5 Tipps, wie Sie offene Rechnungen richtig eintreiben

So gehören Außenstände der Vergangenheit an

Das Geschäft läuft trotz Pandemie und Lockdown langsam aber spürbar wieder an. Das Konto hingegen sieht nicht so gut aus. Der Grund? Zahlreiche Außenstände. Kunden, die ihre Rechnungen nicht pünktlich bezahlen, können Unternehmen gerade in der heutigen Lage in starke Bedrängnis bringen.

Faktor Internationalität: Im internationalen Geschäft sind Unternehmen oftmals mit einem erhöhten Risikofaktor konfrontiert: schwankende Wechselkurse, ein sich stetig änderndes Wirtschaftsklima, lokal unterschiedliche Auswirkungen der Pandemie auf Geschäftspartner oder die richtige Einschätzung der lokalen Zahlungsmoral. Deutschland weist beispielsweise eine sehr hohe Zahlungsmoral auf und liegt im europaweiten Vergleich nahe an der Spitze: Eine aktuelle Studie von CRIBIS Dun&Bradstreet zeigt, dass 63,9 Prozent der Unternehmen ihre Rechnungen pünktlich bezahlen. Unter die Top Drei schafft Deutschland es jedoch nicht: Hier liegt Dänemark auf Platz 1 mit 87,3 Prozent, dicht gefolgt von Polen (76,5 Prozent) und den Niederlanden (73,3 Prozent). Österreich lag bei der Vorjahresuntersuchung im Vergleich eher im Mittelfeld mit 38,9 Prozent.

Rechtzeitig aktiv werden

Wer seine Außenstände erfolgreich eintreiben möchte, muss mehr tun, als nur Mahnungen zu schreiben. Denn wer sich erst dann um die offenen Rechnungen kümmert, wenn die Leistung bereits erbracht ist oder die Ware geliefert wurde, ist bereits zu spät dran. Hier ist es ratsam, bereits im Vorfeld aktiv zu werden. Was Sie machen können und wie Sie eine moderne ERP-Software wie u.a. proALPHA unterstützen kann, das haben wir hier für Sie zusammengefasst:

1. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Gerade bei neuen Kunden ist es sehr schwierig, ihr Zahlungsverhalten richtig einzuschätzen. Auch bei Bestandskunden kann sich die Kreditwürdigkeit ändern. Um hier das Risiko weitgehend zu minimieren, ist ein regelmäßiger Bonitätscheck ein Muss. Da die hierfür erforderlichen Informationen kaum selbst zu beschaffen sind, empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit Wirtschaftsauskunfteien. Noch effektiver lässt sich diese gestalten, indem das ERP-System direkt per Schnittstelle an die jeweilige Wirtschaftsauskunftei angebunden wird. So wird die Bonitätsprüfung zu einer Standardprozedur, wodurch das Ausfallsrisiko deutlich sinkt. Vor allem im Auslandsgeschäft ist das von großem Vorteil, da sich hier das Zahlungsverhalten meist noch schwieriger einschätzen lässt. Wer über einen direkten Draht zum Inkassodienstleister verfügt, profitiert auch von der Möglichkeit, die Bonitätsprüfung proaktiv und automatisiert im Hintergrund ablaufen zu lassen. Im Falle eines negativen Ergebnisses kann die Zahlungsweise per Workflow sofort auf Vorkasse umgestellt werden. So werden Risiken gar nicht erst eingegangen.

2. Nichts aus den Augen verlieren

Läuft das Geschäft gut, kann es passieren, dass Außenstände auf der Prioritätenliste nach unten rutschen. Damit das nicht passiert, bieten ERP-Systeme wie proALPHA tagesaktuelle Berichte zum aktuellen Forderungsbestand. So behält auch der Vertrieb die Übersicht über die offenen Posten der Kunden, denn sämtliche Dokumente werden kundenbezogen gespeichert. Ein freundlicher Hinweis auf offene Rechnungen im Rahmen eines Telefonats wirkt oftmals besser als ein standardisiertes Mahnschreiben. Um im Falle von Rechtsstreitigkeiten abgesichert zu sein, wird außerdem jeder Schritt automatisch dokumentiert.

