen, den Vorschriften entsprechend oder davon abweichend zu handeln. Wenn man sich nicht an die Vorschriften hält, geht man halt ein hohes Risiko ein. Ist wie im Straßenverkehr. Man kann sich an Geschwindigkeitsbegrenzungen halten, oder auch nicht. Wenn man diese überschreitet (also die Vorschrift nicht beachtet hat) und dann erwischt wird, muss man eben zahlen. Da kann man auch nicht argumentieren mit "das machen doch tausende anderer Autofahrer auch" und deshalb zahle ich nicht.

zu PDF/A:
supertux schreibt, dass man PDF/A-Dokumente nicht unnachweisbar manipulieren kann. Schick mir doch einfach mal ein PDF/A-Dokument und ich beweise Dir das Gegenteil. Ich will hier keinesfalls Beihilfe zur Steuerhinterziehung begehen, sondern nur zeigen, dass Deine Aussage nicht zutrifft.

Grüße
hjs
Lieber "hjs",

1. Nicht nur Du hast eine entsprechende Ausbildung. Jedoch hat diese hiermit absolut nichts zu tun.
2. Bitte erzähle das doch bitte mal "Haufe", das die Unsinn schreiben. Die dortige Redaktion schreibt unter anderem sogar rechtliche Interpretationen für Wirtschaftsprüfungsgesellschaften. Ferner sind im Link entsprechende Verweise auf Urteile etc. enthalten.
Also was soll diese Ausssage?
3. Ich wage einfach mal zu bezweifeln, das Du die genaue Spezifikation von den Formaten kennst. Denn wenn, wüsstest Du, das diese Aussage Unsinn ist. Natürlich kann man das eingebettete Bildmaterial "verändern", jedoch gibt es auch eine Meta-Text-Ebene, die dann nicht mehr stimmt. Weiterhin ist dann der im Dokument enthaltene "Hash"-Wert bei einer Überprüfung ein anderer, als der dann berechnet werden würde. Weiterhin gibt es noch weitere Merkmale. Daran wird erkannt, das die Datei verändert wurde. Es ist egal, was geändert wurde. Die Datei besitzt dann einfach keine Authentizität mehr. Diese ist dann das Merkmal, das dieser Beleg nicht mehr korrekt ist und wird abgelehnt (bei einer BP).
4. Ich sende keine Dateien hin- und her und will auch keine haben.
5. Zufällig bin ich zusätzlich Datenschutzbeauftragter. Ich denke, ich muss niemanden kennen der jemanden kennt, der angeblich was weiß und ich somit das Wissen habe. Ich habe es selbst.

Prinzipiell hast Du ja ein Stück weit Recht. Jedoch ist der Ansatz falsch. Natürlich müssen die Dateien gegen Manipulation gesichert werden. Jedoch gibt es immer mindestens zwei Möglichkeiten.
1: Manipulationsschutz durch Signatur in der Datei (ZugFeRD, PDF/A, ...)
2: Fremdsystem (die wiederum intern alles als PDF/A verwalten oder exportieren)

Übrigens ist eines der besten und kostengünstigsten DMS unter anderem "EcoDMS", was glaube ich ca. 50€ kostet und vollständig GoBD-Konform ist (verwenden übrigens auch PDF/A).


Zitat
hjs schreibt:
zu PDF/A:
supertux schreibt, dass man PDF/A-Dokumente nicht unnachweisbar manipulieren kann. Schick mir doch einfach mal ein PDF/A-Dokument und ich beweise Dir das Gegenteil. Ich will hier keinesfalls Beihilfe zur Steuerhinterziehung begehen, sondern nur zeigen, dass Deine Aussage nicht zutrifft.
Hallo hjs.

Ich betone nichmals ausdrücklich, das ich niemanden Angreifen möchte.

Zu dem unten stehendem Zitat:
Das ist hier aber egal. Denn es geht darum, ob - verglichen mit Deinem Beispiel - das Prüfgerät auch konform ist und keine Mondwerte anzeigt.

Es gibt da so eine wunderschöne Datenbank mit kuriosen Geschwindigkeitsmessungen. Dort ist u.a. eine Pferdekutsche mit 250Km/h gemessen worden.

Wie man sieht, kommt es immer darauf an, von welcher Seite aus betrachtet wird und was "Authentisch" ist.

In diesem Thread werde ich keine weitere Zeile schreiben :-) Es wurde alles gesagt.

