Bürospezialist Hugo Hamann setzt bei Automatisierung im Rechnungswesen auf FibuNet

Der Bürospezialist Hugo Hamann steht für konsequente Automatisierung in allen administrativen Prozessen

Die Unternehmensgruppe Hugo Hamann, Heinr. Hünicke und Jacob Erichsen (im Folgenden: Hugo Hamann) ist als Lieferant und Dienstleister in allen Fragen rund um das Büro mit erheblichen Herausforderungen konfrontiert. So führen die allgemeine Veränderung des Kundenverhaltens, die digitale Transformation mit der Ausweitung des mobilen Online-Handels sowie die Zunahme branchenfremder Vertriebswege zu einer Veränderung der Nachfrage, steigendem Wettbewerbsdruck sowie zu einer Verschärfung des Preiswettbewerbs.

Das Unternehmen hält vor diesem Hintergrund am strategischen Aufbau der Bereiche Service und Dienstleistungen fest. Parallel dazu betreibt Hugo Hamann ein aktives Kostenmanagement sowie den Ausbau der ERP-Systeme mit zunehmender Gewichtung der Controlling-Möglichkeiten. Die konsequente Umsetzung von Automatisierungspotenzialen im Rechnungswesen im Rahmen der Einführung von FibuNet-Softwarelösungen ist in diesem Zusammenhang ein wichtiger Schritt zur erfolgreichen Zukunftssicherung.
Hugo Hamann ist als Vollsortimenter im Bereich Büroversorgung mit mehr als 500 Mitarbeitern an insgesamt elf Standorten in Schleswig-Holstein, Hamburg und Mecklenburg-Vorpommern vertreten.

Das Angebotsspektrum für Geschäftskunden umfasst die Bereiche Bürobedarf, Bürotechnik, Drucker und Kopierer, Büroeinrichtungen sowie Medientechnik einschließlich Beratung, Lieferung, Montage, Installation sowie technischem Service. Die Versorgung von Endkunden erfolgt über die Fachgeschäfte sowie über eigene Online-Shops.

Die Vielzahl dieser unterschiedlichen Geschäftsbereiche bringt eine hohe Komplexität in der Abwicklung der Geschäftsprozesse mit sich. Dies spiegelt sich auch in den vier unterschiedlichen Warenwirtschaft-Systemen wieder, die bei Hugo Hamann im Einsatz sind.

Vor diesem Hintergrund spielt die Buchhaltungssoftware als Integrations- und Informationsplattform eine besondere Rolle. Neben der ständig erforderlichen Kompatibilität mit der Systemumgebung muss die Software auch stets gesetzeskonform arbeiten und den GoBD entsprechen. Die bislang eingesetzte Buchhaltungssoftware genügte diesen Anforderungen nicht mehr, so dass noch im Jahr 2015 entschieden wurde, diese durch die FibuNet-Finanzbuchhaltung zu ersetzen.

Die FibuNet-Software wurde parallel zum laufenden Betrieb eingeführt und ist seit September 2016 mit den Modulen Finanzbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung, Reportgenerator, OP-Analyse, Bankblitz XL, Fremdwährung, Konsolidierung sowie Zentralregulierung produktiv im Einsatz. Der Nutzungsumfang umfasst 12 Concurrent User. Das Mengengerüst umfasst rund 25.000 Debitoren, über 2.800 Kreditoren sowie rund 2.100 Sachkonten. Die vorhandene und übergangsweise per Schnittstelle angebundene Anlagenbuchhaltung wird nun in einem nächsten Schritt durch die FibuNet-Anlagenbuchhaltung ersetzt.

Die Einführung der neuen Software für das Rechnungswesen wurde zum Anlass genommen, auch die kaufmännischen Abwicklungsprozesse weiter zu optimieren und zu automatisieren. In diesem Zusammenhang wurde entschieden, ergänzend dazu FibuNet webIC, das Modul für die automatisierte Rechnungsbearbeitung, im Laufe dieses Jahres einzuführen.

Die Einführung der FibuNet-Softwarelösungen war wegen der komplexen Systemumgebung mit einem durchdachten Schnittstellenkonzept verbunden. Als Bestandteil dieses Konzeptes wurde festgelegt, dass die Stammdaten, Ausgangsrechnungen und Gutschriften aus dem führenden Warenwirtschafts-System in FibuNet überspielt werden und die Offene Posten (OP`s) aus FibuNet zurückgemeldet werden sollen. Ebenso wurde festgelegt, dass zur Rechnungsprüfung das Modul FibuNet webIC an das führende Warenwirtschafts-System angebunden werden soll. Weitere Schnittstellen betrafen die bi-direktionale Anbindungen von drei weiteren Warenwirtschafts-Systemen an die FibuNet-Finanzbuchhaltung sowie die Anbindung einer vorhandenen Archivierungs-Software an FibuNet webIC.

FibuNet webIC ist bei Hugo Hamann seit Mai 2017 produktiv im Einsatz. Am Hauptstandort Kiel werden seitdem die Eingangsrechnungen eingescannt, automatisiert erfasst und bearbeitet. Die Extraktionssoftware IRIS Xtract, die FibuNet als Kooperationspartner zusammen mit dem Modul webIC vertreibt, extrahiert alle buchungsrelevanten Daten vollautomatisiert aus den Rechnungen und überspielt sie in die FibuNet-Software, um automatisiert Kontierungsvorschläge zu erzeugen.

Nach der erfolgreichen Einführung von FibuNet webIC in der Zentrale erfolgt derzeit der Roll-Out in die Filialen durch das interne Projektteam. Gruppenweit werden nach Anbindung aller Standorte über 200 Eingangsrechnungen pro Tag in webIC erfasst und können im weiteren Verlauf zeit- und ortsunabhängig geprüft, bearbeitet und genehmigt werden. Der Nutzungsumfang wird nach abgeschlossenem Roll-Out insgesamt 120 Mitarbeiter umfassen.

Die FibuNet-Finanzbuchhaltung und -Kostenrechnung hat sich laut Frau Martina Lenz, Leiterin Finanz- und Rechnungswesen bei der Hugo Hamann, im Produktivbetrieb bereits bewährt. „Das Rechnungsbearbeitungs-Modul FibuNet webIC läuft rund und hat nach Einführung am Hauptstandort den Rechnungsdurchlauf erheblich beschleunigt. Trotz der komplexen Umfeld-bedingungen wurde das Projektbudget voll eingehalten.“

Der filialübergreifende Einsatz von FibuNet webIC ist absehbar. Darüber hinaus ist geplant, auf einer folgenden Stufe FibuNet webBI einzuführen, um der vorgegebenen Leitlinie gerecht zu werden, die Controlling-Möglichkeiten stärker zu gewichten und die Transparenz in den Prozessen zu erhöhen.

Erstellt von (Name) J.H. am 05.09.2017
Geändert: 20.10.2017 14:06:18
Autor:  Hugo Hamann
Quelle:  Hugo Hamann
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