Wichtig, wenn es um professionelles Forderungsmanagement geht, ist außerdem die Konsequenz: Mahnungen sind idealerweise zeitnah nach Verstreichen der Frist auszustellen und nicht erst geraume Zeit später. Automatische, softwaregestützte Mahnläufe können das einfach gewährleisten. Hierbei gilt es jedoch einen gewissen Rahmen zu wahren: Nach der zweiten Mahnung – bei guten Kunden in Ausnahmefällen nach der dritten – ist es empfehlenswert, rechtliche Schritte einzuleiten.

3. Saubere Daten, ordentliche Mahnungen

Wer seine Daten nicht sauber erfasst, wird dies spätestens bei der Mahnung bereuen. Unvollständige Bestellnummern, Zahlendreher, unklare Angaben etc., all das wirkt sich negativ auf die pünktliche Bezahlung von Rechnungen aus. Diese Fehler lassen sich jedoch vermeiden, etwa mit einem cloudbasierten Zusatzdienst, der zur Prüfung der Adresse oder der Steuernummer eingesetzt wird. Mithilfe standardisierter Masken lassen sich Fehler bei der Kundenanlage vermeiden, indem fehlende oder fehlerhafte Angaben gleich erkannt werden.

4. Mit Teilabrechnungen schneller ans Ziel

Vor allem im Projektgeschäft ist die Rechnungsstellung oftmals ein komplexes Unterfangen. Daher ist es empfehlenswert, schon während der Vertragsverhandlungen eine Basis für Teilrechnungen zu schaffen. Ein bestimmter Projektfortschritt ist nämlich schwieriger nachzuweisen als geleistete Arbeitszeiten oder gelieferte Materialien. Über festgelegte Ziele lässt sich sogar eine halbautomatische, auf Workflows basierende Abrechnung umsetzen.

5. Rechtliche Schritte einleiten

Wenn alle Stricke reißen und der Kunde nicht auf Mahnungen reagiert, gibt es nur eine letzte Möglichkeit: den Rechtsweg. Unternehmen können hier entweder selbst den gerichtlichen Mahnbescheid beantragen oder einen Spezialisten beauftragen. Dabei gilt die Faustregel: Handelt es sich um viele kleine Rechnungen, ist ein Inkassobüro die richtige Anlaufstelle. Bei einzelnen großen Vorgängen wenden sich Unternehmen hingegen besser direkt an einen Anwalt. In beiden Fällen hilft ein flexibles ERP-System mit Zusatzmodulen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. So muss nur ein kleiner Teil des Mahnbescheids manuell ausgefüllt werden oder die Kundenakte kann vollständig per Mausklick an den jeweilig beauftragen Spezialisten übermittelt werden. 

Fazit

Wer Rechnungen rechtzeitig stellt und pünktlich abrechnet, verbessert die eigene Liquidität und den Cashflow, während das Ausfallsrisiko sinkt. Da sich dies positiv auf Kreditverhandlungen mit Banken auswirken kann, ist ein professionelles Forderungsmanagement ein überaus wichtiger Bestandteil des Risikomanagements. Mithilfe eines modernen ERP-Systems werden Prozesse effizient und sicher abgewickelt. Zudem lässt sich das Risiko deutlich minimieren. So geraten Außenstände nicht in Vergessenheit und die eigenen Mitarbeiter werden entlastet.



