Elektronische Archivierung: Auf saubere Dokumentation der Scanprozesse achten!

Wer seine Papierbelege nach dem Einscannen wegwerfen möchte, sollte auf eine saubere Dokumentation seiner Scanprozesse achten. Das ist das Fazit der Simulationsstudie zum Ersetzenden Scannen, die die Universität Kassel und die DATEV eG im vergangenen Herbst durchgeführt haben. 

In der Regel reicht die digitale Kopie eines Papierbelegs aus, um vor Gericht zu bestehen - dieses Resultat hatten die Veranstalter bereits unmittelbar nach Abschluss der 14 simulierten Gerichtsverfahren verkündet. Nun liegt die Projektbeschreibung vor, die detailliert erläutert, wie in den einzelnen Verhandlungen argumentiert und entschieden wurde. Auf Basis der Urteile zeigt der Bericht auf, welche Maßnahmen beim Scannen eingehalten werden sollten, um in einem Verfahren anerkannt zu werden. 
"Gescannte Dokumente können einen mit dem Papieroriginal vergleichbaren Beweiswert erreichen - das hat unsere Simulationsstudie gezeigt", erklärt Prof. Alexander Roßnagel vom Institut für Wirtschaftsrecht der Universität Kassel. Prinzipiell stehe eine elektronische Kopie dem Original vor Gericht in nichts nach. Problematisch wird es lediglich, wenn Zweifel an der Echtheit des Scans aufkommen. "Inwiefern der Richter in einem solchen Fall Prüfungen anstellt, ist davon abhängig, welche Motive, Gelegenheiten und Mittel vorhanden waren, um das Dokument zu manipulieren", so Roßnagel. Beispielsweise sei es unwahrscheinlicher, dass mit dem Scan eine Täuschungsabsicht verfolgt wird, je früher ein Dokument eingescannt worden ist. In manchen Fällen kann es daher entscheidend sein, nachzuweisen, wann der Scan erstellt wurde. Dazu ist etwa ein Zeitstempel ein geeignetes Mittel. Daneben wird auch die Aufbewahrung in einem Dokumentenmanagementsystem, das von einem neutralen Dritten betrieben wird, positiv beurteilt.

Ein zertifizierter oder ausgelagerter Prozess hilft

Ein nachweisbar lückenloser Prozess bei der Digitalisierung des Papieroriginals, etwa auf Basis standardisierter Verfahren, erhöht in jedem Fall den Beweiswert des digitalen Dokuments. Um die Echtheit eines Scans nachzuweisen, sind neben Systemschutzkomponenten, die Manipulationen im Scan-Ablauf ausschließen, auch Schutzmechanismen im Dokument selbst hilfreich, die ein nachträgliches Verändern der Datei unmöglich machen. Bezüglich des Scan-Verfahrens auf der sicheren Seite ist, wer dabei die Vorgaben der Technischen Richtlinie (TR) RESISCAN des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) einhält. Ist der Prozess entsprechend vom BSI zertifiziert, erleichtert das die Beweisführung vor Gericht zusätzlich.

Ebenso ist es von Vorteil, wenn der Scan-Vorgang von einem Dienstleister durchgeführt wird. Da dieser aus einer Manipulation in der Regel keinen Nutzen ziehen kann, genießt er vor Gericht automatisch ein höheres Maß an Vertrauen. "Damit ist das Auslagern des Scannens für mittelständische Unternehmen eine gute Alternative dazu, einen eigenen Prozess aufzusetzen und zertifizieren zu lassen", schlussfolgert Michael Seyd, der bei der DATEV als Mitglied der Geschäftsleitung für die strategische Unternehmensentwicklung verantwortlich ist. "Vor diesem Hintergrund prüfen auch wir als DATEV, ob wir eine entsprechende Dienstleistung für mittelständische Unternehmen und Steuerberatungskanzleien in unser Leistungsangebot aufnehmen können."

Die Simulationsstudie zum Ersetzenden Scannen fand am 29. und 30.Oktober 2013 in Nürnberg statt. Unter verschiedenen Gesichtspunkten wurden dabei realitätsnahe Streitfälle verhandelt, bei denen sich eine Seite ausschließlich auf die elektronische Form eines ursprünglichen Papierbelegs berief. Die Verfahrensbeteiligten waren echte Richter, Staatsanwälte, Verteidiger und Sachverständige aus dem IT-Prüfungs- und Zertifizierungsbereich. Als in der Fachwelt ernst zu nehmende Einschätzungen sollen die daraus hervorgegangenen Referenzurteile einen wichtigen Beitrag für eine juristische Beurteilung zum Ersetzenden Scannen leisten.


