6 häufige Lücken im ERP-System

Stolpersteine bei der Digitalisierung identifizieren und beseitigen

Die Corona-Pandemie treibt die Digitalisierung voran. Bevor Unternehmen in neue Technologien investieren, sollten sie jedoch Brüche und Probleme im bestehenden ERP-System abstellen. Der Software-Anbieter proALPHA hat die sechs häufigsten Digitalisierungslücken zusammengetragen und erklärt, was zu tun ist.

Das erste Halbjahr 2020 hat Mittelständlern die Bedeutung nahtloser digitaler Prozesse klar vor Augen geführt – für den ein oder anderen eine schmerzliche Erfahrung. Wer sich in Zukunft krisenfester aufstellen will, sollte daher seine Unternehmensprozesse einem Rundum-Check unterziehen. Der Software-Hersteller proALPHA weiß, wo sich typischerweise Schwachstellen bei der Digitalisierung im Unternehmen verbergen:
  1. Einkauf: Schulterschluss mit der Konstruktion
    Damit der Einkauf korrekt bestellen kann, braucht er aktuelle Daten aus der Konstruktion. Dies trifft insbesondere bei einer fertigungsbegleitenden Entwicklung zu. Aber auch, wenn es um die Beschaffung von Langläufern geht, muss der Einkauf rechtzeitig aktiv werden. Das Idealszenario dafür: eine direkte und tiefe Integration zwischen dem CAD-System (Computer Aided Design) und dem ERP-System (Enterprise Ressource Planning). Dann können Einkäufer direkt auf freigegebene Stücklisten und Zeichnungen zugreifen und rechtzeitig aktiv werden.
  2. Personalmanagement: Betriebsdaten direkt nutzen
    Setzt ein Betrieb für die Betriebsdatenerfassung (BDE) und die Personalzeiterfassung (PZE) getrennte, nicht vernetzte Systeme ein, müssen identische Datenbestände mehrfach gepflegt werden. Das ist fehleranfällig und aufwendig. Lassen sich die Betriebs- und Personaldaten dagegen mit einem ERP-System gekoppelt erfassen, stehen Stammdaten direkt und überall zur Verfügung. Stempelt zum Beispiel ein Mitarbeiter am Schichtende "Gehen", wird seine letzte Aktivität ebenfalls automatisch mitausgestempelt. Auch Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankmeldung stehen direkt für die Fertigungsfeinplanung bereit – ohne Eintippen oder verzögerten Dateitransfer.
  3. IT: Integration von Spezialanwendungen
    Technologien und Lösungen mit vielen Schnittstellen verursachen in der IT einen hohen Wartungsaufwand. Um den elektronischen Informationsfluss zu verbessern, setzen immer mehr Unternehmen deshalb serviceorientierte Architekturen ein. Eine Integrationsplattform auf Basis eines Enterprise Service Bus bildet dabei die zentrale Schnittstelle. Sie sorgt für einen Datenaustausch in Echtzeit – zum Beispiel im Rahmen der Qualitätssicherung oder der Maschinendatenerfassung. Das beschleunigt Prozesse.
  4. Verwaltung: Manuelle Eingangsrechnungsverarbeitung
    Eine Automatische Eingangsrechnungsverarbeitung beginnt mit dem Scannen und Einlesen von Rechnungen. Im Weiteren muss die Rechnung jedoch formal wie inhaltlich geprüft werden. Erst wenn das System nach der Freigabe die nötigen Buchungssätze vorbereitet, ist der Prozess wirklich digital. Gebundene Ressourcen werden frei und die Gesamteffizienz der Kreditorenbuchhaltung steigt.
  5. ERP-Maschine-Kommunikation
    Maschinen jüngeren Baujahrs verfügen über moderne Kommunikationsschnittstellen. Wie aber lassen sich ältere Maschinen und Anlagen mit dem ERP-System als Steuerzentrale vernetzen? Eine einfache, aber sehr wirkungsvolle Option ist, einen Minirechner zwischen Maschine und ERP zu schalten. So kann beispielsweise ein Raspberry Pi die Produktionsbefehle empfangen, verarbeiten und an die Maschine weiterleiten. In umgekehrter Richtung transferiert er auch Maschinendaten an das ERP-System. So werden selbst ältere Anlagen zukunftsfit.
  6. Service: Abstimmung zwischen Außen- und Innendienst
    Wenn der Innendienst mit Ferndiagnose nicht mehr weiterkommt, muss ein Techniker ausrücken. Unternehmen, die sämtliche Kommunikation online erledigen, sparen sich viel Zeit und Rückfragen. Dies beginnt schon beim digitalen Arbeitsauftrag. So erfährt der Techniker, welche Diagnosegeräte oder Spezialwerkzeuge für den Einsatz erforderlich sind. Zur Fehleranalyse und -behebung vor Ort greift er anschließend auf die aktuelle Dokumentation oder Wartungsanleitungen zurück. Dabei hilft auch die kontaktfreie Identifikation von Teilen über RFID, QR- oder Barcodes, den Einsatz zu verkürzen. Über ein mobiles Gerät lassen sich dann Verfügbarkeiten oder Lieferzeiten für Ersatzteile rasch prüfen und diese auch gleich bestellen, ohne langes Nachfragen in der Zentrale. Auf dem gleichen Weg meldet der Mitarbeiter seinen Einsatz zurück und initiiert automatisiert die Abrechnung mit dem Kunden. Dies alles gelingt nur, wenn die Service-Calls mit den Produkt- und Kundendaten integriert sind.
Die Pandemie habe sowohl das Bewusstsein für Anfälligkeiten als auch den Handlungsdruck verstärkt, erklärt proALPHA. Der ERP-Spezialist empfiehlt: Unternehmen sollten dieses Momentum nutzen, sich jetzt auf die Suche nach Prozessbrüchen machen und diese Schwächen beherzt angehen.

Erstellt von (Name) W.V.R. am 11.05.2021
Geändert: 11.05.2021 15:41:43
Autor:  Wolff von Rechenberg
Quelle:  proALPHA
Bild:  Bildagentur PantherMedia / elenabs
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