Ablage Buchhaltungsbelege

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Ablage Buchhaltungsbelege, Änderung des bestehenden Ablagesystems
Hallo alle zusammen  :wink1:

ich benötige mal eure Hilfe! Seit wir einen neuen Chef haben, gibt es einige Veränderungen unter anderem haben wir jetzt einen Steuerfachangestellten der uns nebenberuflich beim Jahresabschluss etc. unterstützen soll. Dieser möchte nun unser Ablagesystem komplett verändern, so wie er es immer handelt. Mir ist bekannt, dass Steuerberater in der Regel ein gänzlich anderes Ablagesystem haben als die reguläre Buchhaltung.

Als ich damals in dem Betrieb angefangen habe, habe ich eine absolut chaotische Buchhaltung und Ablage vorgefunden. Damals habe ich die Ablage und Kontierung wie folgt abgeändert:

ER mit eigenem Nummernkreis (ER1203006) ebenso für die LoBu, AR; Bank, Kasse etc. Entsprechend sind die Belege auch in eigene Order gewandert immer nach Monaten sortiert. Bei damaligen Steuerprüfungen war da FA hellauf begeistert, da alles nachvollziehbar und ohne Suchen aufzufinden war. Hatte zur Folge, dass der Prüfer nicht durch sämtliche Ordner musste (und dann plötzlich noch auf andere Sachen gestoßen ist die er sonst nie gesehen hätte) und nur noch Stichprobenartig nachgesehen wurde oder wenn etwas unklar war.

Jetzt soll ich für jeden Kreditor und Debitor einen eigenen Ordner machen, jahresübergreifend. Das ist doch nicht händelbar, da müsste ich dem nächsten Prüfer ja so ....  200 oder mehr Ordner hinstellen?!?!    :denk:

Wie sieht das denn bei euch in den Betrieben aus? Gibt es hier irgendeine "offizielle" Handhabung oder ähnliches auf dass ich beim nächsten Gespräch verweisen kann.

Das größte Problem ist, dass "der Neue" mir dem Steuermenschen privat gut kann und sich von daher die eine oder andere Flause in den Kopf setzen lässt, was meinen Standpunkt erheblich erschwert.  :cry:
Hallo Momo,

also ich war in meinem Berufsleben schon bei einigen Firmen und Steuerbüros tätig, jedoch habe ich von einer derartigen Belegablage,
wie es dein "Neuer" verlangt, noch nicht gehört und gesehen. Diese Ablage könnte ich mir nur bei einem Unternehmen vorstellen, das eine sehr über-
schaubare Anzahl von Kunden und Lieferanten hat. Die meisten Unternehmen legen in ihrer Buchhaltung Belegarten für Kreditor,
Debitor, Bank, Kasse .. an und vergeben beim erfassen der Belege interne Belegnummern, nach denen auch die Ablage erfolgt. Ein
BP wird sich bei seiner Prüfung gezielt bestimmte Belege heraussuchen, die v. Buchhalter dem Prüfer vorgelegt werden. So kann der
Prüfer nur Belege sehen, die er ausdrücklich anfordert. Dein "Neuer" hatte bei seiner Tätigkeit in der Steuerkanzlei scheinbar einen sehr
überschaubaren Mandantenkreis, bei dem für jeden Debitor und Kreditor ein eigener Ordner angelegt wurde. Wir haben in der Firma
ca. 600 Kreditoren, wenn ich für jeden Kreditor einen eigenen Ordner anlegen würde, käme ich sicher in das Guinessbuch der Weltrekorde.
Dein bisheriges Ablagesystem ist völlig o.k.!! :D

VG
Hans
:wink1: Morgen Hans,

erst mal vielen Dank für die Rückmeldung! Hab schon gedacht, bei den vielen Lesern macht keiner eine Ablage ob der vielen Antworten  :green:

"wenn ich für jeden Kreditor einen eigenen Ordner anlegen würde, käme ich sicher in das Guinessbuch der Weltrekorde. "  Ja so hab ich mir das auch gedacht  :D

"Ein BP wird sich bei seiner Prüfung gezielt bestimmte Belege heraussuchen, die v. Buchhalter dem Prüfer vorgelegt werden. So kann der
Prüfer nur Belege sehen, die er ausdrücklich anfordert."  Genau, das ist nämlich noch die sehr viel wichtigere Feststellung :!:

Dann bin ich ja doch auf dem richtigen Weg mit "meinem Ablagesystem", jetzt muss ich nur noch die Chefetage davon überzeugen.
Zitat
Hans66 schreibt:
Wir haben in der Firma
ca. 600 Kreditoren, wenn ich für jeden Kreditor einen eigenen Ordner anlegen würde, käme ich sicher in das Guinessbuch der Weltrekorde.

Bei uns in der Firma ist dies ebenfalls der Fall! . Bei uns wird auf eine weitestgehende Automatisierung von Kreditoren und Debitoren großen Wert gelegt, sodass  lediglich nur noch die Rechnungssumme, das Datum der Rechnung und die Rechnungsnummer oder ein anderes Unterscheidungsmerkmal erfasst werden muss.
Was mich mal interessieren würde: Was benutzt ihr an Buchhaltungssoftware? Wir sind mit unserer Software nicht mehr ganz so zufrieden und suchen jetzt nach Alternativen.

Gruß
Hirschin  :wink1:
Bearbeitet: Redakteur - 17.07.2013 15:47:52 (SEO-Spam)
:wink1:

Buchhaltungssoftware?  :o   Oh, nja das ist so ein Problem (hab hier, als ich angefangen hab, so den einen oder anderen Post deshalb veröffentlicht  :oops: ). Wir haben bisher Office + verwendet (kann ich nur dringend von abraten!!!)

Wir steigen dieses Jahr auf Lexware financial Office pro premium um, das heißt wir fangen gerade damit an und haben uns entschlossen, dieses Jahr komplett abzubilden, damit wir am Jahresende nicht wieder die gleichen Probleme haben wie die letzten Jahre.

Da ihr aber ein wesentlich größeres Unternehmen seid (Anhand der Kreditoren) denke ich ist das für euch zu wenig. Empfehlenswert (von SAP abgesehen) ist aber auch Navision (heißt mittlerweile Nav oder so ähnlich), damit haben wir in der alten Firma gearbeitet bzw. mussten darauf auf Wunsch des Mutterkonzerns umstellen.

Ja, so wie ihr das handhabt hab ich mir das auch vorgestellt. Irgendwie verstehe ich nicht was der "Steuermensch" will, liegt wohl daran dass seiner Meinung nach nur gut ist was er sagt und tut. Nennt man glaube ich Profilierungssucht!
Bearbeitet: Momo - 18.07.2013 10:44:12 (schreibfehler)
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