Organisation der Abteilung Externes Rechnungswesen

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Organisation der Abteilung Externes Rechnungswesen
Hallo,

mich würde einmal interssieren wie bei Euch die Abteilungen des externen Rechnungswesens organisiert sind.

In meiner Firma haben wir da eine, meines Erachtens, recht klassische Team-Struktur mit
- Kreditorenbuchhaltung
- Debitorenbuchhaltung
- Hauptbuchhaltung/Jahresabschluss/Steuern
- Anlagenbuchhaltung
- Bankbuchhaltung

Jeweils mit einem Teamleiter*in und 1-4 Sachbearbeiter*innen, über allem ein'e Abteilungsleiter*in. Die Struktur funktioniert seit vielen Jahren einigermaßen gut. Dennoch stroßen wir durch zunehmende Arbeitsverdichtung immer öfter auf Probleme, gerade wenn es um Themen wie Vertretungsregelungen oder Arbeitsspitzen geht (z.B. am Jahresende).

Im Tagesgeschäft ist es z.B. so, dass wenn in Team 1 eine Person im Urlaub ist und eine weitere Person krank wird, jemand aus Team 2 einspringen muss, der dann fachlich möglicherweise nicht so versiert ist und im Team 2 dadurch eine Lücke entstehen lässt. Zusätzlich kommen dann noch Berechtigungs- und Compliancethemen ins Spiel, wenn z.B. jemand aus der Kreditorenbuchhaltung plötzlich im Bankbereich mitmischt oder umgekehrt.

Die Urlaubs-/Vertretungsplanung ist, will man auch einen Risikopuffer einplanen, daher immer ein ziemlicher Kraftakt und funktioniert nicht immer optimal.

Daher würde mich interessieren, ob diese Problematik kennt und wie ihr Eure Rechnungswesen darauf eingstellt habt. Interdisziplinäre Teams, konsequente Doppelbesetztungen, kleine Einheiten und dafür größere Teams?

Vielen Dank vorab und schöne Grüße
Chris
Hi Chris,

ja, das ist wohl eine klassische Aufteilung...

Diese Problematik kennt wohl jeder der Personalverantwortung hat und sich über diese Vertretungspläne den Kopf zerbrechen darf...  :(

Bei uns ist dies ähnlich wie bei euch - allerdings haben wir Debitoren- und Bankbuchhaltung (4-Mann-Team) in ein Team geworfen. Genauso wie Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung (7-Mann-Team) .
Hauptbuchhaltung/Jahresabschluss/Steuern/Konzern übernehmen die jeweiligen Abteilungsleiter von Debitoren bzw. Kreditoren.
Innerhalb der Teams gibt es einen Hauptverantwortlichen und einen Vertreter. Ziel ist es, dass diese zwei sich was Haupt- und Vertretungstätigkeit ergänzen und somit nur diese beiden sich in der Vertretung absprechen müssen.
Generell gilt pro Team: 1 MA im Urlaub, alle anderen sind da.... unerwartete Ausfälle durch (längere) Krankheiten sind immer schwierig zu kompensieren... dies versuchen wir über Praktikanten, Werkstudenten oder Azubis aufzufangen (klappt manchmal gut und manchmal ist es ne Katastrophe  :D )

Viel Glück und gute Nerven auch weiterhin!
Liebe Grüße
die drei ?
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