Hallo.

Bitte denke daran, das Thermopapier mit der Zeit völlig verblasst und daher von jedem einzelnem Beleg zwingend eine Kopie gemacht werden muss, damit die Aufbewahrungspflicht und Beweiskraft erfüllt ist.


Variante A)
1. Beleg auf DIN A4 aufkleben (mit Klebestift und auf gar keinen Fall Tesafilm nehmen, da der Kleber darin die Schrift mit der Zeit zerstört)
2. Den aufgeklebten Beleg dann kopieren und die Kopie mit einem Hefter an das Original heften (muss dauerhaft verbunden sein).
3. Beleg buchen und abheften (durch die Kopie ist die dauerhafte Lesbarkeit suchergestellt)
4. Hierfür verwenden wir einen eigenständigen Ordner


Variante B)
1. Wie bei Variante A
2. Den aufgeklebten Beleg mit einem Scanner einscannen (schwarz-weiß reicht aus, es sei denn die Farbe hat wesentliche Ordnungskriterien wie zB "rot" bedeutet "minus"). Hierbei ein geeignetes Format wählen (zB. durchsuchbares PDF). Seit einigen Jahren ist es legitim und seitens der Finanzverwaltung erlaubt, alle Belege einzuscannen und das Original (Papier) danach zu vernichten.
3. Am besten sollten diese Dateien in einem geeignetem DMS (zB EcoDMS, ...) gespeichert werden. Es ist aber nicht zwingend erforderlich, aber macht das Leben einfacher).

Bei Variante B muss eine Verfahrensdokumentation erstellt werden, damit zweifelsfrei feststeht, wer, wann, wie mit Dokumenten umgeht. Das hört sich schwierig an, ist es aber nicht. Prinzipiell würde ein "Ablaufdiagramm" ausreichen. Bitte zu dem Thema Verfahrensdokumentation in Verbindung "ersetzendes Scannen von Belegen" mal googeln.

Wir setzen EcoDMS ein ... (einfach schlau lesen) ... aber es geht jedes andere DMS auch.