Telefonkosten

Telefonkosten können als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben abgesetzt werden. Hierbei gelten folgende Bedingungen des Finanzamtes.

Abzugsfähige Telefonkosten:

• Grundgebühren des Anschlusses
• Gesprächsgebühren
• Internetkosten
• Bereitstellungsentgelte
• Reparatur- und Instandhaltungskosten
• Anschaffungskosten von zum Beispiel Handys, Telefonanlagen, Autotelefone, Faxgeräte

Ansetzungsverfahren für Arbeitnehmer:

Wenn der Arbeiternehmer häufig sein privates Telefon für betriebliche Telefonate nutzt, kann er diese als Werbungskosten absetzen. Hierfür gibt es zwei Verfahren:

• Einzelverbindungsnachweis
• 20% Pauschale

Einzelverbindungsnachweis:

Mit dem Einzelverbindungsnachweis können höhere Kosten als bei der 20% Pauschale abgesetzt werden. Dafür müssen die beruflichen Entgelte ermittelt werden, sowie der Anteil an den Telefonkosten.

Ermittlung der beruflichen Entgelte:

Das Finanzamt verlangt eine detaillierte Auskunft über die beruflich veranlassten Gespräche. Diese Angaben müssen über einen Zeitraum von drei Monaten gesammelt werden.

In den Angaben muss das Datum und die Uhrzeit des Gesprächs bzw. der Internetverbindung vorhanden sein. Zudem muss die Nummer des Empfängers bei Telefonaten bzw. Faxen vermerkt sein, bei Internetkosten müssen die angewählten Seiten notiert sein. Es müssen ebenfalls die Kosten des Gespräches bzw. der Internetverbindung vorhanden sein, sowie der Grund des Gespräches, des Fax oder des Internetbesuches. Bei Telefonaten und Faxen müssen ebenfalls der Name des Geschäftspartners bzw. des Empfängers genannt werden.

Berechnung des beruflich genutzten Anteils und der abziehbaren Kosten:

Der beruflich genutzte Anteil wird über das Verhältnis der beruflichen Kosten zu den Gesamtkosten ermittelt. Die abziehbaren Kosten werden aus den beruflich genutzten Anteil multipliziert mit den Gesamtkosten errechnet.

20% Pauschale:

Diese Pauschale darf genutzt werden, wenn erfahrungsgemäß häufig beruflich telefoniert wird. Außendienstmitarbeiter oder Heimarbeiter zählen unter anderen zu diesen Berufsgruppen.

Damit können 20% der Telefonkosten abgesetzt werden, wobei der Betrag von 20 € nicht überschritten werden darf. Aus Vereinfachungsgründen kann eine repräsentativer Zeitraum von drei Monaten aufgezeichnet werden. Mit dieser Aufzeichnung können die durchschnittlichen Telefonkosten ermittelt werden. Diese durchschnittlichen Kosten dürfen für den Pauschalansatz dann genutzt werden. Somit entfällt die monatliche Ermittlung der 20% an den Telefonkosten.

Erstattungen des Arbeitgebers:

Der Arbeitgeber kann die Telefonkosten entsprechend der 20% Pauschale steuerfrei erstatten. Um die gesamten beruflichen Kosten zu erstatten, müssen die Bedingungen des Einzelverbindungs-nachweises eingehalten werden. Hierdurch werden die abzugsfähigen Ausgaben gemindert.

Ansetzungsverfahren für Arbeitgeber:

Wenn das Telefon mindestens 10% beruflich genutzt wird, können die daraus entstehenden Telefonkosten abgesetzt werden.¹ Dabei gilt, dass der Unternehmer den privatgenutzten Anteil als Entnahme zu buchen hat.

Um den Anteil der privaten Nutzung zu ermitteln, können verschiedene Verfahren angewandt werden. Zum einen kann durch einen Einzelverbindungsnachweis ein entsprechendes Verhältnis gebildet werden. Als Alternative gibt es dazu auch die Möglichkeit eines Pauschalansatzes. Hier wird ein Prozentsatz von 50% Privatgespräche vom Finanzamt anerkannt, für andere Verhältnisse sollten entsprechende Nachweise gebildet werden.

Für den Nachweis gelten die gleichen Bedingungen, wie bei dem Arbeitnehmer. Es muss ebenfalls die Zeit und das Datum angegeben werden, sowie der Grund des Gesprächs. Die übrigen Bedingungen des Arbeitnehmernachweises gelten ebenfalls.   


Quellen:
¹ weil das Telefon dann in das gewillkürte Betriebsvermögen aufgenommen werden kann
- T@x 2007, Hans-Ulrich Lamm, Buhl, 2006

Erstellt von Alexander Wildt am 24.08.2009

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