Ausweisen von Kassendifferenzen

Hallo zusammen,

ich habe für meine Kaffeebar eine offene Ladenkasse. Die Einnahmen werden als Strichliste zu jedem Produkt geführt, was vielleicht ein bisschen anachronistisch ist, aber nun immerhin den ständigen Bonausdruck erspart. Ich möchte nun in meinem Kassenbericht, der in Form einer elektronischen Tabelle erstellt wird, die Kassendifferenzen zwischen "Soll" und "Ist" ausweisen.

Die Kasse weist zu jedem Produkt Preis, USt. und die Anzahl der verkauften Einheiten aus (wie nennt man Letztes eigentlich?)- das ist zwar bei offenen Ladenkassen nicht vorgeschrieben, möchte ich aber zur besseren Übersicht trotzdem machen. Daneben werden noch Mehrzweckgutscheine verkauft, deren Verkauf USt-frei erfasst wird (Zahlungsmitteltausch, aufgeführt in separatem Konto) und die entsprechenden Einlösungen der MZ-Gutscheine mit USt Erfassung bei jedem Produkt, analog den Barzahlungen, wobei Restbeträge auch bar bezahlt werden können (mit entsprechender Verbuchung als Bareinnahme).

Aus diesen Grundaufzeichnungen ergeben sich dann die meisten anderen Größen, außer der "Tageseinnahme Ist", welche u.a. die Auszählung der Kasse darstellt.


Dazu ein paar Fragen:

1) Nach meinen bisherigen Informationen wird in Standardkassenberichten gar kein Differenz ausgewiesen. Das wundert mich insofern, als dass die Finanzämter insbesondere auf die Kasse ein Augenmerk legen. Wie wird dabei üblicherweise die Soll-Ist Differenz bestimmt? Und warum ist die Ausweisung einer Differenz kein "Standard", denn auch für den Unternehmer ist diese Information ja wichtig?

2) Beim üblichen Schema des Kassenberichts dürften sich m.E. immer Probleme mit dem realen, konkreten Ablauf des "Kassenhandlings" ergeben. Ich versuche das mal zu erläutern:

Das übliche Schema des Kassenberichts (Quelle: Kassenschema):
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

 Gezählt: Kassenbestand am Ende des Tages laut Zählprotokoll
- Kassenbestand zu Tagesanfang (bzw. am Ende des Vortages), also das Wechselgeld
- Privateinlagen
+ Entnahmen (Privatentnahme, Einzahlung auf Bankkonto)
+ aus der Kasse bar bezahlte Betriebsausgaben
= Tageseinnahme [Bruttoeinnahmen des Tages; "Tageseinnahme Ist"]

- Einnahmen für ausgestellte Mehrzweck-Gutscheine
= Bruttobetrag der Erlöse [Umsätze]


Das Problem liegt hier für mich im "Endbestand der Kasse":

Denn es gibt ja "mehrere Endbestände"- wenn man der "Kassenlogistik" folgt, wird das klar: Abends, nach Geschäftsschluss, wird die Kasse gezählt, d.h. alles, was in der Pralinendose ist. Dieser Betrag wird im Zählprotokoll erfasst. Es ist der "Endbestand", so, wie er in der Kasse ist. Dafür gibt es aber keine Bezeichnung, zumindest dann nicht, wenn wie (wahrscheinlich) üblich verfahren wird, denn es verbleibt wieder ein feststehender Betrag als Wechselgeld für den nächsten Tag- die Differenz wird entnommen (als Privatentnahme oder für eine Bankeinzahlung). Somit ist es der verbleibende Wechselgeldbetrag für den nächsten Tag, der letztlich den "Endbestand der Kasse" darstellt.

Die Verwirrung könnte doch einfach gelöst werden, indem man zwei unterschiedlich definierte Endbestände einführt, z.B. Kassenendbestand I (wie ursprünglich nach Geschäftsschluss gezählt) und Kassenendbestand II (das, was ganz am Ende in der Kasse verbleibt).

Warum macht man das nicht?


