Automatische Verarbeitung von elektronischen Kontoauszügen

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Automatische Verarbeitung von elektronischen Kontoauszügen, Woher bekomme ich tiefergehende Informationen über Software, welche elektronische Kontoauszüge erfasst und selbstständig verbucht?
Guten Tag,

demnächst haben wir ein Meeting zum Thema "Optiömierung Automatisierte Bankbuchungsquote". Dabei geht es um Systeme, welche anhand eindeutiger Merkmale auf den elektronischen Kontoauszügen (Bsp. Kundennummer + Zahlungsbetrag) erkennen können, mit welchem Debitorenkonto eine Zahlung zu verbuchen ist und das dann automatisch tun. Im Rahmen dessen muss ich mich so tiefgründig wie möglich mit dem Thema vertraut machen. Bei meinem Internet-Research bin ich bisher erfolglos gewesen. Es gibt einige Anbieter, darunter natürlich vor allem die großen wie SAP, Datev und Hanse Orga- allerdings erklären sie auf ihren Websites nur sehr oberflächlich was automatische Bankbuchungen sind und dass sie es anbieten. Tiefergehende Fragen muss man dann über eine Direkte Kontaktaufnahme in Erfahrung bringen, doch dahin möchte ich nicht gehen.

Die Informationen, die ich benötige belaufen sich auf Fakten wie: Welche Firmen bieten den Service in welchem Umfang an? Was sind wichtige Qualitätsmerkmale, auf die man achten muss. Es gibt viele sog. Standardpakete und teurere Ergänzungen, doch inwiefern heben die sich von den Standardfunktionen ab?

Insbesondere der Aspekt des Reportings ist wichtig: kann man mit den Programmen Statistiken oder Berichte über diverse Kennzahlen (wie zum Beispiel Erfolgsquoten oder Misserfolgsquoten) aufstellen. Können die Programme einem zeigen, worin die Hauptprobleme bei nicht-möglichen automatischen Bankbuchungen bestehen (z.B. Keine Kunden- oder Bestellnummer angegeben)?

Über jegliche hinweise bezüglich wie ich an die gewünschten Informationen komme wäre ich sehr dankbar! Ob es Erklärungen, Verweise, Ratschläge oder einfach gute Schlagwörter sind, jede Hilfe wäre super!

Vielen Dank und beste Grüße!
Hallo trytoaccount,

für die automatische Bankbuchung ist es wichtig einen sauber gepflegten Kundenstamm zu haben. Alle Informationen die Benötigt werden für eine automatische Buchung müssen vorhanden sein. Eine Hohe Erfolgsquote erhalten Sie also nur, wenn sie die Stammdaten und Bankdaten aller Kunden gepflegt haben. bei der Addison Lösung erreichen wir eine Erfolgsquote von regelmäßig über 90%, wenn die SteuerID der Kunden sauber gepflegt ist, da diese immer eineindeutig ist, und sofort den richtigen Empfänger ausweist.

Des weiteren stellt sich die Frage, wie die Daten zu Ihnen kommen, wird der Beleg gescannt, oder kommt eine pdf Datei... Bei gescannten Belegen muss auf die Qualität des Scans geachtet werden, können Sie den Beleg nicht gut lesen, wird es das System auch schwer haben.

Ein letzter wichtiger Punkt für die Erfolgsquote sind die Arten der Buchungen, gibt es immer wiederkehrende Buchungen, gibt bei jeden Beleg einen neuen Debitor etc. Das soll heißen, dass System lernt auch mit der Anzahl der Belege und wird im Laufe der ersten Monate immer erfolgreicher.

Ich hoffe ich konnte Ihnen helfen.
Hallo trytoaccount,

diese Programme erkennen den Verwendungszweck einer Zahlung am besten an der Rechnungsnummer, aber auch an der Kundennummer oder am Text der Zahlung. Im Idealfall habe ich meine Kundenrechnung sauber verbucht - und der zahlende Kunde ist so lieb, und gibt die Rechnungsnummer richtig an.

Skonto erkennt das Programm und verbucht es auch automatisch. Wenn die Regel zum Skonto in den Stammdaten des Debitors hinterlegt ist, dann prüft das Programm und akzeptiert nur die dort hinterlegten Werte; vielleicht berücksichtigt es noch eine Kleinbetragsgrenze und eine »Gnadenfrist«, die Sie dem Kunden jedoch nicht mitteilen sollten.

