Digitale Anbindung an den Staat verringert den Arbeitsaufwand

Pro Jahr vergibt die öffentliche Hand in Deutschland Aufträge im dreistelligen Milliardenbereich an private Unternehmen. Doch die digitale Einreichung der Rechnungen ist an strikte Vorgaben geknüpft. Die optimale Lösung bei hohem Belegaufkommen ist die Übernahme der Rechnungsdaten direkt aus dem Warenwirtschaftsprogramm und die anschließende Konvertierung und Transferierung über das Peppol-Netzwerk an die Bundesbehörden. Das verringert den Arbeitsaufwand für die Rechnungswesen-Mitarbeiter deutlich.


Ob Klopapier, Drucker, Möbel, PCs oder Berufsbekleidung: Die öffentliche Hand ist für viele deutsche Unternehmen ein wichtiger Kunde. Seit 27. November 2020 dürfen die Rechnungen an deutsche Bundesbehörden allerdings nur noch in elektronischer Form eingebracht werden. Als Übertragungskanäle an die Rechnungseingangsplattform des Bundes stehen verschiedene Möglichkeiten zur Wahl, die je nach Geschäftsvolumen eines Unternehmens die individuell beste Lösung darstellen können.

Formalfehler vermeiden

Bei sehr geringem Transaktionsvolumen reicht es in der Regel aus, die vorab erzeugten elektronischen Dokumente auf die Rechnungseingangsplattform hochzuladen oder sogar direkt über die Weberfassung manuell einzugeben. Das klingt zwar ein wenig mühsam, aber bei beispielsweise nur einem Geschäftsfall pro Monat ist der Aufwand dennoch überschaubar. Allerdings ist hier eine besonders sorgfältige Dateneingabe notwendig, um die erhöhte Fehleranfälligkeit durch den sogenannten Medienbruch zu minimieren. Bei mangelhaften oder unvollständigen Rechnungen wäre die Wahrscheinlichkeit hoch, dass die offenen Forderungen von den Behörden wegen der Formalfehler nicht beglichen werden.

Als weitere Übertragungskanäle stehen die manuelle Übermittlung mittels E-Mail oder De-Mail zur Verfügung, wobei diese Methoden ebenfalls nur bei eher geringerem Belegaufkommen empfehlenswert sind. Zudem hat die Deutsche Telekom Ende August bekanntgegeben, dass De-Mail eingestellt wird.

Laufen die Geschäfte mit dem Bund gut, kommen Auftragnehmer früher oder später in die Situation, dass parallel dazu auch das Rechnungsaufkommen steigt. Manuelles Handling wird dann zu aufwendig und die Fehleranfälligkeit nimmt ebenfalls weiter zu. Die Optimierung der Prozesse ist dann oft unumgänglich. Und zwar auch deshalb, um sich gegenüber den Bundesbehörden als verlässlicher und professioneller Geschäftspartner zu erweisen.

Übernahme der Rechnungsdaten direkt aus dem Warenwirtschaftsprogramm

„Die optimale Lösung bei hohem Belegaufkommen ist die Übernahme der Rechnungsdaten direkt aus dem Warenwirtschaftsprogramm und die anschließende Konvertierung und Transferierung als XRechnung über das Peppol-Netzwerk an die Bundesbehörden“, erklärt EDITEL-Geschäftsführer Gerd Marlovits. Peppol ist die Abkürzung von Pan-European Public Procurement OnLine und ein internationales Projekt mit dem Ziel, die Standardisierung elektronisch unterstützter öffentlicher Vergabeverfahren in der EU voranzutreiben.

EDITEL ist ein internationaler Dienstleister für den Elektronischen Datenaustausch (EDI) und ermöglicht seinen Kunden nicht nur den technischen Zugang zu Peppol, sondern übernimmt auf Wunsch auch die Prüfung der Rechnungen, die Konvertierung in XRechnung sowie deren automatische Übermittlung. Durch die Auslandsniederlassungen von EDITEL haben exportorientierte Unternehmen in Deutschland zudem den Vorteil, dass ihre Rechnungen auch an Behörden in anderen Staaten übermittelt werden können.

An EDITELs-Datendrehscheibe eXite sind derzeit bereits mehr als 20.000 Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen angebunden, um untereinander Geschäftsdokumente (Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen…) auszutauschen. Eine besonders hohe Kompetenz hat sich das Unternehmen in seiner mehr als 40-jährigen Geschichte bei der Anbindung von Produktionsunternehmen an den Handel erarbeitet.

Alle EDI-Dienstleistungen aus einer Hand

Zu den EDI-Kunden des Unternehmens zählt das Who-is-Who des nationalen und globalen Handels und der Konsumgüterbranche. Angefangen von REWE und METRO bis hin zum Waschmittel-Hersteller Henkel und der Beiersdorf AG begleitet EDITEL seit Jahren auch etliche Konzerne aus Deutschland bei ihrer Geschäftsstrategie im benachbarten Ausland. „Für global agierende Unternehmen ist es oft besonders wichtig, alle EDI-Dienstleistungen aus einer Hand zu bekommen und mit nur einer Anbindung sowohl private als auch öffentliche Geschäftspartner aus dem In- und Ausland bequem erreichen zu können“, erklärt Marlovits.

Die Vorteile der XRechnung, die bei öffentlichen Auftraggebern in Deutschland zur Anwendung kommt, liegen jedenfalls klar auf der Hand:

  • Rechtskonforme Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben
  • Rasche Bezahlung aufgrund des Einsatzes von strukturierten digitalen Daten
  • Automatisierte Weiterverarbeitungsmöglichkeit durch die Rechnungsempfänger
  • Kostensenkung durch Automatisierung der Prozesse
  • Minimierung der Fehleranfälligkeit
  • Schonung der Umwelt durch papierlosen Rechnungsaustausch




Erstellt von (Name) M.H. am 04.10.2021
Geändert: 06.10.2021 08:28:48
Autor:  EDITEL
Bild:  Bildagentur PantherMedia / everythingposs
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