Erstellt von (Name) E.R. am 04.03.2014
Geändert: 04.09.2017 09:12:22
Quelle:  DATEV eG
Bild:  PantherMedia / Robert Kneschke
Drucken RSS

Zum Schreiben eines Kommentars melden Sie sich bitte an. Kommentare werden vor Veröffentlichung redaktionell geprüft.

Nur registrierte Benutzer können Kommentare posten!

Anzeige

RS Controlling-System

Das RS- Controlling-System bietet Planung, Ist- Auswertung und Forecasting in einem Excel-System. Monatliche und mehrjährige Planung. Ganz einfach Ist- Zahlen mit Hilfe von Plan/Ist-Vergleichen, Kennzahlen und Kapitalflussrechnung analysieren.  Alle Funktionen im Überblick >>.

Fachbegriffe von A bis Z

A-C   D-F   G-I   J-L   M-R   S-U   V-Z 

Testen Sie ihr Wissen mit unseren Aufgaben und Lösungen im Bereich Buchführung und Bilanzierung >>

Anzeige
Excel-Vorlage: RS Controlling System

Community

Community_Home.jpg

Nutzen Sie kostenfrei das Forum für Buchhalter und und diskutieren ihre Fragen zu Rechnungswesen-Themen.
Anzeige

Neu - Controlling-Journal!

CJ_Muster_titel-190px.jpg
Kurzweiliger Mix aus Fachinformationen, Karriere- und Arbeitsmarkt-News, Büroalltag und Softwarevorstellungen.

Probieren Sie jetzt das Print-Magazin Controlling-Journal >>
Anzeige

Neueste Stellenangebote

Sie möchten über neu eingehende Stellenangebote automatisch informiert werden? Dann können Sie unseren kostenfreien Jobletter abonnieren. Mit diesem erhalten Sie alle 14 Tage die aktuellsten Stellenanzeigen und weitere Arbeitsmarkt-News. Jobletter jetzt abonnieren >>
Anzeige

Wie zufrieden sind Sie mit uns?

rotstift_adpic_190px.jpg 
Über Ihre Meinung und auch ihre Anregungen für Veränderungen oder Erweiterungen würden wir uns sehr freuen. Nur 5 kurze Fragen, die in 5 Minuten beantwortet sind!  zur Umfrage >>
Anzeige

Ihr Fachbeitrag

Autorin_pm_Jasper_Grahl.jpgGerne veröffentlichen wir auch ihren Fachbeitrag im Themenbereich Rechnungs- wesen oder betriebliche Steuern. Eine kurze Autorenvorstellung oder Unternehmensdarstellung am Ende des Artikels ist möglich. Informationen dazu erhalten Sie in der Rubrik "Mitmachen" >>.
Anzeige

RS Toolpaket - Controlling

Excel-Tool_152x89px.jpgWir setzen für Sie den Rotstift an, sparen Sie mit unsrem RS Toolpaket - Controlling über 30% im Vergleich zum Einzelkauf. Die wichtigsten Controlling-Vorlagen in einem Paket (Planung, Bilanzanalyse, Investitionsrechnung, ...). Das Controllingpaket umfasst 6 Excel-Tools für Ihre Arbeit! mehr Infos >>
Anzeige
Anzeige

RS-Plan

RS-Plan.jpgRS-Plan - Unternehmens- planung leicht gemacht:
Erstellen Sie mit RS-Plan Ihre Unternehmensplanung professionell. Automatische Plan-GuV, Plan-Bilanz, Plan- Kapitalflussrechnung und Kenn- zahlen. Preis: 119,- EUR Mehr Informationen >>
Anzeige

JOB- Letter

 jobletter.jpg
Sie möchten über neu eingehende Stellenangebote automatisch informiert werden? Dann können Sie unseren kostenfreien Jobletter abonnieren. Mit diesem erhalten Sie alle 14 Tage die aktuellsten Stellenanzeigen und weitere Arbeitsmarkt-News.
Anzeige

