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Geschenke an Geschäftspartner und Mitarbeiter

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Weihnachten ist Geschenkezeit - Was beim Betriebsausgabenabzug beachtet werden muss!


Weihnachten ist Geschenke-Zeit. Was liegt also näher als auch Geschäftspartnern, Geschäftsfreunde, Kunden und Mitarbeitern das eine oder andere Geschenk machen zu wollen. Dabei stellt sich trotz aller Freude am schenken die Frage ob und inwiefern sich derartige von der Steuer absetzen lassen. Dabei gibt es große Unterschiede. Ob und wie diese abzugsfähig sind, hängt vorrangig damit zusammen für wen diese bestimmt sind. Es gibt für jede Art der Aufmerksamkeit gewisse Freigrenzen, die nicht überschritten werden sollten, damit die Buchhaltung sie noch als Betriebsausgaben bei den Steuern angeben kann.

Geschenke und Aufmerksamkeiten für Mitarbeiter / Arbeitnehmer

Wer seinen Mitarbeitern etwas zukommen lassen möchte muss folgendes berücksichtigen: Für die Steuerfreiheit beim Arbeitnehmer gilt eine Freigrenze von 40 € brutto, die nicht überschritten werden darf. Bereits eine Überschreitung von nur einem Cent führt zum kompletten Erlöschen der Freigrenze und zur Besteuerung des Geschenkes als Arbeitslohn. Außerdem würde dann der gesamte Betrag für den Arbeitnehmer auch sozialabgabenpflichtig. Das heißt, dass für diesen Betrag auch alle anderen Abgaben, wie z. B. Krankenversicherung, Lohnsteuer usw. fällig werden würden und gezahlt werden müssten. Beim Arbeitgeber kann das Geschenk dagegen auch bei Überschreiten der 40 EUR Freigrenze voll als Betriebsausgabe (Personalaufwand) angesetzt werden (§ 4 Abs. 5 Satz 1 EStG, R 4. 10 Abs. 2 EStR). 

Die Freigrenze für die Steuerfreiheit kann jedoch bei jedem persönlichen Anlass des Arbeitnehmers berücksichtigt werden. Solche Anlässe wären u.a. Geburtstag, Namenstag, Geburt eines Kindes, Kommunion oder Konfirmation eines Kindes, eventuelle bestandene Prüfungen zum Beispiel nach Fortbildungsmaßnahmen oder ähnliche Ereignisse. Auf diese Art kann die Freigrenze mehrfach im Jahr komplett ausgeschöpft werden, darf aber im Einzelfall nicht überschritten werden. Mehrfach im Monat dürfen Geschenke an den selben Mitarbeiter jedoch nicht vorkommen. Außerdem muss unbedingt der Grund des Ereignisses oder des Anlass der Aufmerksamkeit vermerkt werden. 

Für kleine Aufmerksamkeiten gibt es verschiedene Ausnahmen. So kann ein Unternehmer, der für seinen Mitarbeitern zum Beispiel Gebäck oder Getränke kostenfrei bereitstellt, diese als mindernde Sachleistungen beziehungsweise Betriebsausgaben deklarieren. Auch ein Essen, zum Beispiel nach einem besonderen Arbeitseinsatz kann zu den Aufmerksamkeiten gezählt und vom Unternehmer als mindernde Betriebsausgabe angegeben werden. 

Für Gutscheine gelten wiederum besondere Regelungen. So dürfen Gutscheine, auf denen ein fester Betrag ausgewiesen ist, nicht verschenkt werden. Diese würden, auch wenn sie die Freigrenze nicht erreichen oder überschreiten, direkt als Arbeitslohn berechnet werden. Das würde dazu führen, dass der Betrag, egal ob die Freigrenze erreicht oder überschritten wurde, für den Arbeitnehmer direkt steuer- und sozialabgabenpflichtig wäre. Wird allerdings auf einen Gutschein kein fester Betrag vermerkt, sondern nur eine Gegenleistung kann dieser Gutschein als Aufmerksamkeit an den Mitarbeiter weitergegeben werden (Beispiel ein Gutschein mit einem festen Gegenstand oder eine gewisse Menge eines bestimmten Gegenstandes).  Das kann z. B. eine bestimmte Menge eines Lebensmittels sein, ein Gutschein über ein Mal gemeinsam mit einer weiteren Person essen gehen, aber auch je nach Fahrzeug des Mitarbeiters auch 1 x voll tanken oder 1 x Ölwechsel. Sogar Dienstleistungen fallen in den Bereich, der auf den Gutscheinen zu finden sein darf. Wichtig ist dabei aber immer, dass die Freigrenze nicht überschritten wird. 

