Vorteile der Digitalisierung mit Enterprise Content Management (ECM)

Eine Enterprise Content Management (ECM) Software mit digitalem Dokumentenmanagement (DMS) spart Zeit und steigert die Qualität im Rechnungswesen. Die Vorteile führt der Softwarespezialist Optimal Systems in einem Praxisbericht an. Am Beispiel des Hamburger Immobilienunternehmens Behrendt-Gruppe an, das sein Rechnungswesen 2017 digitalisiert hat.

Wenn große Bauprojekte vor dem Abschluss stehen, beginnt bei vielen Bauträgern der Stress: Bei Rückfragen zur Schlussrechnung müssen Mitarbeiter Aktenordner und Kellerarchive durchforsten, Zeit in die Suche investieren und Belege händisch kopieren. Die Behrendt Gruppe, ein Hamburger Immobilienspezialist, setze daher schon seit 2017 auf digitales Dokumentenmanagement (DMS) und sei damit nicht nur erheblich schneller geworden. Damit sei auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden gewachsen, berichtet der Leiter der Behrendt-Finanzabteilung, Andreas Kroetzsch. Die Qualität sei insgesamt gestiegen und es gebe mehr Zeit für andere Aufgaben. Die Behrendt Gruppe hat seit 1952 in der Region Hamburg rund 12.000 Eigentums- und Mietwohnungen sowie etwa 100.000 Quadratmeter Bürofläche errichtet. Mit der Zahl der Projekte sei allerdings auch der administrative Aufwand gestiegen: Vom Rechnungseingang bis zur Zahlung seien zuletzt rund 12.000 Belege pro Jahr durchs Unternehmen gelaufen. Und jeder davon habe das Backoffice mindestens drei Wochen lang beschäftigt, erinnert sich Andreas Kroetzsch: "Wir setzten auf Papier, Kontierungsstempel und Kugelschreiber. Der Bauleiter, der natürlich nicht jeden Tag im Büro ist, war zur Prüfung und Zahlungsfreigabe noch dazwischengeschaltet. Ein solcher Prozess zieht sich."

Das ECM lernt mit

Mit der digitalisierten Rechnungsbearbeitung der Enterprise Content Management (ECM) Software enaio von Optimal Systems ab 2017 geschehe der Rechnungslauf weitgehend selbstständig. Auch postalische Rechnungen werden gescannt und in das System eingespeist. Die Software erkenne automatisch, ob es sich um eine Rechnung handelt und leite sie getrennt von den Anlagen an die Buchhaltung weiter, erklärt Optimal Systems. Die Software lerne zudem, etwa bei neuen Lieferanten, laufend dazu und erkenne etwa auch, für welche der insgesamt 18 Konzerngesellschaften der Behrendt-Gruppe ein Dokument relevant sei. Inzwischen lande ein Beleg nach Eingang innerhalb von nur einer Stunde direkt auf seinem Tisch, sagt CFO Kroetzsch.

Digitalisierung spart zehn Arbeitstage im Monat

Da die Dokumente auch mobil verfügbar seien, könne der Bauleiter auf der Baustelle mit nur zwei Klicks grünes Licht geben kann. "Die Digitalisierung erspart uns heute rund zehn Arbeitstage pro Monat", rechnet Kroetzsch vor. Zeit, die für andere Aufgaben zur Verfügung stünden und die Mitarbeiter in ihren täglichen Aufgaben entlaste. "Jetzt haben wir deutlich mehr Zeit, die wir in sinnhafte Themen wie strategische Maßnahmen, Kundenbetreuung und Organisationsentwicklung stecken können“. Bei Behrendt können derzeit 100 Personen gleichzeitig mit dem System arbeiten.

Effizienter geworden seien auch nachgelagerte Prozesse wie die Finanz- und Steuerprüfung. "Die Prüfer erhalten einfach Zugang zum System, haben alle Unterlagen sofort im digitalen Zugriff und ersparen sich dadurch Rückfragen und Wartezeiten. So läuft die Prüfung deutlich ruhiger und reibungsfreier ab", betont Andreas Kroetzsch.

Nächste Ausbaustufe: Projektakte

Die Behrendt-Gruppe plant nach eigenen Angaben einen weiteren Ausbau der digitalen Möglichkeiten. Das Unternehmen will demnächst eine Projektakte mit digitaler Freistellungsbescheinigung, Bürgschaften, neuen Workflows und vielem mehr hinzufügen. Bei 35 bis 40 Bauvorhaben mit jeweils 25 bis 40.000 Dokumenten pro Jahr zahle es sich hier besonders aus, so Kroetzsch, dass man sich bei der Auswahl der Software nicht mit einem klassischen DMS zufriedengegeben hat, sondern sich mit enaio für eine vielseitige und individuell auf die eigenen Prozesse zugeschnittene ECM Lösung entschieden habe, die sogar im Haus mit Bordmitteln angepasst werden könne.

Ron Invest (RoI) einer ECM Lösung

Dem Argument, der exakte Return on Invest (RoI) einer ECM Lösung sei schwer zu beziffern, stellt Kroetzsch ein Rechenbeispiel gegenüber. Allein, dass statistisch jeder Büromitarbeiter ein Drittel seiner Arbeitszeit mit Suchen verbringe, sei Argument genug. "Bei uns ist das hinfällig. Selbst, wenn ich das Dokument Mickey Maus nenne – ich finde es in wenigen Sekunden wieder." Nicht weniger schwer wögen die Vorteile des digitalen Zugriffs und der ortsunabhängigen Zusammenarbeit.

"Man stelle sich nur mal vor, wie wir hätten arbeiten sollen, wenn alle Kollegen zuhause sitzen müssen. Sollten sie nachts ins Büro kommen, um niemandem zu begegnen, weil sie aus dem Schrank Unterlagen brauchen?" Bei Behrendt seien alle Prozesse auch unter Pandemiebedingungen reibungsfrei weitergelaufen, bei exzellenter Auskunftsfähigkeit. "Der Prozess bleibt der gleiche, jeder Beteiligte kann einsehen, was er braucht: Warum wurde was gekürzt, wie verbucht, wann gezahlt. Diese Transparenz sofort, überall und auf Knopfdruck zu haben, ist eine gewaltige Erleichterung und für uns ein großes Gut."

Erstellt von (Name) W.V.R. am 13.08.2021 Geändert: 13.08.2021 11:10:41 Autor:  Wolff von Rechenberg Quelle:  Optimal Systems Bild:  Bildagentur PantherMedia / 3ddock

Drucken