Hotelrechnung mit Frühstück

Wie wird/wurde denn das Hotel bezahlt ? Zahlt der Mitarbeiter das Frühstück in die Kasse ein, weil du Kasse buchst ?

Gruß

Maik

Hallo Kerstin,

bei deiner Beschreibung passt etwas nicht zusammen. Einerseits sagst du das die Hotelrechnung bezahlt wurde und andererseits das die Verpflegungspauschale um das Frühstück gekürzt wurde. Wie kommt dein Chef darauf das Frühstück zu kürzen, wenn er mit den Kosten garnicht belastet ist ? Oder hat er die gesamte Rechnung also Übernachtung und das Frühstück bezahlt ? Dann läge nämlich ein Sachbezug in Form freier Verpflegung vor.

Ferner wäre noch wichtig zu wissen, wer die Buchung veranlasst hat, also wer Vertragspartner des Hotels war.

MfG

Aza

Da hier im Forum innerhalb einer Woche mehrfach die Frage bezüglich der Reisekostenerstattung, speziell der Übernachtung mit Frühstück auftauchte, hier erstmal ein kurzer Überblick bezgl. der derzeitigen Rechtslage.


Essen und Trinken, also die Verpflegung, sind Kosten der privaten Lebensführung. Ein Arbeitnehmer kann sie daher auch nicht als Werbungskosten in seiner ESt-Erklärung absetzen. Die im Zusammenhang mit einer dienstlich verursachten Auswärtstätigkeit höheren Kosten für Verpflegung (sog. Verpflegungsmehraufwand) hingegen, sind als Werbungskosten absetzbar, R 9.4 Abs 1 S. 1 LStR Allerdings nur in Höhe der in § 4 Abs. 5 S.1 Nr. 5 EStG genannten Pauschbeträgen ( § 9 Abs. 5 EStG).

Der Arbeitgeber kann, wenn er nett ist, die Verpflegungskosten dem Arbeitnehmer erstatten.
Diese Erstattung bewirkt nun aber, dass der Arbeitnehmer eine Einnahme erlangt die nicht in Geld besteht; also einen Sachbezug in der Form freier Verpflegung. Sachbezüge sind dem Grunde nach Arbeitslohn und somit steuer- und sv-pflichtig.
Von dieser Besteuerung ist die Erstattung von Verpflegungskosten gem. § 3 Nr. 16 EStG; H 9.6 LStH befreit, sofern die als Werbungskosten abzugsfähigen Pauschbeträge nicht überschritten werden.
Ein Werbungskostenabzug für den Arbeitnehmer ( siehe oben) entfällt dann allerdings, denn er ist ja nicht mehr mit den Mehrkosten der Verpflegung belastet !
Der Arbeitgeber kann auch höhere Beträge als die Pauschbeträge zahlen. Nach §40 Abs.2 Nr.4 EStG kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer für zusätzlich vergütete Verpflegungsaufwendungen mit einem Pauschsteuersatz von 25% erheben, soweit diese Verpflegungsaufwendungen die steuerfrei erstattbaren Pauschbeträge um nicht mehr als 100% übersteigen. Die Pauschalierung mit 25% löst Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus.
Übersteigt die Erstattung die 100 % Grenze erfolgt die Besteuerung ganz normal nach den in der Lohnsteuerkarte vermerkten Merkmalen.

Soweit die Ausgangslage.


Nach alter Rechtslage (bis 2009) musste der Arbeitgeber bei offenem Ausweis des Frühstücks in der Rechnung, dieses Frühstück in voller Höhe von den Gesamtkosten abziehen und konnte dann den Restbetrag steuerfrei dem Arbeitnehmer erstatten. Erstattet er den gesamten Rechnungsbetrag, liegt bezüglich der Kosten für die Verpflegung ein Sachbezug, also steuerpflichtiger Arbeitslohn vor (ungeachtet von Pauschalierungsmöglichkeiten). Zusätzlich konnte er dann noch den Verpflegungsmehraufwand steuerfrei erstatten.
Waren Übernachtungskosten und Frühstück in einem Preis ausgewiesen, mussten 4,80 € (20% des Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei 24 Stunden Abwesenheit) für das Frühstück abgezogen werden ( 9.7 Abs. 1 S. 4 LStR 2008).
Dies ist natürlich oftmals günstiger, als wenn man den gesamten Betrag für das Frühstück abziehen müsste.


Durch das 2009 beschlossene Wachstumsbeschleunigungsgesetz änderte sich der Umsatzsteuersatz für Beherbergungsleistung von 19 % auf 7 %. Alle anderen Umsätze – also auch das Frühstück – waren davon nicht betroffen. Hier blieb es bei dem Steuersatz von 19 %.
Um eine ordnungsgemäße Rechnung i. S. d. UStG zu erstellen, mussen die Hotelbetreiber nunmehr immer das Frühstück getrennt von der Beherbergungsleistung ausweisen.
Damit war für die Bewertung des Frühstücks die oben erwähnte „20 % - Methode“ obsolet.

