GoBD neu gefasst: Mobiles Scannen erlaubt

Speichern in der Cloud ebenfalls erlaubt

Das mobile Scannen, also das Abfotografieren von Belegen mit einem Smartphone, ist jetzt erlaubt. Und auch das Speichern von Belegen in der Cloud ist nun erlaubt. Das sind die wichtigsten Änderungen in der Neufassung der "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)". Das Bundesministerium der Finanzen hat die GoBD mit Schreiben vom 7. Juli 2019 neu gefasst.

Die Digitalisierung im Rechnungswesen wächst mit ihren Möglichkeiten. Dem hat die Finanzverwaltung mit der Neufassung der GoBD nun Rechnung getragen. Das gilt insbesondere für das mobile Scannen. Schon jetzt setzen viele Buchhaltungs- und Rechnungswesen-Programme auf eine Anbindung an das Smartphone. Die GoBD erlauben in ihrer neuen Fassung in Randziffer 130 ausdrücklich neben dem Scannen im Büro auch das Abfotografieren von belegen mit dem Smartphone. Das gelte auch für die Erfassung von belegen im Ausland, etwa auf Dienstreise, erklärt das Fachportal Haufe.de in einem Beitrag zu den neuen GoBD.

Die erfassten Belege dürfen nun auch in der Cloud gespeichert werden. Rz. 20 erlaubt ausdrücklich die Speicherung in selbst betriebenen Systemen wie in der Cloud oder in einer Kombination beider Systeme. Gemäß Rz. 140 können Unternehmen auf die Aufbewahrung der Papierbelege verzichten, wenn diese nicht zwingend im Original aufzubewahren sind.

Werden digitale Belege im Unternehmen in ein anderes Datenformat umgewandelt, dann müssen laut GoBD Rz. 135 beide Versionen aufbewahrt werden, und zwar mit demselben Index. Außerdem muss der Buchhalter die umgewandelte Version als solche kennzeichnen. Nach der Neufassung dürfen Unternehmen nun unter bestimmten Voraussetzungen darauf verzichten, die Ursprungsfassung aufzubewahren:
  1. Das Dokument bleibt inhaltlich und bildlich unverändert.
  2. Bei der Konvertierung dürfen keine aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren gehen.
  3. Der Konvertierungsprozess muss dokumentiert werden, und zwar bei Bedarf nachprüfbar. Auf die Speicherung eventueller Zwischenformate (Aggregationsstufen) im Prozess dürfen Unternehmen dann verzichten.
  4. Der Datenzugriff der Finanzverwaltung darf nicht eingeschränkt werden.

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) (PDF, 1MB) >>

Erstellt von (Name) W.V.R. am 30.07.2019
Geändert: 29.04.2020 12:05:37
Autor:  Wolff von Rechenberg
Quelle:  BMF, Haufe.de
Bild:  panthermedia.net / AndreyPopov
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