PDF-Rechnungen und die digitale Signatur

Den meisten Rechnungsausstellern wie auch -empfängern sind die neuen Regelungen zu digitalen Rechnungen unbekannt. Wer Rechnungen per E-Mail verschicken möchte, steht vor einem großen Problem, denn viele wissen nicht, welche Voraussetzungen für den rechtmäßigen Vorsteuerabzug digitaler Rechnungen bei Sender und Empfänger erfüllt sein müssen. Die Redaktion von Rechnungswesen-Portal.de hat sich mit häufigen Fragen zu diesem Thema befasst und stellt im Folgenden die Ergebnisse bereit. Auch die Änderungen des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 werden anschließend berücksichtigt.

1. Welche Anforderungen werden derzeit an PDF-Rechnungen gestellt? Welche Verpflichtungen haben dabei Sender und Empfänger? Wie sieht die rechtmäßige Archivierung auf beiden Seiten aus?

Insbesondere durch die starren Regelungen der Umsatzsteuerrichtlinien entsteht ein großer Verwaltungsaufwand. Die UStR 184a Abs. 1 sowie § 14 Abs. 1 UStG setzen bspw. eine formlose Zustimmung des Empfängers für den Versand digitaler Rechnungen voraus. Zu beachten ist dabei, dass ein Nachweis über die Echtheit und Unversehrtheit des Inhalts vorliegen muss, um eine Manipulation ausschließen zu können. Dies kann mithilfe einer qualifizierten elektronischen Signatur, einer qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieter-Akkreditierung oder über das EDI-Verfahren bestätigt werden (§ 14 Abs. 3 UStG). Auch diese Schritte müssen lt. § 145 AO in angemessener Zeit nachprüfbar sein und auf einem nicht wiederbeschreibbaren Datenträger erfasst werden. Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU) müssen eingehalten werden.

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 muss ebenso sichergestellt werden, dass der Inhalt der Rechnung unversehrt und die Identität des Rechnungsausstellers gesichert ist. Anstelle der digitalen Signatur sollen dies innerbetriebliche Kontrollverfahren garantieren. Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, kann auf die elektronische Signatur verzichtet werden. Die Zustimmung des Empfängers sowie die Aufbewahrungspflichten gelten weiterhin.

2. Auch Fax-Rechnungen werden lt. UStG anerkannt. Weshalb werden ausgedruckte PDF-Rechnungen nicht wie Faxe behandelt? Wo liegt der Unterschied zum empfangenen Fax?

Als elektronisch übermittelt gelten auch von Fax zu Fax übermittelte Rechnungen. Diese berechtigen den Empfänger zum Vorsteuerabzug, da die Echtheit dort nicht in Frage gestellt wird (184a Abs. 5 UStR). Anders sieht es aus, wenn ein Computer bei der Versendung beteiligt ist. Vor Gültigkeit des Steuervereinfachungsgesetzes konnten in diesem Fall Unversehrtheit und Echtheit nicht mehr gewährleistet werden. Der Sender musste, wie bei der E-Mail auch, auf eine qualifizierte elektronische Signatur achten, welche der Empfänger wiederum aufbewahren muss (§ 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG).

Eine Ausnahme stellten Online-Fahrausweise dar, die nicht mit einer elektronischen Signatur abgesichert sein mussten (§ 34 UStDV). Der Vorsteuerabzug wurde bei diesen elektronischen Rechnungen nicht versagt, wenn sichergestellt war, dass eine Kontobelastung erfolgt ist (Abschnitt 184a Abs. 5 UStR). 

Da Rechnungen, die nach dem 30.06.2011 ausgestellt wurden, nun auch ohne elektronische Signatur versendet werden dürfen, entfällt auch die unterschiedliche Behandlung von Fax und Rechnung.

3. Wie sieht zurzeit die Prüfungspraxis aus? Werden PDF-Rechnungen ohne Signatur durchgängig nicht anerkannt und Vorsteuerabzüge versagt? Ist in diesem Fall eine Nachforderung von Postrechnungen ausreichend?