Die Finanzverwaltung hat darauf mit diesem BMF-Schreiben vom 5. März 2010 reagiert, welches der neuen Rechtslage angemessen Rechnung trägt.

Danach kann der geldwerte Vorteil wieder mit 4,80 Euro angesetzt werden. Voraussetzung ist aber, dass die Hotelleistungen, die nicht zu den Übernachtungsleistungen zählen und damit dem allgemeinen Umsatzsteuersatz von 19 % unterliegen in einem Sammelposten (sog. "Business Package“) zusammengefasst werden.  

Zu diesem Sammelposten, dessen Entgeltanteil auf der Rechnung in einem Betrag auszuweisen ist, zählen zum Beispiel:  

• Abgabe eines Frühstücks
• Nutzung von Kommunikationsnetzen
• Reinigung und Bügeln von Kleidung, Schuhputzservice
• Transport zwischen Bahnhof/Flughafen und Unterkunft
• Transport von Gepäck außerhalb des Beherbergungsbetriebs
• Überlassung von Fitnessgeräten
• Überlassung von Plätzen zum Abstellen von Fahrzeugen

Behält nun der Arbeitgeber von diesem Sammelposten 4,80 Euro ein, kann er den verbleibenden Teil des Sammelpostens als Reisenebenkosten lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei an den geschäftsreisenden Mitarbeiter auszahlen.


Der eigentliche Knaller steht aber am Ende des BMF-Schreibens ( ab RZ 17 ). In einem Vorgriff auf die – mittlerweile in Kraft getretene – Änderung der LStR, kann ein in Verbindung mit einer Übernachtung gewährtes Frühstück bei einer Auswärtstätigkeit mit dem entsprechenden Sachbezugswert nach der SvEV angesetzt werden, wenn die Übernachtung und das Frühstück vom Arbeitgeber veranlasst wurde.
Für diesen Fall kommt es nicht darauf an, wie die einzelnen Kosten in der Rechnung ausgewiesen sind (Höhe des Frühstückspreises oder Sammelposten für Nebenleistungen neben der Beherbergungsleistung ).
Für den Ansatz des Sachbezugswertes bestehen zwei Möglichkeiten. Zum einen kann die Versteuerung als laufender Arbeitslohn über die Lohnabrechnung erfolgen. Zum anderen ist eine Verrechnung mit den Reisekosten in der Form möglich, dass der Verpflegungsmehraufwand gekürzt wird.

Auszug aus BMF-Schreiben:
Ein in Verbindung mit einer Übernachtung gewährtes Frühstück bei einer Auswärtstätigkeit ist im Sinne des R 8.1 Absatz 8 Nummer 2 LStR 2008 grundsätzlich vom Arbeitgeber veranlasst (abgegeben), wenn

die im Interesse des Arbeitgebers unternommene Auswärtstätigkeit zu der Übernachtung mit Frühstück führt und die   Aufwendungen deswegen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden,

die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und

der Arbeitgeber oder eine andere durch den Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich beauftragte Person die Übernachtung mit Frühstück bucht (z. B. über das elektronische Buchungssystem des Hotels) und eine entsprechende Buchungsbestätigung des Hotels vorliegt; die Buchung der Übernachtung mit Frühstück durch den Arbeitnehmer wird anerkannt, wenn dienst- oder arbeitsrechtliche Regelungen dies vorsehen - z. B. in Fällen einer nicht vorhandenen Reisestelle -.

Nach der neuen Rechtslage hat der Arbeitgeber bei von ihm veranlasster Übernachtung mit Frühstück nunmehr ein Wahlrecht, entweder er kürzt den Sammelposten um die darin enthaltenen Frühstückskosten und zwar i.H. von 4,80 pro Tag und Frühstück oder er setzt den Sachbezugswert für die Mahlzeit an. Der beträgt in 2011 kalendertäglich 1,57 € für ein Frühstück.