Erstellt von (Name) E.R. am 03.12.2020
Geändert: 03.12.2020 08:56:32
Quelle:  proALPHA
Bild:  Bildagentur PantherMedia / Valeriy Kachaev
Drucken RSS

Premium-Stellenanzeigen


Anzeige

Themenspecials

Für die gefragtesten Themen hat die Rechnungswesen-Portal.de-Redaktion jetzt Themenspecials erstellt, die jeweils die wichtigsten Beiträge zum TOP-Thema auflisten:

Über 2.000 Artikel und Vorlagen

Community_Home.jpg






Werden Sie Mitglied in einer großen Buchhalter-Community und erhalten Zugriff auf viele Inhalte und diskutieren ihre Fragen im Forum für Rechnungswesen und Buchhaltung.
Anzeige
Premiummitgliedschaft Studenten

Eine neue Stelle?

Mit dem Studium fertig, Umzug in eine andere Region, Aufstiegschancen nutzen oder einfach nur ein Tapetenwechsel? Dann finden Sie hier viele aktuell offene Stellen im Rechnungswesen.
Zu den Stellenanzeigen >>

Zukunft_Aussicht_Menschen_Fernglas_pm_prometeus_315.jpg

Sie suchen einen Buchhalter oder Bilanzbuchhalter? Mit einer Stellenanzeige auf Rechnungswesen-Portal.de erreichen Sie viele Fachkräfte. weitere Informationen >>

Fachbegriffe von A bis Z

A-C   D-F   G-I   J-L   M-R   S-U   V-Z 

Testen Sie ihr Wissen mit unseren Aufgaben und Lösungen im Bereich Buchführung und Bilanzierung >>

Sie haben eine Frage?

Ratlos_Verwirrt_pm_RainerPlendl_400x275.jpg

Nutzen Sie kostenfrei das Forum für Buchhaltung, Rechnungswesen und Steuern und und diskutieren ihre Fragen.
Anzeige
Excel-Vorlage: RS Controlling System

Riesen- Ressource

Auf Rechnungswesen-Portal.de sind bereits über 700 Fachbeiträge veröffentlicht und ständig kommen neue dazu.

Zu den neuesten Fachbeiträgen >>
Zu den derzeit meistgelesenen Fachbeiträgen >>
Zu den Premium-Beiträgen >>

Sie möchten auch einen Fachbeitrag hier veröffentlichen? Dann erhalten Sie hier weitere Informationen >>

Sie möchten sich weiterbilden?

mann-treppe-up-karriere_pm_pressmaster_B10716345_400x300.jpg

In unserer Seminar-Rubrik haben wir einige aktuelle Seminar- und Kurs-Angebote für Buchhalter, u.a. auch Kurse zum Bilanzbuchhalter zusammengestellt.
Anzeige

Neu - Controlling-Journal!

Controlling Journal-2022_190px.jpg
Kurzweiliger Mix aus Fachinformationen, Karriere- und Arbeitsmarkt-News, Büroalltag und Softwarevorstellungen.

Probieren Sie jetzt das Print-Magazin Controlling-Journal >>
Anzeige

Premium-Mitgliedschaft

Erhalten Sie Zugriff auf Premium-Inhalte von Controlling-Portal.de und Rechnungswesen-Portal.de. Aktuelle und ständig erweiterte Fachbeiträge und sämtliche Ausgaben des Controlling-Journals. Das aktuelle Controlling-Journal erhalten Sie zudem als pdf-Ausgabe. Verschaffen Sie sich hier einen Überblick über unsere Premium-Inhalte.

Mitgliedschaft für nur 89,- EUR inkl. MWSt. im Jahr! Studenten und Auszubildende 39,- EUR für zwei Jahre! Weitere Informationen >>
 

Wie zufrieden sind Sie mit uns?

Über Ihre Meinung und auch ihre Anregungen für Veränderungen oder Erweiterungen würden wir uns sehr freuen. Nur 10 kurze Fragen, die schnell beantwortet sind. Vielen Dank im Voraus für Ihre Mithilfe! zur Umfrage >>
 

Fachbeitrag veröffentlichen?

