Der Elektronische Datenaustausch (EDI) von Geschäftsdokumenten ist mittlerweile mehr als 40 Jahre alt. Dennoch trifft man auch heute noch in unzähligen Büros auf ausgedruckte oder eingescannte Rechnungen, die womöglich noch mittels Excel-Tabellen verwaltet werden. In manchen Fällen kann der Einsatz spezieller PDF-Rechnungen Abhilfe schaffen, in anderen ist der Einsatz von strukturierten Daten der bessere Weg. Ein kurzer Exkurs über die Unterschiede.   Die Herangehensweise bei der Prozessautomatisierung im Rechnungswesen ist immer eine sehr individuelle. Eine wichtige Rolle spielt dabei nicht nur die Anzahl der Kunden und der Belege, sondern auch die Kundenstruktur.

Bei Unternehmen, die sehr viele Kleinkunden haben, ist eine hohe Effizienz besonders wichtig, denn sonst rechnet sich die Sache einfach nicht. Eine gute und günstige Lösung, um mit der Zettelwirtschaft Schluss zu machen, ist in diesem Fall eine technische Lösung namens PDF e-Invoice. Dabei werden die Rechnungsdaten direkt aus dem Warenwirtschaftsprogramm exportiert und daraus ein PDF generiert. Dieses PDF kann sogar signiert und revisionssicher archiviert werden. Die Zustellung an den Rechnungsempfänger erfolgt per E-Mail als Dateianhang – oder noch besser – über einen sicheren Link, der auf den PDF-Download von einem Portal verweist. Lesebestätigungen, Auswertungen, Reminder und andere Zusatzfunktionen sind ebenso möglich.

Es gibt aber auch fortgeschrittenere Varianten. Klassische EDI e-Invoice Lösungen ermöglichen die vollständige Automatisierung des Rechnungslegungsprozesses. Das betrifft die Erstellung, Übermittlung bis hin zur Archivierung. Hierbei kommen strukturierte Daten zum Einsatz, die auch gleich eine Weiterverarbeitung gewährleisten. Weiters gibt es die Option, die Rechnungsdaten automatisch mit den Bestell- und Lieferdaten abzugleichen.

Es bietet sich aber auch ein Mittelweg für kleine und mittelgroße Unternehmen an. Mittels Web-EDI-Portal können diese die Rechnungsdaten erfassen und im EDI-Format an ihre Kunden übermitteln. Implementierungsaufwand gibt es keinen und die Handhabung ist einfach. Eine gesetzeskonforme Archivierung ist hier ebenso selbstverständlich. Bevor sich Unternehmen für eine bestimmte Lösung entscheiden, ist eine individuelle Beratung bei erfahrenen EDI-Dienstleistern empfehlenswert.

Erstellt von (Name) M.H. am 20.05.2021 Geändert: 21.05.2021 15:01:50 Autor:  Editel Bild:  Bildagentur Panthermedia / violetkaipa

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