Insofern die Rechnung nicht mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wurde, waren die Voraussetzungen von § 14 UStG vor dem 1. Juli 2011 nicht erfüllt und Empfänger durften keine Vorsteuer abziehen. Eine Nachforderung von postalischen Rechnungen sollte stets möglich sein. Es bestand sogar ein zivilrechtlicher Anspruch, welcher nach Abschnitt 183 Abs. 5 UStR vor einem ordentlichen Gericht geltend zu machen war. Zu bedenken ist jedoch, dass über Steuerprüfungen der Rechnungssteller auch herauszufinden ist, ob lediglich unsignierte PDF-Rechnungen versendet wurden. Folglich konnten auch Rechnungsempfänger Schwierigkeiten mit dem Vorsteuerabzug bekommen. Aus diesem Grund sollte bei jeder Rechnung eine Signatur vorliegen oder eine postalische Rechnung nachgefordert werden.

Mit Beschluss vom 1. November 2011 ist der Vorsteuerabzug auch bei elektronischen Rechnungen gestattet, unter der Bedingung, dass interne Kontrollmaßnahmen durchgeführt und die Voraussetzungen des § 14 ff. UStG erfüllt werden.

4. Was kann getan werden, um einen besseren Schutz für Rechnungsempfänger vor nicht genehmigten PDF-Rechnungen zu gewährleisten?

Der günstigste Fall für die vielen betroffenen Unternehmen war eine schnelle Lockerung der Richtlinien zur digitalen Signatur. Diese ist mit dem Steuervereinfachungsgesetz rückwirkend für Rechnungen ab dem 1. Juli 2011 eingetreten. Doch auch nach diesen Regelungen muss das Einverständnis des Empfängers zum digitalen Rechnungsempfang vorliegen.

Tatsächlich gibt es Firmen, die sogar nur einen Online-Link zur Rechnung mitteilen und auf elektronischen oder postalischen Versand vollkommen verzichten. Helfen kann dabei ein genaues Beachten der Vertragsgrundlagen bzgl. des Rechnungsversandes. Wer dennoch vollkommen auf digitale Rechnungen verzichten möchte, kann bei dem Rechnungsaussteller eine Umschaltung auf Briefrechnungen vornehmen lassen.

5. Gibt es bereits Initiativen zur vereinfachten Versendung von PDF-Rechnungen? Sind demnächst Gesetzesänderungen geplant?

Am 28. Januar 2009 hat die Europäische Kommission eine Richtlinie zur Änderung der Richtlinie 2006/112/EG über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem hinsichtlich der Rechnungslegungsvorschriften vorgeschlagen. Der Richtlinienvorschlag KOM (2009) 21 soll zum 1. Januar 2013 in Kraft treten, wobei Einstimmigkeit im Rat der Wirtschafts- und Finanzminister nötig ist. Vorgeschlagen wurde u. a. eine Angleichung von Papier- und elektronischen Rechnungen, sodass auf Signaturen verzichtet werden kann. Zudem soll die Archivierungsfrist auf sechs Jahre herabgesetzt werden. Kurzfristige Änderungen waren lt. Bundesministerium der Finanzen im Umsatzsteuerrecht nicht geplant.

Am 1. November 2011 wurde schließlich das Steuervereinfachungsgesetz 2011 veröffentlicht. Mit diesem wurden die Hürden für die Versendung von digitalen Rechnungen merklich verringert. Der Rechnungsaussteller hat nun die Wahl zwischen mehreren Versandarten wie z. B. E-Mail, Download, Fax oder mit der vorher schon zugelassen elektronischen Signatur bzw. EDI-Verfahren. 

Weitere Informationen erhalten Sie unter Elektronische Rechnungen - Freiräume nutzen, Fallstricke beachten >>

Quellen: 
AO, UStG, UStR, UStDV
KOM (2009) 21
Richtlinie 2006/112/EG
GoBS, GDPdU
Steuervereinfachungsgesetz 2011

Aktualisiert am 9.01.2012

Erstellt von Sarah Depold am 26.08.2009 Bild:  © adpic

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