3) Zum Problem der Kassen- Soll-/ Ist- Differenz:

Ich hatte bisher in meinen Kassenberichten keine Differenzen ausgewiesen, was auch nie beanstandet wurde. Allerdings ist es offensichtlich unglaubwürdig, wenn in einer Kaffeebar am Ende des Tages keinerlei Differenz zu verzeichnen wäre. Die Anzahl der kleinen Transaktionen ist viel zu hoch und das Zählen des Bargelds mit Wechselgeldherausgabe viel zu fehlerbehaftet. Auch habe ich für die Mitarbeiter keine Mankoregelung getroffen, die auch praktisch unmöglich umzusetzen wäre (dann müsste jeder seine spezifische Kasse haben wie im Supermarkt, was ich aber nicht eingeführt habe).

Das Ergebnis der Zählung, siehe oben, ist die Tageseinnahme [Bruttoeinnahmen des Tages; "Tageseinnahme Ist"]

Dieser muss ich eine rechnerische Referenzgröße gegenüberstellen, die ich dann mal "Tageseinnahme Soll", damit überhaupt eine Differenz dargestellt werden kann. Diese "Tageseinnahme Soll" existiert aber anscheinend "offiziell" gar nicht, was mich ebenfalls wundert.

Warum ist das so? Denn nur mit dieser Bezugsgröße lässt sich doch die Kassendifferenz darstellen?  


Jedenfalls habe ich diese "Tageseinnahme Soll" so berechnet:
----------------------------------------------------------------------------------------

 Gesamtumsatz brutto
+ Mehrzweckgutscheinverkauf
-  Zahlung mit Mehrzweckgutschein (jew. 7% und 19%)

Die Zahlung mit den MZ-Gutscheinen wird abgezogen, weil sie keine Tageseinnahme darstellen, sondern lediglich umsatzsteuerlich erfasst sind und hier vom "Gesamtumsatz brutto" ausgegangen wird (die dazugehörige Tageseinnahme wurde ja beim MZ-Gutscheinverkauf erzielt, dann aber ohne USt.). Die evtl. Restbeträge zu den MZ-Gutscheinzahlungen sind Einnahmen wie alle übrigen Bareinnahmen.

So, jetzt endlich sind wir bei der konkreten, von mir zusammengebastelten Kassendifferenz, welche ist:

Kassendifferenz Tageseinnahme = Tageseinnahme Ist - Tageseinnahme soll


Ist das soweit nachvollziehbar und richtig?


4) Was soll nun mit dieser Differenz geschehen?

Wie oben dargestellt, ist in diesem Fall eine "genau stimmende" Kasse völlig unglaubwürdig. Die Differenzen, die wohl von manchen Steuerberatern manchmal als möglich genannt werden, sind mit wenigen Cent auch eher bescheiden. Sicherlich sollte die Differenz keinen höheren zweistelligen oder gar dreistelligen Betrag haben. Welche Sichtweisen gibt es zu diesem Thema?

Was mich interessiert: welche Möglichkeiten gibt es nachdem eine Differenz festgestellt wurde?

Sehe ich es richtig, dass es hier getrennt Wege gibt? Einmal könnte die für die Kasse verantwortliche Person die Konsequenzen tragen und evtl. Fehlbestände selbst ausgleichen. Würden diese dann trotzdem noch ausgewiesen? Oder ist die Kasse damit "glattgestellt"?

Wenn der Unternehmer die Fehlbestände ausgleicht, so tut er dies ggf. für einen Mitarbeiter, wofür es anscheinend besondere Regelungen gibt (siehe auch hier: Kassenfehlbestände)

Ich habe sie nun jeweils in den Kassenberichten ausgewiesen, was vorher nicht geschah und ein "Ausgleich" findet nicht statt. Ist das nun richtig oder falsch? Ich kann den Fehlbestand ja auch verbuchen (siehe auch obigen Link):

Minusbestand: "Sonstige Aufwendungen unregelmäßig" an "Kasse"
Plusbestand: "Kasse" an "Sonstige Erträge unregelmäßig"


Was aber dann? Wenn ich die Plus- und Minussalden entsprechend verbuche, so unterstellt dies doch einen ventsprechenden Ausgleich der Kasse, oder? Vielleicht habe ich aber auch einen Knoten im Kopf....

Jedenfalls schonmal Danke an alle, die bis hier durchgehalten haben und Danke im Voraus für hilfreiche Hinweise!

Paul