Wer seinen Mitarbeitern einen echten Gefallen tun möchte, sollte diese unter Umständen vorher fragen welcher Art das Geschenk sein soll, um sicherzustellen, dass dieser es auch gebrauchen kann. 

Weihnachtsfeier

Noch ein Weihnachtsbrauch ist eine Weihnachtsfeier. Auch hier gibt es wiederum Grenzen, die nicht überschritten werden dürfen. So sollten die Kosten der Weihnachtsfeier 110 € pro Person nicht übersteigen. Übersteigen die Kosten diese Grenze wird der Betrag direkt wieder sozial- und lohnsteuerpflichtig, außer der Arbeitgeber entrichtet direkt eine 25 prozentige pauschale Steuer auf die gesamten Kosten der Feier. Pro Jahr dürfen zwei dieser Feiern veranstaltet werden.

Egal welche Zuwendungen oder Aufmerksamkeiten man seinen Geschäftspartnern, Arbeitnehmern, Geschäftsfreunden oder Kunden angedeihen lassen möchte, wichtig ist in jedem Fall für die steuerliche Abzugsfähigkeit die Freigrenzen und Freibeträge sowie die Regelungen und Vorgaben genau zu kennen und einzuhalten.

Geschenke und Aufmerksamkeiten für Geschäftspartner

Bei Geschenken für Geschäftspartner sollte man folgendes beachten: Man darf seinen Geschäftspartnern sowohl Geld als auch Sachleistungen zum Geschenk machen. Wichtig ist allerdings dabei, dass keinerlei Gegenleistung des Beschenkten über das normale Verhältnis hinaus in Bezugnahme auf das Geschenk vorliegen darf. Das heißt zum Beispiel dass ein Handelsvertreter durchaus ein Geschenk annehmen darf, darüber hinaus aber keinerlei Sonderkonditionen, die über das normale Maß der bisherigen Gepflogenheiten hinausgehen, einräumen darf. Für Lieferanten oder ähnliche Geschäftspartner gilt das gleiche. 

Außerdem muss diese Art der Aufmerksamkeiten immer einen betrieblichen Hintergrund haben. Ein solcher betrieblicher Hintergrund wäre zum Beispiel der Geburtstag des Geschäftspartners, das Firmenjubiläum des Geschäftspartners oder ein ähnlich gelagertes Ereignis. Auch für diese Art der Aufmerksamkeiten gibt es eine Freigrenze. Diese liegt in diesem Fall bei 35 € pro beschenkter Person pro Jahr. Dabei wird dieser Betrag brutto bei Kleinunternehmern nach § 19 UStG, welche nicht umsatzsteuerpflichtig sind und netto bei allen anderen Unternehmen berechnet. Diese Grenze darf im Gegensatz zu Freibeträgen auf keinen Fall überschritten werden, da sonst der gesamte Betrag nicht abgesetzt werden kann. 

Nehmen wir folgendes Beispiel: Unternehmen A. schenkt Herrn B. zum Geburtstag eine Flasche Wein und ein Buch im Wert von 33 €. Dann kann sich Unternehmen A. die entsprechend zu leistende Vorsteuer erstatten lassen und den übrig gebliebenen Betrag als Betriebsausgaben geltend machen. Im Rahmen eines ähnlichen Ereignisses macht dann Unternehmen A. Frau E. ein Geschenk im Wert von 42 €. In diesem Fall wird die Freigrenze um ganze sieben Euro überschritten. Das führt zum kompletten Wegfall. Somit kann dieser Betrag in keinem Fall als Betriebsausgabe geltend gemacht und abgesetzt werden. 

Das gleiche gilt auch, wenn es sich bei den Geschenken nicht um irgendwelche Sachleistungen, sondern um Gutscheine oder Ähnliches, die direkt umgesetzt werden können, handelt. Somit können zum Beispiel auch Benzingutscheine bis zur Höhe der Freigrenze an Geschäftspartner verschenkt werden. Ein weiterer Punkt der unbedingt Beachtung finden sollte, ist die Tatsache, dass im Gegensatz zu Geschenken an Mitarbeiter beziehungsweise Arbeitnehmer, die Freigrenze nicht mehrfach erreicht werden darf. 

