Elektronische Archivierung: Auf saubere Dokumentation der Scanprozesse achten!

Wer seine Papierbelege nach dem Einscannen wegwerfen möchte, sollte auf eine saubere Dokumentation seiner Scanprozesse achten. Das ist das Fazit der Simulationsstudie zum Ersetzenden Scannen, die die Universität Kassel und die DATEV eG im vergangenen Herbst durchgeführt haben. 

In der Regel reicht die digitale Kopie eines Papierbelegs aus, um vor Gericht zu bestehen - dieses Resultat hatten die Veranstalter bereits unmittelbar nach Abschluss der 14 simulierten Gerichtsverfahren verkündet. Nun liegt die Projektbeschreibung vor, die detailliert erläutert, wie in den einzelnen Verhandlungen argumentiert und entschieden wurde. Auf Basis der Urteile zeigt der Bericht auf, welche Maßnahmen beim Scannen eingehalten werden sollten, um in einem Verfahren anerkannt zu werden. 
"Gescannte Dokumente können einen mit dem Papieroriginal vergleichbaren Beweiswert erreichen - das hat unsere Simulationsstudie gezeigt", erklärt Prof. Alexander Roßnagel vom Institut für Wirtschaftsrecht der Universität Kassel. Prinzipiell stehe eine elektronische Kopie dem Original vor Gericht in nichts nach. Problematisch wird es lediglich, wenn Zweifel an der Echtheit des Scans aufkommen. "Inwiefern der Richter in einem solchen Fall Prüfungen anstellt, ist davon abhängig, welche Motive, Gelegenheiten und Mittel vorhanden waren, um das Dokument zu manipulieren", so Roßnagel. Beispielsweise sei es unwahrscheinlicher, dass mit dem Scan eine Täuschungsabsicht verfolgt wird, je früher ein Dokument eingescannt worden ist. In manchen Fällen kann es daher entscheidend sein, nachzuweisen, wann der Scan erstellt wurde. Dazu ist etwa ein Zeitstempel ein geeignetes Mittel. Daneben wird auch die Aufbewahrung in einem Dokumentenmanagementsystem, das von einem neutralen Dritten betrieben wird, positiv beurteilt.

Ein zertifizierter oder ausgelagerter Prozess hilft

Ein nachweisbar lückenloser Prozess bei der Digitalisierung des Papieroriginals, etwa auf Basis standardisierter Verfahren, erhöht in jedem Fall den Beweiswert des digitalen Dokuments. Um die Echtheit eines Scans nachzuweisen, sind neben Systemschutzkomponenten, die Manipulationen im Scan-Ablauf ausschließen, auch Schutzmechanismen im Dokument selbst hilfreich, die ein nachträgliches Verändern der Datei unmöglich machen. Bezüglich des Scan-Verfahrens auf der sicheren Seite ist, wer dabei die Vorgaben der Technischen Richtlinie (TR) RESISCAN des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) einhält. Ist der Prozess entsprechend vom BSI zertifiziert, erleichtert das die Beweisführung vor Gericht zusätzlich.

Ebenso ist es von Vorteil, wenn der Scan-Vorgang von einem Dienstleister durchgeführt wird. Da dieser aus einer Manipulation in der Regel keinen Nutzen ziehen kann, genießt er vor Gericht automatisch ein höheres Maß an Vertrauen. "Damit ist das Auslagern des Scannens für mittelständische Unternehmen eine gute Alternative dazu, einen eigenen Prozess aufzusetzen und zertifizieren zu lassen", schlussfolgert Michael Seyd, der bei der DATEV als Mitglied der Geschäftsleitung für die strategische Unternehmensentwicklung verantwortlich ist. "Vor diesem Hintergrund prüfen auch wir als DATEV, ob wir eine entsprechende Dienstleistung für mittelständische Unternehmen und Steuerberatungskanzleien in unser Leistungsangebot aufnehmen können."

Die Simulationsstudie zum Ersetzenden Scannen fand am 29. und 30.Oktober 2013 in Nürnberg statt. Unter verschiedenen Gesichtspunkten wurden dabei realitätsnahe Streitfälle verhandelt, bei denen sich eine Seite ausschließlich auf die elektronische Form eines ursprünglichen Papierbelegs berief. Die Verfahrensbeteiligten waren echte Richter, Staatsanwälte, Verteidiger und Sachverständige aus dem IT-Prüfungs- und Zertifizierungsbereich. Als in der Fachwelt ernst zu nehmende Einschätzungen sollen die daraus hervorgegangenen Referenzurteile einen wichtigen Beitrag für eine juristische Beurteilung zum Ersetzenden Scannen leisten.


Erstellt von (Name) E.R. am 04.03.2014
Geändert: 04.09.2017 09:12:22
Quelle:  DATEV eG
Bild:  PantherMedia / Robert Kneschke
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