Veranstaltungs-Tipp

Haufe_Akademie_290px.jpg    
Neu ERP Systeme im Rechnungswesen
Das Rechnungswesen sollte mit seinem zentralen Baustein, der betrieblichen Finanz-Buchhaltung, den Kern eines ERP-Systems bilden. Sowohl Informationen zu Prozessen und Wertschöpfungsketten im Unternehmen, als auch die rechtlich vorgeschriebene Datenhaltung und Dokumentation sollten zentral gehalten werden und nicht einzelnen Insellösungen überlassen werden. Dieses Seminar vermittelt Ihnen den theoretischen Hintergrund rund um den Aufbau und die Einrichtung von ERP-Systemen und hilft Ihnen, alle Anforderungen Ihres Unternehmens zu bestimmen, an Ihre neuen Software-Systeme zu formulieren und praxisrelevant prüfen zu können. Mehr Infos >>
Anzeige
Anzeige

TOP ANGEBOTE

Button__subThema.PNG
RS Plan - Unternehmensplanung leicht gemacht:


Erstellen Sie mit RS-Plan ganz einfach Ihre gesamte Unternehmensplanung!
Button__subThema.PNG
RS-Controlling-System f. EÜR:


Planen, analysieren und steuern Sie Ihr Unternehmen mit RS-Controlling-System f. EUR!
Button__subThema.PNG
RS-Investitionsrechner:



Ermitteln Sie ganz einfach den Kapitalwert Ihres Investitionsvorhabens!
Anzeige

Software

AC Finac
Die Softwarelösung AC Finac für Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung basiert auf Windows und ist damit besonders anwenderfreundlich und kompatibel mit der Vielzahl von anderer üblicherweise eingesetzter Windows-basierter Applikationen. Über zahlreiche integrierte Schnittstel... Mehr Infos >>

postStream Dokumentenmanagement
PostStream ist eine Dokumentenmanagementsystem-Software zur datenbankgestützten Verwaltung und Archivierung elektronischer Dokumente. Die Software umfasst insofern die Erfassung, Verarbeitung, Verwaltung und Archivierung spezifizierter Daten. Die Erfassung der Daten erfolgt zum Einen über eine... Mehr Infos >>

Opentaps Open Source ERP CRM
Ein ERP, welches unter anderem enthält: eCommerce, Point-of-Sales, inventory, warehouse, order, customer management. Es bietet Datenbankunabhänigkeit und eine serviceorientierte Architektur. Lizenz: Open Scource Quelle: www.sourceforge.net Do... Mehr Infos >>

Zum Buchhaltungssoftware-Verzeichnis >>
Anzeige

eBilanz-Online

logo_E-Bilanz-Online_250px.jpg
Übermitteln  Sie E-Bilanzen kostengünstig an die Finanzverwaltung. eBilanz-Online ist die Lösung zur Erfüllung der aktuellen steuerlichen und handelsrechtlichen Vorgaben. Die Anwendung ist einfach, kostengünstig und webbasiert. Testen Sie jetzt kostenlos!
Anzeige

Excel-Tools

Excel-Qualitätsmanagement - High Level Structure - ISO 9001:2015
Makrogesteuerte Excel Datenbankanwendung……mit der Sie die neuen Herausforderungen der ISO 9001:2015 am besten meistern – schnell, flexibel und professionell. Mehr Infos >>

Jahresgeschäftsplanung mit Excel
Dieses MS Excel-Tool "Jahresplanung" ermöglicht eine branchenunabhängige monatliche und jährliche Geschäftsplanung. Mehr Infos >>

§ 35a EStG – Steuerermäßigung bei Aufwendungen für die Inanspruchnahme haushaltsnaher Dienstleistungen und Handwerkerleistungen in Excel
Mit dieser Excel-Vorlage erfassen Sie ganz einfach Ihre Aufwendungen für die Inanspruchnahme haushaltsnaher Dienstleistungen gemäß § 35a Abs. 2 EStG und Handwerkerleistungen nach § 35a Abs. 3 EStG. Mehr Infos >>

Zum Excel-Vorlagen-Verzeichnis >>
Anzeige

Webtipp

 Forum Lohnabrechnung 
Sie haben eine Frage zum Thema Lohnabrechnung oder wollen über Ihre Erfahrungen zu einer Lohn-Software diskutieren? Das Forum von Lohn1x1.de ist Treffpunkt von Lohnbuchhaltern und bietet Ihnen die Möglichkeit zur Diskussion ihrer Fragen.
Anzeige

Seminar-Tipps

Haufe Akademie GmbH & Co. KG, Basiswissen Umsatzsteuerrecht, Berlin, 10.02.2020 2 Tage
Mehr Infos >>

NWB Verlag GmbH & Co. KG, SAP® S/4HANA Finance, Stuttgart, 23.06.2020 1 Tag
Mehr Infos >>