Wer also zum Beispiel seinem Geschäftspartner mehr als nur einmal im Jahr etwas zukommen lassen möchte, weil zum Beispiel ein Firmenjubiläum und ein runder Geburtstag anstehen, sollte darauf achten das beiliegende Aufmerksamkeiten gemeinsam diese Freigrenze nicht überschreiten. So müsste zum Beispiel wenn Unternehmen A. Herrn B. zum 40. Geburtstag bereits einen Gutschein über 20 € geschenkt hat und ihm zum 5. Firmenjubiläum noch ein Geschenk machen möchte darauf achten, dass der Wert des Geschenkes nicht über dem restlichen Betrag bis zum erreichen der Freigrenze liegt. Das wären in diesem Fall noch ein möglicher Höchstwert von 15 €. Alles was über dieser Grenze ist, gilt als private Ausgabe und ist nicht steuerlich abzugsfähig.

Aufmerksamkeiten für Kunden

Im Gegensatz zu Werbemitteln, wie Anzeigen in Zeitungen oder im Internet oder andere mögliche Werbung unterliegen Werbegeschenke gewissen Einschränkungen. Im Normalfall beschränkt sich die Absetzbarkeit von Werbegeschenken nur auf den Netto-Kaufpreis des entsprechenden Artikels, sowie auf die Umverpackung und den Werbe Aufdruck. Bei höherwertigen Geschenken für die Kunden wird im Einzelfall sogar verlangt, dass die Namen der Kunden komplett aufgelistet werden. Diese Maßnahme greift vor allem bei höherwertigen Geschenken für besonders treue Kunden, die zum Teil nicht direkt im Geschäft sondern nach Hause zugestellt werden. Die Verpflichtung des Auflistens der Namen entfällt allerdings für die üblichen so genannten Streuartikel, wie zum Beispiel Feuerzeuge, Kugelschreiber, Kalender, Schlüsselanhängern, Textmarker oder andere Artikel dieser Art

Diese Regelungen sollen verhindern, dass man völlig überteuerte oder zu hochwertige Geschenke als Betriebsausgabe buchen kann. Wer also Geschenke absetzen möchte, sollte darauf achten dass diese im angemessenen Rahmen bleiben. Trotzdem stellen Werbegeschenke oder Gaben für Kunden einen nicht unerheblichen Teil der Ausgaben einzelner Betriebe dar. Deswegen ist es sehr wichtig auf die vorgenannten Regelungen zu achten, damit diese Ausgaben komplett im Rahmen der vorgegebenen Richtlinien als Betriebsausgaben deklariert werden können. Diese sind somit auch steuerlich abzugsfähig und werden als Gewinn mindernd anerkannt.

Wichtig für die Abzugsfähigkeit all dieser Geschenke, Aufmerksamkeiten und Zuwendungen ist, dass diese Beträge, entweder auf einem gesonderten Konto oder aber in einer eigenen Spalte oder auch Aufstellung einzeln erfasst werden. Eine nachträgliche Umbuchung über das gesonderte Konto oder auf eine nachträglich angelegte Spalte oder Aufstellung reichen in diesem Fall nicht aus. Wer versucht eine nachträgliche Umbuchung vorzunehmen, riskiert die Anerkennung aller Beträge. 

Geschenke und deren steuerliche Behandlung

Abb. 1 Geschenke und deren steuerliche Behandlung


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letzte Änderung reimus.NET am 30.05.2014
Bild:  © PantherMedia/ Yuri Arcurs

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10.10.2013 11:43:41 - Gast

Auf welches Konto beim SKR04 wird ein gekaufter Tankgutschein gebucht?

Vielen Dank für die Nachricht!
[ Zitieren | Name ]

04.12.2013 08:24:59 - Cilli

smile:denk: Hallo,
momentan sind die Aussagen meines Geschäftsführer sund unseres Steuerberaters unterschiedlich. Es geht um die diesjährigen Weihnachtsgeschenke an uns Mitarbeiter.

Ich habe das so verstanden: Falls ein Mitarbeiter ein Geschenk für 30,-- € netto z.B. zum Geburtstag erhalten hat, kann er trotzdem im selben Jahr zu Weihnachten ein Geschenk anlässlich einer Betriebsweihnachtsfeier erhalten, wenn der Wert des Geschenkes und der verzehrte Betrag nicht mehr als 110,-- € beträgt. Dabei ist es egal, ob der Wert des Geschenks an der Feier 20,--, 40,-- oder 60,-- € hoch ist.
Vielen Dank schon mal im voraus und ein schönes W-fest.
Cilli
[ Zitieren | Name ]
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