Anforderungen an eine Rechnung

Im §14 (4) Nr. 4 des UStG ist festgelegt, dass eine Rechnung " ... eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer) enthalten muss. In den Umsatzsteuerrichtlinien Abschnitt 185 Abs.10 wird dies, wie folgt  konkretisiert:  "Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Es ist auch zulässig, im Rahmen eines weltweiten Abrechnungssystems verschiedener, in unterschiedlichen Ländern angesiedelter Konzerngesellschaften nur einen fortlaufenden Nummernkreis zu verwenden."

Dies wurde jedoch durch eine Verfügung der OFD Koblenz ergänzt: "Die in § 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 4 UStG enthaltene Pflichtangabe einer fortlaufenden Nummer in der Rechnung macht keine zahlenmäßige Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern zwingend, da es lediglich um die Einmaligkeit der erteilten Rechnungsnummer geht. Die Anforderungen an die Rechnung sind vor dem Hintergrund zu interpretieren, dass es um die Verhinderung eines ungerechtfertigten Vorsteuerabzugs geht. Diesbezüglich reicht die Einmaligkeit der Nummerierung aus (Abschn. 185 Abs. 10 UStR)."

Seit 01.11.2010 gilt der Umsatzsteuer-Anwendungserlass, der die bisherigen Umsatzsteurrichtlinien ablöst. Hier ist nun im Abschnitt 14.5 Abs.10 Satz 4 der Sachverhalt wie folgt geregelt: "Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend." 

Demnach kann das System der Rechnungsnummern-Vergabe relativ willkürlich sein. Auch größere Zählschritte als 1 sind grundsätzlich möglich, z.B. immer jede zweite Nummer, also 1, 3, 5 .... Viele Fakturierungs-Software-Lösungen oder Warenwirtschaftsprogramme können die Rechnungsnummern um einen zufälligen Wert erhöhen, der zwischen zwei voreingestellten Grenzen liegt. Mit derartigen Lücken zwischen den Rechnungsnummern wird häufig bei Mitgliedsbeiträgen oder Verlagsprodukten verfahren. Durch den hohen Startwert und die großen Sprünge erschwert der Unternehmer es seinen Wettbewerbern, geheime Unternehmenswerte wie Verkäufe, Auflage, Gesamtzahl der Mitglieder oder deren Zuwachs innerhalb eines Zeitraums zu schätzen. Durch eine zufällige Nummernfolge wird kein Muster erkennbar. Zweistellige Zählschritte verringern außerdem die Zahl von Fehlern, vor allem durch Zahlendreher. Denn alle Rechnungsnummern unterscheiden sich durch mindestens zwei Ziffern statt durch mindestens eine. Dies kann hilfreich sein beim Abheften oder Raussuchen schriftlicher Briefwechsel, beim Zuordnen von Überweisungen etc. .

Wichtig ist nur, dass die jeweilige Rechnungsnummer nur einmalig vergeben wurde. Zu beachten ist jedoch, dass bei Lücken in der Abfolge von Rechnungsnummern, z.B. bei einem System von eins hochzählend, den Prüfer im Falle einer Betriebsprüfung zu Nachfragen veranlassen wird. Können diese Lücken, die z.B durch technische Fehler bei Softwareupdates oder Umstellungen enstehen können, nicht gut begründet werden, kann es zu Hinzuschätzungen kommen. In diesem Fall würde i.d.R. der durchschnittliche Rechnungsbetrag aus allen Rechnungen für jede fehlende Rechnungsnummer zugrundegelegt werden und zum Gewinn hinzugerechnet werden.