Softwareauswahl für 1-Mann-GmbH (bevorzugt cloud)

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RS Controlling-System
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Softwareauswahl für 1-Mann-GmbH (bevorzugt cloud), Suche nach der besten Software oder Software-Kombination für eine 1-Mann GmbH. Bevorzugt cloudbasiert.
Hallo zusammen,

ich plane die Gründung eines Unternehmens und bräuchte bitte Hilfe bei der Auswahl der Software, bzw. eine Beurteilung meiner Auswahl.

Hintergrund:
Rechtsform ist GmbH und ich werde zu Beginn alleine und für einen Kunden tätig sein. Es sind weniger als 100 Belege im Jahr zu erwarten. Da ich selbst grundlegendes Wissen und im Bekanntenkreis einige Experten habe, auf die ich im Bedarfsfall zurückgreifen kann, möchte ich zunächst ohne Steuerberater starten. Sollte das Unternehmen irgendwas wachsen und die Buchungen komplizierter werden werde ich einen Steuerberater hinzuziehen.

Überlegung zur Software:
- Ich bevorzuge einen modernen Cloud-Anbieter. Die Oberfläche und der Funktionsumfang von sevDesk gefiel mir besonders gut.
- Nun muss ich natürlich eine E-Bilanz erstellen und das ist mit sevDesk ja nicht möglich. Hierfür bietet https://www.ebilanzonline.de/ eine kostengünstige Möglichkeit an. Man muss dafür aber die Bilanz schon fertig haben.

Meine Fragen:
- Kann ich meine (voraussichtlich sehr simple) Inventur und Bilanz in Excel aufstellen und ausgedruckt archivieren oder verstoße ich damit gegen goBD Regelungen?
- Seht ihr gravierende Nachteile an der genannten Konstellation? Für alternative Vorschläge einer cloud-basierten Software mit E-Bilanz wäre ich sehr dankbar.

Vielen Dank für eure Hilfe  :D
S.
Bearbeitet: Djeramon - 13.10.2019 21:43:00
Du solltest vielleicht auch noch berücksichtigen, dass du nicht nur eine steuerliche E-Bilanz aufstellen musst, sondern vorher noch eine Handelsbilanz nach den Vorschriften des HGB und des GmbHG! Du musst die Bilanz aus den Konten ableiten können! Excel ist nach GoBD ein NoGo - ist jederzeit ohne Nachweis veränderbar.
Ob hier wirklich eine Cloud-Software das Beste ist, wage ich inzwischen zu bezweifeln, denn alle die ich kenne, sind bei Kapitalgesellschaften ganz schwach! Grundlegende Buchungen sind oft nicht möglich. Andere - die das können - dürften für dich am Anfang zu teuer sein.

Für die Inventur gibt es übrigens auch Vorschriften, die zu beachten sind - auch hier ist Excel quasi verboten. Die Archivierungsregeln sollten auch einmal genauer studiert werden - für Papier und elektronische Belege sowie für Bilanzunterlagen gibt es unterschiedlichen Regelungen und Fristen.

Wenn du oder deine Bekannten hier nicht genügende Kenntnisse im Gesellschafts- und Handelsrecht habt, solltet Ihr überlegen, doch fachliche Hilfe in Anspruch zu nehmen (wobei ein Steuerberater hier auch manchmal recht "dünne" Kenntnisse vorweisen kann).
Hallo sogehts,

vielen Dank für deine Antwort. Ich merke gerade, dass ich mein Vorhaben noch etwas konkreter beschreiben muss:

- Die Jahresabschlussdokumente werden nur in Excel erstellt, nicht jedoch im Excel-Format gespeichert, sondern ausgedruckt und unterschrieben.
- Es existiert ein revisionssicherer SharePoint (Records Center), auf dem alle wichtigen Dokumente mit entsprechenden Aufbewahrungsfristen archiviert werden.
- Die unterschriebenen Jahresabschlussdokumente werden dann physisch archiviert und zusätzlich als gescanntes PDF-A im Records Center abgelegt.

Könntest du bitte noch einmal kurz deine Meinung bestätigen, ob dieses Vorgehen deiner Ansicht nach auch nicht zulässig ist? Mir ist klar, dass es keine Garantie geben wird, aber über ein Meinungsbild würde ich mich freuen.

Vielen Dank und viele Grüße
Hallo Djeramon,

Noch einmal in aller Deutlichkeit: eine Kapitalgesellschaft ist qua Gesellschaftsform verpflichtet, Bücher zu führen und das heisst, Buchhaltung nach GoBD und nicht Excel-Aufstellungen!. Du musst alles übrigens per Elster an das Finanzamt abgeben und das geht nur elektronisch und nicht aus Excel heraus. Die Betriebsprüfung verlangt deine ganze Buchhaltung im Zweifel ebenfalls elektronisch (dafür gibt es in Buchhaltungsprogrammen den Betriebsprüfer-Export), und bei nicht GoBD-gerechter Buchhaltung ist das Finanzamt zu Zuschätzungen berechtigt. Excel ist änderbar ohne Spuren zu hinterlassen und du kannst mit Excel nicht nachweisen, dass du zeitgerecht in chronologischer Reihenfolge die Buchungsvorgänge erfasst hast. Bei Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldungen sind die Buchungen festzuschreiben, d.h. so zu speichern, dass sie nicht mehr veränderbar sind ohne dass der vorherige Zustand noch nachweisbar wäre.
Zum anderen musst du Forderungen und Verbindlichkeiten erfassen, es reicht nicht, erst bei Zahlung Einnahmen und Ausgaben zu "buchen".

Die Dokumente sind ebenfalls aufbewahrungspflichtig - da sehe ich bei deinem Vorgehen keine Probleme. Aber mit dem gesamten übrigen Procedere kommst du nicht durch - E-Bilanz per Elster, Handelsbilanz per EHuG, Anlagevermögen in gesondertem Verzeichnis mit Nachweisbarkeit des Bruttoanlagespiegels für die E-Bilanz ......

Du solltest dich dringend bei Fachkundigen erkundigen, wie du deine Buchhaltung einzurichten hast.
Ich nutze sevDesk für die automatischen Rechnungen, die monatlich erstellt werden. Alles andere landet dann beim Steuerberater per DATEV und der macht alles.
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Hallo Djeramon,

ich nutze Buchhaltungsbutler und kann damit auch eine E-Bilanz erstellen. Der Support hat mir dabei am Anfang auch sehr gut weitergeholfen, als ich Fragen dazu hatte. Die Lösung ist zwar nicht am günstigsten, aber das hat sich auf jeden Fall für mich ausgezahlt.

LG Simon
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