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Was das für dein Problem bedeutet, insbesondere wie man das Verbuchen kann, schreibe ich morgen. Jetzt bin ich leider zu müde  :sleep:

MfG

Aza

Zu deinem Fall:

Entscheidend ist, wie sich der Sachverhalt wirklich darstellt ! Nachdem was du geschrieben hast, gehe ich von folgendem Sachverhalt aus:

1. Der ArbG hat das Hotel mit Frühstück gebucht.
2. Die Rechnung des Hotels geht an den ArbG und sie ist auf sein Unternehmen ausgestellt
3. Auf der Rechnung sind Übernachtung und Frühstück getrennt ausgewiesen. Ein Sammelposten für Nebenleistungen incl. Frühstück ist nicht auf der Rechnung ausgewiesen.Es sind zwei Steuersätze, einmal 7 % und einmal 19 % seperat auf der Rechnung ausgewiesen.
4. Die Rechnung wurde vom Arbeitgeber per Bank beglichen/ bezahlt
5. Der ArbG gewährt dem Arbeitnehmer für die Reise eine VMA-Pauschale für mind. 24 Stunden i.H.v.  24 €
6. Der ArbG setzt die Verpflegungskosten in voller Höhe und nicht mit dem amtlichen Sachbezugswert an.

Die Buchungen erfolgen mit SKR 03. Mangels Angabe unterstelle ich Kosten für Übernachtung von 80 €, darauf entfallende Umst 7 % von  5,60 € und für das Frühstück 6,30 € zzgl Umst 19% 1,20 €.


Da dein Chef (Arbeitgeber) die Buchung vorgenommen hat, gilt die Übernachtung und das Frühstück als durch den Arbeitgeber  veranlasst.
Dadurch kannst du beides als Betriebsausgabe verbuchen.

Nach § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG hat der Unternehmer einen gesetzlichen Anspruch auf den Vorsteuerabzug, wenn seine ArbN aus dienstlichen Gründen übernachten. Voraussetzung ist allerdings, dass der Unternehmer – und nicht der ArbN – Empfänger der Übernachtungsleistung des Hotels usw. ist. Leistungsempfänger ist regelmäßig der Auftraggeber oder Besteller einer Leistung (vgl. Abschn. 192 Abs. 16 UStR).
Dein Chef gilt hier als Leistungsempfänger. Für die Übernachtung kannst du folglich die VorSt ziehen.

Der Unternehmer (ArbG) kann den Vorsteuerabzug aus Verpflegungskosten seiner ArbN nur in solchen Fällen in Anspruch nehmen, in denen die Verpflegungsleistungen anlässlich einer unternehmerisch bedingten Auswärtstätigkeit des ArbN vom ArbG empfangen und in voller Höhe getragen werden. Außerdem müssen die Verpflegungsaufwendungen durch Rechnungen mit gesondertem USt-Ausweis auf den Namen des Unternehmers belegt sein. Das bedeutet, dass der Unternehmer – und nicht der ArbN – Leistungsempfänger der Verpflegungsleistungen der Restaurants usw. sein muss. Damit der Unternehmer Leistungsempfänger wird, ist es erforderlich, dass der Unternehmer die Speisen und Getränke entweder selbst bestellt oder aber – bei einer Bestellung durch den ArbN – dass die Speisen und Getränke mit rechtlicher Wirkung für das Unternehmen bestellt werden (vgl. Abschn. 192 Abs. 16 UStR).
Dein Chef hat das Frühstück bestellt und bezahlt. Die Rechnung läuft auf seinen Namen. Die Umst ist ordnungsgemäß ausgewiesen. Du kannst die VorSt  für das Frühstück in voller Höhe abziehen.

Buchungssatz:

4666 Reisekosten AN
         (Übernachtungskosten)              80,00
4660 Reisekosten AN       6,30
1571 VorSt 7%      5,60
1576 VorSt 19%    1,20                  an    1200 Bank       93,10


Von der VMA-Pauschale  ziehst du den Frühstücksanteil ab, so daß du den geldwerten Vorteil des Arbeitnehmer neutralisierst. Hier hätte es auch gereicht das Frühstück mit 1,57 € anzusetzen und diesen Betrag von der Pauschale abzuziehen oder eben im Rahmen der Lohnabrechnung als Sachbezug zu versteuern.
Dein Chef will das aber offensichtlich nicht. Daher zahlt er an den ArbN

24 - 6,30 = 17,70

4664 Reisekosten AN
         (Verpflegungsmehraufwand)     17,70       an        Kasse   17,70


Bemerkung:
Früher musste man das Frühstück als nicht abzugsfähige BA erfassen. Durch die neue Rechtslage scheint es nun möglich zu sein diese Kosten als BA  zu erfasssen, wenn der ArbG die Übernachtungskosten mit Frühstück veranlasst hat. Ich glaube nicht, dass das so wirklich vom Gesetzgeber bzw. der Finanzverwaltung gewollt ist. Die neuen BMF-Schreiben und Richtlinien wollten m.E. lediglich den Umgang mit der LSt in diesen Fällen vereinfachen. Schauen wir mal, ob es in Zukunft nochmals eine Änderung gibt. das ist aber nur meine persönliche Meinung   .

MfG

Aza