Sie sind Autor von Fachbeiträgen mit Controlling-bzw. Rechnungswesen-Thema? Gerne veröffentlichen oder vermarkten wir ihren Fachbeitrag. Eine kurze Autorenvorstellung oder Unternehmensdarstellung am Ende des Artikels ist möglich. jetzt Mitmachen >>

Talentpool - Jobwechsel einfach!

HR-Bewerbung-Digital_pm_yupiramos_B123251108_400x300.jpg

Tragen Sie sich kostenfrei im Talentpool auf Rechnungswesen-Portal.de ein und erhalten Jobangebote und Unterstützung beim Jobwechsel durch qualifizierte Personalagenturen.
Anzeige

Kennzahlen-Guide

Kennzahlen-Guide-klein.pngÜber 200 Kennzahlen aus Finanzen, Personal, Logistik, Produktion, Einkauf, Vertrieb, eCommerce und IT.
Jede Kennzahl wird in diesem Buch ausführlich erläutert. Neben der Formel wird eine Beispielrechnung aufgeführt. Für viele branchenneutrale Kennzahlen stehen Zielwerte bzw. Orientierungshilfen für eine Bewertung zur Verfügung. Für die genannten Bereiche hat die Redaktion von Controlling-Portal.de jeweils spezialisierte Experten als Autoren gewonnen, die auf dem jeweiligen Gebiet über umfangreiche Praxiserfahrung verfügen. 

Preis: ab 12,90 Euro Brutto mehr Informationen >>
 

Dashboards mit Excel

dashboards_cover.jpgWie erstelle ich ein Tacho- oder Ampel-Diagramm? Wie kann ich Abweichungen in Tabellen ansprechend visualisieren? Das wird Ihnen hier anschaulich erklärt.

Taschenbuch in Farbe für 34,90 EUR
oder E-Book für 24,90 EUR 
mehr Informationen >>

  

Reporting 1x1

reporting1x1-klein.jpgViel ist zum Berichtswesen oder Reporting schon geschrieben worden. Dennoch zeigen Umfragen, dass rund 50 Prozent der Empfänger von Berichten mit dem Reporting nicht zufrieden sind. Jörgen Erichsen erklärt in diesem Buch die Bedeutung und die Handhabung des Berichtswesens speziell für kleinere Betriebe. Mit zahlreichen Beschreibungen, Beispielen und Checklisten.

Taschenbuch in Farbe für 24,90 EUR
oder E-Book für 15,90 EUR 
mehr Informationen >>

Anzeige

Jetzt neu - E-Commerce1x1.de

online-suche-adresszeile-browser_pm_Gajus-Images_B26588233_400x300.jpg

Viele Beiträge zum Thema E-Commerce, Prüfungsaufgaben für E-Commerce-Manager oder Fachwirte, Forum und Stellenmarkt. Für Premium-Mitglieder inklusive!

Schauen Sie vorbei: E-Commerce1x1.de >>
Anzeige
Excel-Vorlage: RS Controlling System
Anzeige
Tipp-Anzeige ab 100,- EUR buchen. Weitere Infos hier >>
Anzeige

Stellenmarkt

Buchhalter (m/w/d)
Du möchtest mit deiner Arbeit nicht nur gutes Geld verdienen, sondern gleichzeitig einen wichtigen Beitrag für das Gesundheitssystem und die Gesellschaft leisten? Du willst nicht nur stupide Anweisungen befolgen, sondern eigene Ideen einbringen und damit so richtig was bewegen? Dann bist du bei u... Mehr Infos >>

Sachbearbeiter/in Kreditorenbuchhaltung (m/w/d) in München
Sunny Cars ist seit über 30 Jahren der Mietwagenexperte für den perfekten Urlaub! Dank unserer umfangreichen Leistungen genießen unsere Kunden/innen in über 120 Ländern weltweit rundum sorglosen Mietwagenurlaub. Für den perfekten Service vor, während und auch nach der Anmietung sorgt ein verlässl... Mehr Infos >>

