GoBD in Kraft – Vorsicht mit Excel und Word

Die GoBD stellen in der Buchführung die Daten über Papierbelege. Seit Jahresbeginn 2017 sind sie nun uneingeschränkt in Kraft. Fallen lauern bei der Verwendung von Word und Excel in der Buchführung, warnt unter anderen der Softwareanbieter Lexware.

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) regelt die Rechte und Pflichten im Umgang mit digitalen Buchführungsdaten. Zum Jahresbeginn 2017 liefen die letzten Übergangsfristen aus. So hatten beispielsweise Gewerbetreibende zum Jahresende ihre Registrierkassen anzupassen.
Beim Ablegen von digitalen Belegen und Rechnungen sollten Unternehmer allerdings die beliebten Dateiformate von Excel, Word und anderen Verarbeitungsprogrammen meiden. Die GoBD verbieten im Regelfall das einfache Abspeichern von Daten in Formaten, in denen Inhalte nachträglich geändert werden können. Als geeignetes Format empfiehlt sich PDF. Der Gesetzgeber verlangt außerdem einen nachvollziehbaren Umgang mit Daten zu Geschäftsfällen, der nachträgliche Veränderungen von Belegen, Rechnungen und Buchungen ausschließt.

Wer sicher gehen will, sollte die Buchführung mit einer entsprechend zertifizierten Software überlassen, die ein Dokumentenmanagementsystem enthält. Wenn die Technik das nachträgliche Bearbeiten von Unterlagen dokumentiert und dadurch Manipulationen ausschließt, könnten auch Belege in Excel oder Word vor dem kritischen Blick des Finanzamtes bestehen, informiert der Softwarehersteller Lexware. Denn auch das schreiben die GoBD vor: Rechnungen, Angebote und andere Belege müssen in dem Format gespeichert werden, in dem sie eingegangen sind.

Erstellt von (Name) W.V.R. am 05.01.2017
Geändert: 23.01.2018 14:16:05
Autor:  Wolff von Rechenberg
Quelle:  Lexware
Bild:  panthermedia.net / dearza
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Kommentare werden redaktionell geprüft bevor sie veröffentlicht werden.

20.06.2018 15:35:09 - Michael

Nette Idee mit PDF, zeigt aber, dass man keine Idee von IT hat.
PDF ist genau so einfach zu manipulieren wie Excel oder Word auch, wenn man es will. Echte Fälschungssicherheit ist nur mit unerhört viel Aufwand möglich. Aber mal typisch Politik keine Ahnung aber davon eine Menge.
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12.09.2017 09:48:44 - anni2012

:wink1: Hallo Gast,
leider kann ich dich nicht mit deinem namen ansprechen, da du ihn nicht verraten hast ;) ich aber gerne einen mit einem Namen, wenn auch nur Pseudonym anspreche, is a Tick persönlicher ;)

Was ist jetzt gerade deine aktuelle Frage?
Wie du mit ASCII importieren kannst? Ohne Festschreibung?

Mit welchem Programm machst du das? und in welches Programm wird es importiert?

:denk:

Viele Fragen - Und bevor ich philosophiere, warte ich mal auf ne Antwort. Denn es gibt sicherlich eine Lösung ;)

VG,
Anni
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11.09.2017 12:56:53 - Gast

Seit wann sind PDF-Dokumente nicht änderbar? Jeder der Acrobat installiert hat kann auch PDF-Dokumente ändern.

Aber OK, gut das IT für Staatssekretäre in B11 noch Neuland ist. Ansonsten müssten Rechnungen wohl wieder auf Steintafeln geritzt werden.
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11.07.2017 10:47:21 - Gast

Wir schreiben Rechnungen für Privatpatienten mit Excel.
Jeder Patient hat eine Rechnungsnr.
Ist dies weiter zulässig?
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24.01.2017 21:33:14 - Gast

Hallo,

ich möchte einen Stapel an Debitoren-Rechnungen importieren (ASCII). Jetzt wird alles direkt festgeschrieben. Da ich die Rechnungen täglich importieren möchte, möchte ich nicht unbedingt, dass jedes Mal ein neuer Stapel für Rechnungen angelegt werden muss. Kann man das verhindern, damit man für die Debitoren-Rechnungen für den ganzen Monat nur einen Stapel hat?
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