Auslagenersatz, wie muss dieser Belegt werden

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Auslagenersatz, wie muss dieser Belegt werden, Auslagenersatz und Anforderungen an die Belege/Nachweise
Hallo zusammen!
Ich hoffe mein Thema ist richtig platziert.

Folgender Fall:
Mitarbeiter kauft bei Amazon Material ein. (Batterien, Panzertape)
Die Rechnung + Lieferanschrift ist seine Privatadresse und sein Name (kein Hinweis auf die Firma, eine GmbH)

Nun möchte der Mitarbeiter das ausgelegte Geld per Auslagenersatz zurückerstattet bekommen.

Folgende Fragen:

1) Kann eine fehlerhafte Rechnung unter 250 eur wie eine Kleinbetragsrechnung behandelt werden? (= Thema falscher Rg.Empfänger)

1.1) kann Vorsteuer gezogen werden?
1.2) darf es als Betriebsausgabe gebucht werden?

2.) die besagte Rechnung liegt NICHT im Original vor, ebenso kein Beleg das eine Zahlung an Amazon vom Mitarbeiter getätigt wurde.

3.) Zusätzlich ist hier an allen internen Vorgaben vorbei gearbeitet worden. Solche Auslagen fallen nicht regelmäßig an.
Reicht die Freigabe durch eine offiziell berechtigte Person (=Vorgesetzter=Zeichnungsberechtigter) als Nachweis das es sich hier um eine Betriebsausgabe handelt?

Ich persönlich bin der Meinung das dies nicht als Betriebsausgabe auf einem Aufwandskonto gebucht werden kann und auch kein Vorsteuerabzug getätigt werden kann. Ebenso würde ich über den Steuerberater die Notwendigkeit der Lohnversteuerung prüfen lassen wenn die Auslagen an den Mitarbeiter beglichen werden.

Danke für eure Hilfe!!
Hallo,

Ich bewerte den Fall wie folgt:

1) Jeder Beleg unter 250€ ist eine Kleinbetragsrechnung. Hier muss der Kunde nicht genannt werden und es darf dennoch die angegebene Vorsteuer gezogen werden

Achtung: Da jedoch der falsche Name genannt wurde, ist diese suf einen Kunden ausgestellt der ungleich das Unternehmen ist. Dennoch kann diese RG voll als Betriebskosten angesetzt werden, jedoch in diesem Fall ohne Vorsteuerabzug. Daher ist der Bruttobetrag der Betriebskostenbetrag.


2) Es kann hier einfach ein Notbeleg erstellt werden, da sowieso keine Vorsteuer geltend gemacht werden kann. Erstattet wird der Bruttobetrag, der dann ohne Vorsteuerabzug voll als Betriebskosten angesetzt wird.

3) Interne Vorgaben sind hier für die Ansetzbarkeit als Betriebskosten irrelevant.


Ich gehe davon aus, das es sich bei der zu erstattenden Leistung nicht um Leistungen handelt, dessen Bezug nachgewiesen werden muss (zB. EG-Erwerb, Hotel/Übetnachtung etc.) und es sich somit um normale Leistungen des allgemeinen betrieblichen Tagesgeschäftes handelt.


Lohnsteuerlich ist hier auch nichts zu veranlassen, da der Mitarbeiter nur im Rahmen der Erstattungen sein eigenes bereits versteuertes Geld zurückbekommt. Es liegt ja kein zusätzlicher "Erwerb von Vermögen odet Einkommen" vor (zB. geldwerter Vorteil).

Aber wenn der Steuerberater diesen Sachverhalt bearbeiten soll, warum dann die Notwendigkeit der Fragestellung?  :denk:
Bearbeitet: supertuxer - 22.08.2019 03:50:07
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