Der Eigenbeleg - Letzte Rettung für den Steuerabzug

Wenn ein Beleg verloren geht, ist auch der Steuerabzug futsch. Doch manchmal hilft ein Eigenbeleg. Allerdings verlangt das Finanzamt dann eine ordentliche Buchführung und einen plausiblen Grund. 

Eigentlich ist dies oder das steuerlich absetzbar. Aber wo ist der Beleg? Ohne Originalbelege stehen Privatleute und Unternehmen vor einem Problem. Das Finanzamt verlangt Nachweise für berufliche oder betriebliche Aufwendungen, die den gesetzlichen Anforderungen an eine Rechnung genügen. Ausgenommen sind allein Kostenpositionen, für die Pauschalen gelten. Doch nicht immer geht mit dem Beleg auch der Steuerabzug verloren. In Ausnahmefällen dürften Steuerzahler ersatzweise Eigenbelege ausstellen, erklärt der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC). Gleichzeitig rät der Verband in einer Pressemitteilung zur Vorsicht: "Steuerzahler sollten Eigenbelege sehr sorgfältig ausstellen", rät Uta-Martina Jüssen, Mitglied im Präsidium des BVBC. "Sie werden nur anerkannt, wenn die Ausgaben betrieblich oder beruflich notwendig und in ihrer Höhe glaubwürdig sind." 

Hohe Anforderungen an den Eigenbeleg

Der Fiskus schreibt für Eigenbelege keine spezielle Form. Dennoch sollten Steuerzahler auf dem Eigenbeleg die folgenden Angaben festhalten, rät der BVBC:
  • Zweck der Ausgabe
  • Betrag
  • Datum der Zahlung
  • Zahlungsempfänger
  • Datum der Belegerstellung
  • Erläuterungen zum Sachverhalt

Die Richtigkeit der Angaben bestätigt der Aussteller mit seiner Unterschrift. Eigenbelege wecken Misstrauen. Deswegen sollten sich Steuerzahler auf Nachfragen vom Finanzamt einstellen und daran denken: Einen Anspruch auf Anerkennung von Eigenbelegen gibt es nicht. "Die Finanzbehörden erkennen Eigenbelege nur als Notlösung an", betont BVBC-Expertin Jüssen. "Je ordentlicher die Buchführung und je plausibler der Grund für das Fehlen eines Belegs ist, desto eher wird das Finanzamt den Beleg akzeptieren."

BVBC: Eigenbelege für Kleinbeträge unbedenklich

Eigenbelege für Kleinbeträge bis zu 150 Euro brutto seien in der Regel unproblematisch, heißt es beim BVBC. Dies gelte insbesondere für Zahlungen, die über ein Konto erfolgt seien. Schließlich existiere dann ein Bankauszug als Nebenbeleg. Schwieriger sind Barzahlungen. Eigenbelege für Barzahlungen sollte der Steuerzahler um weitere Nachweise ergänzen, wenn er solche weiteren Nachweise besitzt. Fehlt etwa eine Portoquittung, kann eine Kopie des Briefes oder Pakets die entstandenen Kosten beweisen. Einige Kleinausgaben lassen sich ohnehin nur per Eigenbeleg von der Steuer absetzen. Trinkgelder oder Garderobengebühren anlässlich einer Bewirtung wird ein Unternehmer nicht quittiert bekommen.

Beim Vorsteuerabzug gilt kein Eigenbeleg

Bei größeren Ausgaben sollten sich Steuerzahler einen Ersatzbeleg beschaffen und darauf den Verlust des Originalbelegs festhalten. Damit gehen sie Auseinandersetzungen mit den Finanzbehörden aus dem Weg und erhalten einen Beleg für den Gewährleistungsfall. Für Unternehmen ist die Anforderung von Ersatzrechnungen besonders dringlich. Für die Umsatzsteuervoranmeldung brauchen sie eine ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer. Nur eine Ersatzrechnung rettet den Vorsteuerabzug, wenn der Originalbeleg verloren gegangen ist. Mit Eigenbelegen ist grundsätzlich kein Vorsteuerabzug möglich. Schnell lassen Unternehmen hohe Vorsteuerbeträge liegen. "Eigenbelege sollten immer nur als Notlösung in Frage kommen", betont BVBC-Expertin Jüssen

letzte Änderung W.V.R. am 16.08.2018
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Quelle:  BVBC
Bild:  panthermedia.net / Randolf Berold

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Der Autor:
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg betreut als Redakteur die Fachportale der reimus.NET sowie das Controlling-Journal. Der gelernte Zeitungsredakteur arbeitete als Wirtschafts- und Verbraucherjournalist für verschiedene Onlinemedien und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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