Wie mit Überzahlungen umgehen? Offen stehen lassen? (LexOffice)

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Wie mit Überzahlungen umgehen? Offen stehen lassen? (LexOffice)
Hallo!

Ich habe eine Frage zu folgendem Sachverhalt:

Bei unserem Geschäftsmodell (dem Onlinehandel mit frischen Früchten) zahlen die Kunden im Voraus (= Vorkasse) den Betrag, den ihre Bestellung aus unserem Shop ausmacht.

Wenn dann die Ware von uns geliefert wird, kommt es oft vor, dass der tatsächliche Warenwert unter dem ursprünglich vom Kunden eingezahlten Betrag liegt, weil wir etwas nicht liefern konnten. D.h. der Rechnungsbetrag liegt oft unter dem ursprünglich eingezahlten Betrag.

Wenn wir dann die erstellte Rechnung in LexOffice dem eingezahlten Betrag zuordnen, bleibt also oft noch etwas über (mittels 'Teilabgleich').

Diese überstehenden Beträge werden dann in LexOffice unter 'Umsätze nicht zugeordnet' gelistet (siehe Screenshot).


Diese nicht zugeordneten Umsätze sind wir den Kunden schuldig ... und manche Kunden bitten auch darum, den ausstehenden Betrag zurückzuüberweisen.

Oft ist es aber so, dass die Kunden das Geld NICHT zurück haben wollen, sondern bei der nächsten Bestellung als Guthaben mit verrechnet haben wollen.

Das heißt, wir teilen den Kunden mit, wie viel noch übersteht (= wie viel Guthaben sie haben) .... und den Betrag können sie dann beim Zahlen der nächsten Bestellung vom zu zahlenden Betrag abziehen.

Meine Frage jetzt:
Diese nicht zugeordneten Umsätze bleiben quasi bei uns offen stehen ... bis der Kunde bei uns erneut bestellt und der nicht zugeordnete Umsatz der neuen Rechnung zugeordnet wird. Und es kann durchaus sein, dass manche Kunden erst wieder in 1-2 Monaten bei uns bestellen ... der überstehende Betrag also so lange offen steht.

Können die einfach so offen stehen bleiben (ohne in irgendeiner Weise zugeordnet / verbucht zu werden?

Bis jetzt haben wir angenommen, dass man diese nicht zugeordneten Umsätze einfach so stehen lassen könnte.
Unsere Steuerberaterin meinte nun, dass diese offen stehenden Beträge irgendwie verbucht werden müssen. Ihre Frage konkret: "Wie werden diese Überzahlungen in den offenen Posten verbucht?"

Auch haben wir festgestellt, dass diese - bisher nicht zugeordneten - Überzahlungen nicht bei den offenen Posten angezeigt werden.

Muss mit diesen offenen Beträgen (siehe die mit roten Pfeilen markierten Beträge im Screenshot oben) doch noch etwas passieren (z.B. kategoriesieren)?

Man bedenke: Wir wollen diese offenen Beträge bei einer neuen Rechnung noch zuordnen können.

Ist jemand hier im Forum in der Lage bei diesem Sachverhalt etwas Licht in das Dunkle zu bringen?

Bin für jeden hilfreichen Rat dankbar.

Hannes
Im Prinzip können die Beträge stehen bleiben - werden Sie denn in der offenen Posten-Liste aufgeführt? Umsätze nicht zugeordnet sieht nach deinen Bildchen so aus, als ob es Bankumsätze betrifft, nicht die Umsätze aus euren Rechnungen.

Die nicht zugeordneten Umsätze müssen m. E. einem Posten "Anazhlungen" zugeordnet werden. Eventuell gibt es auch so etwas wie ein Konto Geldtransit. Auf den FAQ-Seiten von LexOffice ist nicht besonders viel zu finden hierzu. Da müsstet ihr gegebenenfalls Kontakt mit LexOffice aufnehmen, wie man das konkret abbilden kann. Eine Lösung muss vorhanden sein - siehe hier https://lexoffice.uservoice.com/forums/156743-lexoffice-ideensammlung/suggestions/7146497-teilzahlung-auch-mit-%C3%BCberzahlung
Nachtrag: das habe ich auch noch gefunden
https://lexoffice.uservoice.com/knowledgebase/articles/1822519-%C3%BCberzahlung-sonstiges-verrechnung
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