Archivierung elektronischer Eingangsrechnungen

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Seiten: 1
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Archivierung elektronischer Eingangsrechnungen, Archivierung elektronischer Eingangsrechnungen
Hallo Forumsteilnehmer,

uns interessiert, wie andere Unternehmen die Eingangsrechnungen, wie gefordert, auf einer 1x beschreibbaren CD/DVD im Bildformat archivieren.

Welche Erfahrung gibt, ob es sinnvoller ist für jeden Lieferanten auf einem seperaten Datenträger die Eingangsrechnungen zu brennen oder sie für alle Lieferanten in zeitlichen Abständen auf ein und dieselbe CD/DVD zu brennen?

Ca. 120 elektronischen Rechnungen erhalten wir monatlich per Mailanhang im pdf-Format. Sie werden bisher im Ordner des jeweiligen Lieferanten auf einem Laufwerk über den nt-Server im pdf-Format gespeichert. Die müssen dann erst noch irgendwie in ein Bildformat umgewandelt werden.

Über eine Empfehlung wie man am besten vorgeht würden wir uns sehr freuen.

Mit freundlichen Grüßen

Anreisa :denk:
Hallo Anreisa,

warum möchtet ihr denn die PDF-Rechnungen in ein Bild-Format unwandeln?

Der Übersichtlichkeit zuliebe ist meiner Ansicht nach das Sichern im Turnus vorteilhafter. Bspw. alle drei Monate alle Rechnungen auf einer DVD speichern (01.01. - 31.03. etc.). So weißt du genau, auf welcher CD du nachschauen musst und im welchem Rhythmus gesichert wird.

Auf jeden Fall nur eine nicht-wiederbeschreibbare DVD verwenden.
Viele Grüße Neele :-)
Moin,

hm, gute Frage, die mich auch schon länger beschäftigt.   :denk:  Der Gesetzgeber hat hier ja keine genauen Vorgaben gemacht, soweit ich weiß. Nur so schwammige Formulierungen.  :evil:  Mittlerweile wird es aber bestimmt eine Richtlinie, Verodnung oder dergleichen geben. Ich bin da aber leider auch nicht auf dem Laufenden.

Mal sehen, was die Anderen sagen.

Gruß, Buchi
Hi,

für so etwas gibt es "revisionssichere Server" mit entsprechender Software. Auf die kannst Du die pdf-Dateien ablegen, aber nicht mehr löschen oder ändern. Bei uns soll so ein Ding in näherer Zukunft beschafft werden. Deshalb kenne ich noch keine Markennamen bzw. Softwarebezeichnungen. Ansonsten gibt es auch entsprechende Archivierungssoftware.

Grundsätzlich ist bei einer DVD das Problem, dass sie auf jeden Fall 10 Jahre halten muss. Deshalb achtet darauf, besser mehrere Kopien zu erstellen und diese evtl. nach ein paar Jahren noch mal auf einen neuen Rohling zu kopieren. Hinterher müsst Ihr nach knapp 10 Jahren Rechnungen noch einmal zeigen und die DVD ist nicht mehr lesbar.

Gruß wumpus71
Zitat
wumpus71 schreibt:
Hi,



für so etwas gibt es "revisionssichere Server" mit entsprechender Software. Auf die kannst Du die pdf-Dateien ablegen, aber nicht mehr löschen oder ändern. Bei uns soll so ein Ding in näherer Zukunft beschafft werden. Deshalb kenne ich noch keine Markennamen bzw. Softwarebezeichnungen. Ansonsten gibt es auch entsprechende Archivierungssoftware.



Grundsätzlich ist bei einer DVD das Problem, dass sie auf jeden Fall 10 Jahre halten muss. Deshalb achtet darauf, besser mehrere Kopien zu erstellen und diese evtl. nach ein paar Jahren noch mal auf einen neuen Rohling zu kopieren. Hinterher müsst Ihr nach knapp 10 Jahren Rechnungen noch einmal zeigen und die DVD ist nicht mehr lesbar.



Gruß wumpus71


Ich würde in jedem Fall auf einen revisionssicheren Server dafür verwenden. Die Haltbarkeit von DVD's ist zwar im Luafe der Jahre gestiegen, doch die Gefahr von Nichtlesbarkeit oder Nichtauffinden der DVD's besteht.
Was hältst Du von dieser Zimbra Lösung?
Bearbeitet: ErikoBe - 28.09.2012 11:45:45
Hi,

wir nutzen zum einen ein reviosionsicheres Archiv auf einem Server; die Software heißt "docuware".

Teilweise werden aber auch noch gescannte Belege aud DVD´s gesichert. Hier ist tatsächlich zu empfehlen, einen "professionellen" Brenner zu beschaffen. Dieses Gerät hat mit einem "normalen" DVD-Brenner nicht viel gemeinsam (besonders nicht hinsichtlich des Preises!). Die Scan-Reihenfolge entspricht unseren Buchungssnummer in den einzelnen Belegarten. Eine Suche muss somit immer über unsere Buchungs-Software SAPR3 erfolgen.


Gruß Martin

H.a.a.S. GmbH Seminare und Vortrag
Bearbeitet: H.a.a.S. - 27.09.2012 21:29:06
Seiten: 1
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