Vorsteuerabzug bei Geschenken an MA

Stimmt leider nicht so ganz.
Aufmerksamkeiten lösen keine Lohnsteuer aus und auch keine Umsatzsteuer bzw. Vorsteuerberichtigung. Lohnsteuerfreie Sachzuwendungen (Sachbezugsfreigrenze oder Rabattfreibetrag) lösen dagegen Umsatzsteuer aus.

Sachbezüge, die der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber erhält, haben auch umsatzsteuerrechtliche Auswirkungen. Es kann z. B. sein, dass ein Sachbezug im Rahmen der Freigrenze von 44 EUR lohnsteuerfrei bleibt, aber Umsatzsteuer auslöst. Der Umsatzsteuer unterliegen sämtliche Lieferungen und sonstige Leistungen, die ein Unternehmen gegenüber seinen Mitarbeitern gegen Entgelt erbringt. Dabei kann das Entgelt auch in einer arbeitsvertraglich vereinbarten Arbeitsleistung bestehen. Deshalb sind die von der Lohnbuchhaltung erfassten Sachzuwendungen auch der Finanzbuchhaltung zugänglich zu machen, um eine zutreffende umsatzsteuerliche Erfassung zu gewährleisten.

Bemessungsgrundlage ist das vereinbarte Entgelt. Steuerbefreiungen wie die 44-EUR-Grenze oder der Rabattfreibetrag von 1.080 EUR bleiben dabei unberücksichtigt.

Wichtig
Keine Umsatzsteuer bei Aufmerksamkeiten
Aufmerksamkeiten und Leistungen im ganz überwiegend betrieblichen Interesse des Arbeitgebers sind kein Arbeitslohn und damit lohnsteuerfrei. Hierunter fallen insbesondere

Geschenke aus persönlichem Anlass des Arbeitnehmers, wenn deren Wert 60 EUR nicht überschreitet,
Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung, wenn die Zuwendungen nicht mehr als 110 EUR pro teilnehmendem Arbeitnehmer betragen.

Diese Sachleistungen, die lohnsteuerlich kein Arbeitslohn sind, können zu keinem umsatzsteuerbaren Leistungsaustausch führen und bleiben damit auch bei der Umsatzsteuer außer Ansatz.
Kein Vorsteuerabzug bei Geschenken für private Zwecke
Gewährt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Sachleistungen, ohne dass ein gesondertes Entgelt oder eine anteilige Arbeitsleistung hierfür berechnet wird, liegt zwar kein Leistungsaustausch vor, aber eine umsatzsteuerlich relevante unentgeltliche Wertabgabe

i. S. d. § 3 Abs. 1b UStG (Zuwendung eines Gegenstands) oder
i. S. d. § 3 Abs. 9a Nr. 1 UStG (unternehmensfremde Verwendung von Gegenständen des Unternehmensvermögens).
Diese beiden Fallgruppen werden im Umsatzsteuerrecht den entgeltlichen Lieferungen und sonstigen Leistungen gleich gestellt und unterliegen damit der Umsatzsteuer. Die Gleichstellung mit einer entgeltlichen Lieferung ist gesetzlich aber nur dort geboten, wo das Unternehmen für den Einkauf Vorsteuer abziehen konnte.

Eine Ausnahme gilt dann, wenn das Unternehmen für die Eingangsumsätze keinen Vorsteuerabzug geltend machen kann. Der Arbeitgeber kann für den Einkauf von Sachgeschenken keinen Vorsteuerabzug vornehmen, wenn diese für den Privatgebrauch des Arbeitnehmers bestimmt sind. Die Eingangsleistung erfolgt nicht an das Unternehmen des Arbeitgebers, da von vornherein eine Verwendung für betriebsfremde Zwecke vorgesehen ist. Erfolgt die Eingangsleistung unmittelbar für die Erbringung einer unentgeltlichen Wertabgabe, ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen. Gleichzeitig ist bei der Abgabe an den Arbeitgeber keine umsatzsteuerbare Wertabgabe anzusetzen, die zur Umsatzsteuer führt.

In der Praxis machen wir das bei Betriebsveranstaltungen so:

Vor der Veranstaltung müssen eine Kostenprognose und eine Teilnehmerschätzung abgegeben werden. Danach wird entschieden, ob es sich voraussichtlich um eine herkömmliche oder nicht herkömmliche Betriebsveranstaltung handeln wird. Je nach Ergebnis dieser vorläufigen Prüfung wird mit oder ohne VSt gebucht. Nach der Verandtaltung wird auf Basis der tatsächlichen Werte lohnsteuerlich ausgewertet und ggf. VSt geltend gemacht oder zuviel gezogene VSt nachgezahlt. Unsere Auswertungen sind so geschlüsselt, dass der auf die Begleiterin entfallende geldwerte Vorteil dem Arbeitnehmer zugerechnet wird. Wir haben dann z.B. Fälle,  dass bei 80 Arbeitnehmern keine LSt anfällt und bei 30 Arbeitnehmern, die mit Ehegatten erschienen sind, die 110 EUR überschritten werden. Dann wird nir der geldwerte Vorteil der 30 ArbN pauschal mit 25 Prozent versteuert und der Umsatzsteuer unterworfen.

Wenn diese Fälle öfters bei Euch vorkommen würde ich die Einholung einer Lohnsteuer-Anrufungsauskunft empfehlen. Die kosten keine Gebühren beim Finanzamt und ist für Euch als Arbeitgebet rechtssicher, d.h. Ihr risikiert keine Lohnsteuerhaftung bei einer Prüfung.

Grüße
Jogi