Schritt für Schritt zum digitalen Beleg

Das papierlose Büro ist verführerisch. Doch vor allem kleine und mittelständische Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung sollten Belege zunächst auch noch in Papierform aufbewahren. Das empfiehlt der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC).

Papier ist nicht nur geduldig, sondern braucht auch viel Platz. Schnell türmen sich Hefter mit Belegen Meter hoch in den Regalen. Letztlich entsteht durch die Papierflut auch ein Kostenproblem. Warum also Belege nicht nur digital aufbewahren? Der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC) rät, schrittweise auf die digitale Aufbewahrung umzusteigen. 

Dies gelte vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen, die keine eigenen IT-Spezialisten beschäftigen. Zumindest während einer Übergangsfrist sollten sie steuerlich relevanten Unterlagen auch auf Papier ablegen. Dazu zählen Bilanzen, Steuererklärungen, Steuerbescheide und alle lohnrelevanten Papiere. Eine Digitalisierung komme nur ergänzend in Betracht, etwa um Dokumente einfacher an Banken weiterreichen zu können, rät der Fachverband. Anders verhalte es sich mit Handelspapieren. Selbst bei einer Steuerprüfung seien hier keine Probleme zu erwarten.  

Tipp: Was parallel auf Papier gespeichert wird, sollten Unternehmer im Zweifel gemeinsam mit dem Steuerberater entscheiden.

Einstieg in die digitale Belegführung

Wer Belege digital speichern will, muss sie einscannen können. Multifunktionsgeräte, die daneben noch drucken und faxen können, sind in der Regel im Büro vorhanden oder für wenig Geld im Elektronikhandel verfügbar.

Die gescannten Dokumente sollten mit neuen logisch aufgebauten Bezeichnungen versehen werden. Dabei empfiehlt sich, den Namen mit einem Datum zu beginnen. So steht "130815_Leasingvertrag_Müller" beispielsweise für einen Leasingvertrag mit dem Unternehmen Müller, der am 15. August 2013 abgeschlossen wurde.

Speichern von digitalen Belegen

Um die Datenflut im digitalen Büro konkurriert eine unüberschaubare Anzahl von Online-Speicheranbietern. Die sogenannte "Cloud" macht Dokumente orts- und plattformunabhängig verfügbar. Bevor Unternehmer solche Angebote annehmen, sollten sie gründlich überlegen: Müssen meine sensiblen Geschäftsunterlagen wirklich überall verfügbar sein? Ein kurzer Blick in die Geschäftsbedingungen zeigt, dass Clouddienste in der Regel kein guter Platz für vertrauliche Dokumente sind.

Den sichersten Platz für digital gespeicherte Dokumente bietet eine sicher verwahrte Festplatte im Büro.

Achtung! Es handelt sich um Dokumente, die unter allen Umständen vorhanden sein sollten, wenn der Steuerprüfer vor der Tür steht. Darum empfiehlt es sich, den digitalen Datenbestand regelmäßig auf einen zweiten Datenspeicher zu kopieren. Diese Sicherheitskopie sollte einen Platz an einem anderen Ort bekommen. So bleiben die Daten auch bei Brand oder Einbruch sicher.


Erstellt von (Name) W.V.R. am 03.10.2013
Geändert: 04.09.2017 09:12:07
Autor:  Wolff von Rechenberg
Quelle:  BVBC
Bild:  adPic
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