Ich kann die Daten elektronisch von meiner Bank erhalten. Auch jeder andere elektronische Weg ist denkbar. Andere Wege als der direkte elektronische Abruf bei meiner Bank sind jedoch mit Vorsicht zu genießen, weil die Daten irgendwo bearbeitet wurden und eventuell nicht mehr den Originaldaten entsprechen. Im Ergebnis stimmt dann nach den Buchungen meine Bank nicht.

Die Programme sind in der Regel lernfähig. Abbuchungen der Stadtwerke XY oder die Zahlung der monatlichen Platzmiete an Bauer Kunibert werden beim ersten Mal nicht erkannt. Wenn ich diesen Betrag dann manuell nachbuche, lernt mein Programm. Nach ein paar Monaten kommt ich so auf eine Trefferquote, die 90 Prozent oder mehr ausmachen kann, wie Frau Andrea Pilz bereits schrieb.

Ja nach Programm geht das in der Praxis wie folgt vor: Die vom Programm eindeutig erkannten Buchungen sind grün unterlegt. Die vom Programm vermuteten Zuordnungen sind gelb unterlegt. Die vom Programm nicht erkannten Buchungen sind rot unterlegt. Jede Buchung kann ich manuell ändern bzw. ergänzen. Das geschieht im vorläufigen Stapel. Wenn alles richtig ist, lese ich die Buchungen abschließend ein.

Ob es Programme gibt, die eine Statistik über die grünen, gelben und roten Buchungen sowie deren Ursachen herausgibt, weiß ich nicht. Nach meiner Ansicht ist eine solche Statistik nicht erforderlich und auch nicht sinnvoll, weil sie auf Grund der Lernfähigkeit der Programme im zweiten Monat bereits Makulatur ist, im dritten ebenso.

Viele Grüße aus Düsseldorf
Hallo Andrea Pilz und butzmuehlen,

für Ihre Antworten bedanke ich mich sehr! Sie waren in der Tat sehr hilfreich. Wenn man ein bisschen genauer weiß wonach man suchen muss steigt auch der Erfolg!

Wenn ich es richtig verstanden habe, lässt sich die Erfolgsquote der automatischen Verarbeitung von Buchungen oder Ausgleichungen also nur dadurch abschätzen, bei wievielen Vorgängen die entsprechenden Buchhalter nochmal nachbessern müssen?

Beste Grüße!
Hallo trytoaccount,

ja. aber das ist nicht aussagekräftig, weil das Programm im nächsten Durchlauf - oder nächsten Monat - bereits gelernt hat und damit einen weiteren Teil der Buchungen automatisch zutreffend erkennt. Bei jeden weiteren Durchlauf wird die Trefferquote besser.

Viele Grüße aus Düsseldorf
Hallo,

vielen Dank für die hilfreichen Hinweise!

Insofern gestattet, möchte ich noch eine weitere Frage stellen:

Bisher sprachen wir ja immer von den "Programmen", welche die automatische Verabeitung von Bankbuchungen ermöglichen. Nun ist es so, dass wir ein standardmäßiges SAP benutzen, welches die Funktion der autom. Buchungen eben beinhaltet. Allerdings habe ich nun mitbekommen, dass Kreditorentrechnungen so gut wie gar nicht automatisch verbucht werden, weil dort die Angaben sehr unterschiedlich sind. Deshalb frage ich mich:

Ist SAP in dieser Hinsicht auch lernfähig oder braucht man dafür ganz bestimmte, ergänzende Programme?

Sie sehen, dass ich bis jetzt sehr wenig über das Thema weiß und mir versuche ein Bild zu machen. Leider habe ich Schwierikeiten damit, ein passende Quelle zu finden, welcher ich Antworten auf meine Fragen entnehmen kann. Aus diesem Grund bin ich auch sehr dankbar über Ihre Erklärungen. Sollten Sie wissen, wo ich mich zusätzlich tiefgehend über dieses Thema erkundigen kann, wäre ich über einen Tipp ebenfalls sehr dankbar!

Mit den besten Grüßen!
Hallo trytoaccount,

wenn SAP das bereits vorgesehen hat, dann muss es auch gehen.

Es kann natürlich sein, dass SAP diese Möglichkeit und das Handling dazu »nicht so optimal« beschrieben hat. Da bleibt nur zu versuchen, sich dort geduldig herein zu finden oder einen externen Anbieter anzusprechen, der das Ihren Wünschen entsprechend einrichtet. Ich weiß, das kann teuer werden, hängt aber mit der Komplexität der Anwendung zusammen.

Viele Grüße aus Düsseldorf
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