(Senior-)Mitarbeiter (w/m/d) Rechnungslegung
Die Mecklenburgische ist die älteste deutsche private Versicherungs­gesellschaft mit überregionalem Geschäftsbetrieb. Seit über 225 Jahren steht die persönliche Beratung und Betreuung unserer Kunden vor Ort im Mittelpunkt unserer Aktivitäten. Mit 22 Bezirksdirektionen und 2 Vertriebsbüros unter­s... Mehr Infos >>

Weitere Stellenanzeigen im Stellenmarkt >>
Anzeige

JOB- TIPP

Stellenmarkt.jpg
Sind Sie auf der Suche nach einer neuen Herausforderung? Interessante Stellenangebote für Rechnungswesen- Experten finden Sie in der Rechnungswesen-Portal Stellenbörse. Ihr Stellengesuch können Sie kostenfrei über ein einfaches Online-Formular erstellen. Zur Stellenbörse >>
Anzeige

Veranstaltungs-Tipp

Haufe_Akademie_290px.jpg    
Digitalisierung im Rechnungswesen: Das Live-Online-Training
Insbesondere im Hinblick auf das Ziel vieler Unternehmen den Jahresabschluss auf Knopfdruck zu implementieren, ist eine Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen unumgänglich. Erfahren Sie in diesem Online-Training, wie die Digitalisierung das Rechnungswesen nachhaltig beeinflusst und wie Sie sich und Ihr Rechnungswesen zukunftsfähig ausrichten. Erarbeiten Sie eine IST-Analyse Ihres Digitalisierungsgrads und definieren Sie ein klares SOLL-Ziel für Ihr Rechnungswesen. Mit diesem Online-Training gehen Sie auf die Überholspur bei der Digitalisierung des Rechnungswesens. Mehr Infos >>
Anzeige

Software-Tipps

Diamant.PNG
Diamant/4 ist mehr als nur eine Standardsoftware, die Ihre Anforderungen des betrieblichen Rechnungswesens erfüllt. Sie vereinfacht Ihren Buchhaltungsalltag – auch bei mehreren Mandanten. Denn die Software reduziert zahlreiche Routinen und macht dezentrales Arbeiten einfach. Mehr Informationen >>
ed_Logo_300DPI.jpg
Die Lohn- und Gehaltssoftware für Steuerberater und Buchhaltungsbüros mit dem Hintergrund von 50 Jahren Erfahrung: Unsere sichere Cloud-Lösung verbindet die Vorteile einer Rechenzentrumslösung mit dem Komfort einer Vor-Ort-Lösung. Mehr Informationen >>

Weitere Rechnungswesen-Software-Lösungen im Marktplatz >>
Anzeige

Reisekostenabrechnung 2021

02_Reisekostenabrechnung.png
Diese Excel-Vorlage eignet sich zur Reisekostenabrechnung in allen Branchen für Unternehmen, deren Angestellte, Vereine und Organisationen, Gewerbetreibende sowie Freiberufler. Das Tool unterstützt die aktuellen in Deutschland geltenden gesetzlichen und steuerlichen Richtlinien für die Abrechnung von Reisekosten.
Mehr Informationen >>


RS-Businessplan

Betriebsaufwand.png
Unternehmen mit Balanced Scorecard (BSC) im Einsatz sind erfolgreicher als ihre Wettbewerber. Erstellen Sie mit RS-BSC Ihre Balanced Scorecard! Definieren und überwachen Sie mit Hilfe dieser Excel-Vorlage ihre operativen und strategischen Ziele.
Mehr Informationen >>

Liquiditätsplanung XL

Liquiditätsplanung XL.png
Mit der RS-Liquiditätsplanung können Sie die Liquidität planen. Die Planung erfolgt dabei über einzelne Sichten, welche komprimiert im Liquiditätsplan ausgegeben werden. Das Tool beinhaltet unter anderem zwei Jahresplanung und eine Detailsicht für Ein- und Auszahlpositionen. Mehr Informationen >>