Zitat
hjs schreibt:
Ist wie im Straßenverkehr. Man kann sich an Geschwindigkeitsbegrenzungen halten, oder auch nicht. Wenn man diese überschreitet (also die Vorschrift nicht beachtet hat) und dann erwischt wird, muss man eben zahlen. Da kann man auch nicht argumentieren mit "das machen doch tausende anderer Autofahrer auch" und deshalb zahle ich nicht.
Nachtrag

Hier der Link der IHK zu ZugFeRD:
https://www.google.com/url?sa=t&source=web&rct=j&url=https://www.essen.ihk24.de/blob/eihk24/recht_und_steuern/steuerrecht/downloads/37919­86/b3ef821cb078b92efb30f5599c2f8f64/ZugFerD-data.pdf&ved=2ahUKEwiDtoC2-7fkAhV4QkEAHS88CN4QFjADegQIBhAB&usg=AOvVaw0DchrU8TjtZM-lZQ11fto5

Dort kann die Spezifikation nachgelesen werden.
Bearbeitet: supertuxer - 04.09.2019 22:08:02
Hallo supertux,
Du schreibst: "Prinzipiell hast Du ja ein Stück weit Recht....  Natürlich müssen die Dateien gegen Manipulation gesichert werden. Jedoch gibt es immer mindestens zwei Möglichkeiten. 1: Manipulationsschutz durch Signatur in der Datei (ZugFeRD, PDF/A, ...) 2: Fremdsystem (die wiederum intern alles als PDF/A verwalten oder exportieren).

Und genau das ist es, dann haben wir uns nur missverstanden. Wie man die "Unveränderbarkeit" herstellt, ist nach den GoBD egal. Zur Rechtssicherheit könnte der Absender des Dokuments z.B. a.) eine PDF/A mit einer elektronischen Signatur versehen, oder der Empfänger könnte z.B. b.) ein Fremdsystem (z.B. DMS) einsetzten, dass die PDF/A-Datei sofort bei Eingang der Mail abspeichert und zusätzlich (intern) Prüfziffern generiert. Würde man dann an der Datei Veränderungen vornehmen, würde entweder im Fall a.) die Signaturüberprüfung scheitern oder im Fall b) das DMS merken, dass die Prüfziffern nicht mehr übereinstimmen. Wie gesagt: Sowohl Fall a), als auch Fall b) sind nur Beispiele, die GoBD schreiben nur die Unveränderbarkeit vor, es geht also jede Hard- und Softwarelösung die das sicherstellt.

Sehr häufig werden aber elektronische Rechnungen als PDF ohne Signatur versandt und der Empfänger hat keine Hard-/Softwarelösung zur "Unveränderbarkeit". Dann könnte der Empfänger ein Problem mit dem Prüfer der Finanzverwaltung bekommen und das wollen wir doch alle nicht..

Grüße
hjs
Hallo hjs.

Richtig.

Zitat
hjs schreibt:
Sehr häufig werden aber elektronische Rechnungen als PDF ohne Signatur versandt und der Empfänger hat keine Hard-/Softwarelösung zur "Unveränderbarkeit". Dann könnte der Empfänger ein Problem mit dem Prüfer der Finanzverwaltung bekommen und das wollen wir doch alle nicht..

Aber:
Es gibt keine Vorschrift, welche "Farbe" im Dokument vorschreibt. Wenn zB ich Dir eine Mail senden würde, die einecunsignierte PDF (keine PDF/A) enthällt, ist diese Mail nach aktueller Rechtsauffassung "nur eine Hülle". Die PDF darin muss "gesichert" werden. Die Mail selbst ist egal, da nur ein Transportmedium (ähnlich wie ein Briefumschlag mit Poststempel, der ja auch nicht aufbewahrt werden muss, sondetn nur dessen Inhalt).

Prinzipiell könnte folgendes getan werden:
1. Erhalt einer notmalen PDF als Anhang per Mail
2. Ausdrucken (es ist ja nicht nachweisbar, wer nun gedruckt hat und dass das Dokument NICHT per Briefpost kam)
3. Selbst wenn man nur einen SW-Drucker hat, spielt das keine Rolle, da auch der Absender "zufällig" in SW gedruckt haben kann. Es gibt keine Vorschrift, das ein farbiges Dokument in SW ungültig wird (Scans werden immer in SW vorgenommen und sind gültig).
4. Die PDF löschen, die Mail löschen; es gibt dann keinen Nachweis mehr
5. Dem Prüfer sage ich: Kam alles per Post; mal in Farbe und mal in SW und gebe ihm den Ordner ;-)

Da es sich, wer sich mit dieser Thematik beschäftigt, bestimmt nicht um ein "Large Enterprise" handelt, sehe ich das so als völlig ok an.
Wohl bemerkt: Genau mit dieser Handlungsweise gab es noch nie Probleme bei einer BP. Bei einem Large Enterprise würde ich es nicht tun, aber die haben meistens auch keine Probleme damit, "Multimillionen teure Archivsysteme" anzuschaffen die sich in ihr ERP einbindet.