Haufe Akademie GmbH & Co. KG, Lehrgang Geprüfte/r Konzernbuchhalter/in, Hamburg, 04.02.2020 Lehrgang
Mehr Infos >>

Haufe Akademie GmbH & Co. KG, HGB-Bilanzpolitik, Düsseldorf-Ratingen, 03.02.2020 2 Tage
Mehr Infos >>

Haufe Akademie GmbH & Co. KG, Jahres-Tagung 2019/2020: Jahresabschluss, Düsseldorf, 20.01.2020 1 Tag
Mehr Infos >>

Zur Seminar-Datenbank >>
Anzeige

Excel-Vorlage Wasserfalldiagramm 

Wasserfalldiagramm_Beispiel w1.jpg
Sie suchen eine Vorlage für ein Wasserfalldiagramm? Diese professionelle Excel-Vorlage für ein Wasserfalldiagramm bietet für kleines Geld alles, was sonst nur teure Excel-Addons bieten. Zum Shop >>
Anzeige

TOP ANGEBOTE

Button__subThema.PNG RS Rückstellungsrechner XL:
Die optimale Unterstützung bei Ihren Jahresabschlussarbeiten
Button__subThema.PNG RS Einkaufs-Verwaltung:
Erstellung und Verwaltung von Aufträgen und Bestellungen
Button__subThema.PNG RS Kosten-Leistungs-Rechnung:

Erstellen Sie eine umfassende Kosten-Leistungsrechnung
Anzeige

Nutzwertanalyse (Excel-Vorlage)

preview03_bewertung.jpg
Die Nutzwertanalyse ist eine Methode zur quantitativen Bewertung des Nutzens von Entscheidungsalternativen, die wegen fehlender numerischer oder monetärer Vergleichskriterien nicht oder schwer miteinander vergleichbar sind. Dieses Excel Tool ermöglicht die Durchführung einer Nutzwertanalyse für bis zu fünf Alternativen nach bis zu zwölf, nicht hierarchischen Kriterien. Zum Shop >>
Anzeige

Meilensteintrendanalyse (MTA) in Excel

mta_de_02.jpg
Diese auf Excel basierende Meilensteintrendanalyse ist ein effizientes grafisches Werkzeug zur Verfolgung von Projektmeilensteinen. Sie visualisiert den Trend von Meilensteinen und eine möglicherweise daraus resultierende Gefährdung des Projektendes. Zum Shop >>
Anzeige

RS-Investitionsrechner

RS-Investitionsrechner.jpg
Der RS- Investitionsrechner ermittelt Ihnen den Kapitalwert oder internen Zinsfuß für Ihre Investitions- vorhaben. Zusätzlich können Sie die Rentabilität und die Amortisations- zeit Ihres Investitionsvorhabens berechnen lassen. Excel- Tool bestellen >>
Anzeige

Preiskalkulation

Preiskalkulation.jpgPreiskalkulation einfach gemacht: Excel-Tool zur Kalkulation Ihrer Preise. Geeignet sowohl im Dienstleistungs- als auch im Industriebereich. Auch zur Preiskalkulation einzelner Projekte anwendbar. Inklusive einstufiger Deckungsbeitragsrechnung. zum Shop >>
Anzeige

RS Toolpaket - Controlling

Excel-Tool_152x89px.jpgWir setzen für Sie den Rotstift an, sparen Sie mit unsrem RS Toolpaket - Controlling über 30% im Vergleich zum Einzelkauf. Die wichtigsten Controlling-Vorlagen in einem Paket (Planung, Bilanzanalyse, Investitionsrechnung, ...). Das Controllingpaket umfasst 6 Excel-Tools für Ihre Arbeit! mehr Infos >>
Anzeige

RS-Plan

RS-Plan.jpgRS-Plan - Unternehmens- planung leicht gemacht:
Erstellen Sie mit RS-Plan Ihre Unternehmensplanung professionell. Automatische Plan-GuV, Plan-Bilanz, Plan- Kapitalflussrechnung und Kenn- zahlen. Preis: 119,- EUR Mehr Informationen >>
Anzeige

RS-Bilanzanalyse

RS-Bilanzanalyse.jpgBilanzanalyse- Tool (Kennzahlen- Berechnung): Umfangreiches Excel- Tool zur Berechnung der wichtigsten branchenunabhängigen Kennzahlen aus Bilanz und G+V. Es werden Berichte generiert, die die Liquiditäts-, Vermögens- und Ertragslage des Unternehmens im 5 Jahresvergleich darstellen.
Excel- Tool bestellen >>