Weitere über 400 Excel-Vorlagen finden Sie hier >>
Anzeige

Controlling Journal-2022_190px.jpg

Kurzweiliger Mix aus Fachinformationen, Karriere- und Arbeitsmarkt-News, Büroalltag und Softwarevorstellungen - Probieren Sie jetzt das Print-Magazin Controlling-Journal >>
Anzeige

Excel TOP-SellerRS Liquiditätsplanung L

PantherMedia_pannawat_B100513902_400x300.jpg
Die RS Liquiditätsplanung L ist ein in Excel erstelltes Werkzeug für die Liquiditätsplanung von Kleinunternehmen sowie Freiberuflern. Die Planung erfolgt auf Basis von veränderbaren Einnahmen- und Ausgabepositionen. Detailplanungen können auf extra Tabellenblättern für z.B. einzelne Projekte oder Produkte vorgenommen werden. 
Mehr Informationen >>

Rollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis

Dieses Excel-Tool bietet Ihnen die Grundlage für ein Frühwarnsystem. Der erstellte Liquiditätsplan warnt Sie vor bevorstehenden Zahlungsengpässen, so dass Sie frühzeitig individuelle Maßnahmen zur Liquiditätssicherung einleiten können. Gerade in Krisensituationen ist eine kurzfristige Aktualisierung und damit schnelle Handlungsfähigkeit überlebenswichtig. Mehr Informationen >>

Strategie-Toolbox mit verschiedenen Excel-Vorlagen

Die Strategie-Toolbox enthält 10 nützliche Excel Vorlagen, die sich erfolgreich in der Strategie bewährt haben. Alle Tools sind sofort einsatzbereit und sind ohne Blattschutz. Damit können die Vorlagen individuell angepasst werden.
Ideal für Mitarbeiter aus dem strategischen ManagementMehr Informationen>>

Weitere über 400 Excel-Vorlagen finden Sie hier >>
Anzeige

Software-Tipp

Liquiditätsplanung_Fimovi.jpgRollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis. Mit der Excel-Vorlage „Liquiditätstool“ erstellen Sie schnell und einfach ein Bild ihrer operativen Liquiditätslage für die nächsten (bis zu 52) Wochen.. Preis 47,60 EUR Mehr Infos und Download >>
Anzeige

TOP ANGEBOTE

Button__subThema.PNG RS Rückstellungsrechner XL:
Die optimale Unterstützung bei Ihren Jahresabschlussarbeiten
Button__subThema.PNG RS Einkaufs-Verwaltung:
Erstellung und Verwaltung von Aufträgen und Bestellungen
Button__subThema.PNG RS Kosten-Leistungs-Rechnung:

Erstellen Sie eine umfassende Kosten-Leistungsrechnung
Anzeige

Rückstellungen leicht verwalten

Mit der RS- Rückstellungs-Verwaltung können Sie Rückstellungen nicht nur leicht errechnen sondern auch übersichtlich verwalten.
  • Gewerbesteuerrückstellung
  • Urlaubsrückstellungen
  • Rückstellungen für Geschäftsunterlagen
  • Rückstellung für Tantiemen
  • Sonstige Rückstellungen
Automatische Zusammenfassung aller wichtigsten Eckdaten der Rückstellungen in einer Jahres-Übersicht. mehr Informationen >>
Anzeige

Ihre Werbung auf RWP

Werbung Controlling-Portal.jpg
Ihre Werbung hier ab 200 EUR
im Monat
 
Werben Sie zielgruppenorientiert – werben Sie auf www.Rechnungswesen-Portal.de! Nährere Informationen erhalten Sie hier >>
Anzeige

Fachbeitrag hier verkaufen?

Schreiben_pm_Elena_Elisseeva.jpg 
Sie haben einen Fachbeitrag, Checkliste oder eine Berichtsvorlage für Buchhalter erstellt und möchten diese(n) zum Kauf anbieten? Über unsere Fachportale bieten wir Ihnen diese Möglichkeit.  Mehr Infos hier >>