Rückstellungen für die Archivierung von Geschäftsunterlagen

Im § 257 HGB hat der deutsche Gesetzgeber für alle Kaufleute verpflichtend festgelegt, welche Geschäftsunterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen. Demnach sind 10 Jahre aufzubewahren:

• Handelsbücher
• Inventare
• Eröffnungsbilanzen
• Jahresabschlüsse
• Lageberichte
• Buchungsbelege

Unterlagen, die mindestens 6 Jahre archiviert werden müssen, sind:

• Handelsbriefe
• Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe

Für Kosten, die im Zusammenhang mit der Aufbewahrung der verschiedenen Geschäftsunterlagen entstehen, müssen Rückstellungen gebildet werden, um die finanziellen Belastungen der Archivierung vorhandener und zukünftig noch hinzukommender Unterlagen tragen zu können. Da eine öffentlich-rechtliche Pflicht zum Aufbewahren bestimmter Belege besteht und das Nichtbefolgen dieses Gesetzes sanktioniert wird, hat der Bundesfinanzhof am 19.08.2002 (BStBl 2003 II S. 131) die Passivierungspflicht dieser Rückstellungen festgestellt. So soll das ordnungsgemäße Archivieren gewährleistet und der Unternehmer vor Strafen geschützt werden.  

Die Höhe der Rückstellung ergibt sich aus den Vollkosten, die für die Aufbewahrung in einer Periode anfallen, d.h. sie umfassen sämtliche Einzelkosten und Teile der notwendigen Gemeinkosten. Dies können Raum- und Personalkosten sein, aber auch Kosten für die Anschaffung bestimmter Hard- und Software, EDV- oder Verwaltungskosten. Kosten für die Aufbewahrung nicht in § 257 geregelter Unterlagen, dürfen nicht in dieser Rückstellung angesetzt werden.

Erstellt von Redaktion RWP am 29.12.2008

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