Letzten endes fühlen sich auch einige Prüfer wie Gott und akzeptieren gar nichts. Aber die würden dann auch das "Haar in der Suppe" bei einem DMS finden.


Nochmals sorry, falls ich ggf. Formulierungen ungünstig gewählt haben könnte. Leider bin ich bei diesem Thema sensibilisiert, da es einige "Berater" gibt, die den Kunden verunsichern und sich dieser dann in ein nicht zwingend erforderliches Finanzrisiko stürtzt (der Kunde). Nur, weil manchmal mit Kanonen nach Spatzen geschossen wird.
--> Nein, das ist nicht auf Dich bezogen :-)

Ich erlebe es leider immer wieder, das an dieser Stelle - besonders nach DSGVO - "Angst" herrscht und man dazu neigt, überzureagieren.
Hallo supertuxer,

nicht das andere Leser hier falsche Schlüsse ziehen: PDF/A-Dateien haben nicht automatisch eine Signatur. Ich kann hier bei mir einen Text in LibreOffice-Writer (Version 5.4.4.2) als PDF/A (Version 1a) abspeichern. Diese PDF/A-Datei hat keine Signatur. Es besteht natürlich die Möglichkeit eine Signatur hinzuzufügen (beim Exportmenü den Reiter "Signatur" anklicken usw...). Ich muss es aber nicht machen, LibreOffice erstellt auch eine PDF/A ohne Signatur.

Nun zu Deiner beschriebenen Vorgehensweise 1. bis 5.:
Du schreibst "... PDF löschen, die Mail löschen; es gibt dann keinen Nachweis mehr ... dem Prüfer sage ich: Kam alles per Post"
---> Das ist nicht legal !!! <---

Wie kommt die Finanzverwaltung solchem Handeln auf die Schliche:
Wir tun mal so, dass der der deutsche eBay-Händler A eine Finanzamtsbetriebsprüfung (BP bzw. USAP) hat. Der Prüfer fragt den A, wie er denn seine Ausgangsrechnungen erstellt und übermittelt. Dieser sagt "immer per Mail mit angehängter PDF ohne Signatur". Jetzt sieht sich der Prüfer die Kunden an. Er stellt fest, dass darunter z.B. diverse Handwerker sind (z.B. der Dachdecker Max Meier in Meierstadt). Allen Prüfern ist bekannt, dass "kleinere" Selbständige in der Regel kein GoBD-konformes DMS bzw. andere GoBD-konforme Hard-/Softwarelösungen haben. Nun erstellt der Prüfer eine Kontrollmitteilung (elektronisch über seine IDEA-Software - Finanzamtsprogramm auf dem Laptop des Prüfers -) an das Finanzamt in Meierstadt (zur Info: Die BP/USAP ist angehalten, eine gewisse Anzahl von Kontrollmitteilungen zu erstellen). Wenn Max Meier dann eine BP/USAP hat, sieht der Prüfer in seiner IDEA-Software diese Kontrollmitteilung. Wenn dann der Meier kein DMS bzw. vergleichbare GoBD-konforme Hard-/Softwarelösung hat und behauptet, "kam alles per Post", haben wir den Meier erwischt.
Mußte ein Prüfer früher bei A noch Kontrollmitteilungen per Hand schreiben, geht das heute (mit der Idea-Software) ratzfatz und der Prüfer beim Meier muss auch nicht mehr zig Akten durchblättern auf vorliegende Kontrollmitteilungen, seine Idea-Software zeigt diese automatisch an. Die Idea-Software ist top und gerade junge Prüfer sind darin voll fit !

Meine Meinung, ohne jemanden angreifen zu wollen: Wir sollten hier im Forum nur legale (den Vorschriften entsprechende) Antworten geben.

Grüße
hjs
Bearbeitet: hjs - 05.09.2019 18:09:56
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