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Anforderung an Buchungstexte

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Anforderung an Buchungstexte, was geht, was geht nicht
11.
07.11.2016 18:46:22
Hey Hans!
Zitat
hans123 schreibt:
Es kann durchaus ein Ziel sein, eine Buchhaltung inransparant zu gestalten. So  dass  ein Dritter (vom Fach) mit Müh und Not sich ein Überblick verschaffen könnte. So dass erade noch die GoB's bedient werden. Wo  kein  Wille ist, ist auch kein Weg. So etwas kann auch dem Buchhalter (von höhere Stelle) diktiert werden.
Naja, zumindest passen die Methoden des Buchhalters und der ausgabefreudigen Abteilungsleiterin prima zusammen. Sie gibt aus dem allgemeinen Vermögen aus, er verschleiert ihre Ausgaben und wer das moniert oder die Auszahlung zweckgebundener Zuschüsse an andere Abteilungen einfordert, wird von beiden nieder gemacht. Ist das eigentlich normal, dass sich der Buchhalter dermaßen in die betriebsstrategische Debatte der Firmenleitung einklinkt? Ich hab heute von ihm gehört, die Auszahlung zweckgebundener Zuschüsse vom Hauptkonto an das betreffende Projekt sei illegal  :o
Da hört bei mir der Spaß langsam auf!
Es wird ihm glaube ich nicht von oben diktiert. Die Chefs sind in Geldangelegenheiten sehr ... hm ... unbedarft
Grüß Dich, sowieso
 
 
12.
07.11.2016 20:58:45
Hey nochmal!
Ich hab gerade in der Buchhaltung von 2014 eine Kasse gefunden, in die von der Haupt-Kasse eine richtige Menge Geld eingezahlt wurde. Es sind 4 Buchungen. Diese Kasse ist aber nicht gelistet. Was heißt das?
 
 
13.
08.11.2016 07:49:23
:wink1: Hallo sowieso,

erstmal vielen lieben Dank! Zu deiner Frage, Bilanzbuchhalterin (IHK), staatl. geprüfte Betriebswirtin f. Finanzierung u. Steuern, Controllerin und Lohn- u. Gehaltsbuchhalterin. Also die gesamte Bandbreite.  :green:

Ja man kann es dem Prüfer natürlich auch schwer machen  :denk: , so das gerade noch die Grenze eingehalten wird. Ich behaupte mal, dass derartiges jeden Prüfer so freut, dass er dann noch ein wenig tiefer und länger prüft, als wenn er augenscheinlich von vorne herein sieht, dass sich hier Mühe gegeben wird transparent zu arbeiten.   ;)

Normalerweise muss die Kasse als Nebenkasse auftauchen. Um das klären zu können müsstest du dir die Buchungen der Hauptkasse nehmen und nach den 4 Buchungen suchen um zu sehen wie diese verbucht worden sind bzw. auf welches Konto diese gebucht wurden. Im Normalfall eben in diese Nebenkasse. Was meinst du mit nicht gelistet? Du kannst dir zu der GuV / Bilanz / BWA den Kontennachweis mit anzeigen / ausdrucken, da muss die Kasse auftauchen, als Nebenkasse die im Abschluss über die Hauptkasse abgeschlossen wird oder eben als Nebenkasse bestehen bleibt. Die kann also nicht einfach weg sein, es sei denn, dass die Einzahlungen / Entnahmen nie in diese Nebenkasse gebucht wurden.

Das der Buchhalter sich derart einklinkt ist eigentlich nicht normal. Selbstverständlich ist er daran beteiligt und wird auch oft benötigt zur Klärung gewisser Vorgänge / Verbesserungen / Umstellungen etc. aber letztlich entscheiden tut in der Regel die Geschäftsführung, die hält ja schließlich auch in aller Konsequenz den Kopf dafür hin.

Aus Gründen der Transparenz werden zweckgebundene Zuschüsse in der Regel auf das jeweilige Projektkonto umgebucht. Wir haben ein Sammelkto. wo diese Zuschüsse ankommen wenn sie gezahlt werden, danach müssen sie natürlich entsprechend verteilt werden, alleine schon um sicherzustellen, das sie nicht zweckentfremdet wurden und in wie weit sie verbraucht wurden. Macht ja keinen Sinn am Ende des Projekts sowas manuell ausrechnen zu müssen. ´

Der Buchhalter gibt das dem Steuerberater hast du geschrieben, na dann würd ich mich mal mit dem Unterhalten um zu hören wie er zu der Sache steht. Oder ist der Steuerberater von diesem Buchhalter beauftragt worden nach dem Motto oh ich kenn da einen.... In dem Fall würde ich mich schnell nach einem anderen umsehen.

Zum Thema Kostenstellen, bei uns gibt es für jedes Projekt / Auftrag eine eigene Kostenstelle hier werden alle Ein- u. Ausgaben verbucht (das heißt es wird auf das jeweilige Aufwandskonto / Debitoren / Kreditoren verbucht und während dieser Buchung wird die jeweilige Kostenstelle angegeben) die Kostenstelle kannst du zeitlich begrenzt oder über alle Zeiträume anzeigen / ausdrucken. Auf ihr sieht man dann alle Vorgänge und kann diese selbstverständlich auch zur Nachkalkulation benutzen. Kostendeckend gearbeitet oder nicht, wenn nicht, warum nicht, wo wurde zuviel Geld ausgegeben, zu wenig eingenommen. Sind evtl. Rechnungen noch nicht gestellt etc. Wenn der Buchhalter meint das ginge nicht, las dir nichts erzählen, das geht! Kostenstellen können selbst vergeben werden Nummern / Namen oder werden vom Programm vorgegeben und müssen angelegt werden, das ist von Programm zu Programm unterschiedlich.

Du solltest aber noch mal dringend mit der Geschäftsleitung Rücksprache nehmen, damit sich da schnell was ändert. Im Übrigen weist die Geschäftsleitung den Buchhalter für die innerbetrieblichen Dinge eigentlich an, wie mit gewissen Dingen umzugehen ist. Evtl. ist das bei eurem Buchhalter nicht erfolgt und er arbeitet nach Gutdünken. Auch das sollte dringend geklärt werden, sowie gewisse Grundvoraussetzungen, wie z.B. Kostenstellenbuchen, welchen Grad der gewünschten Transparenz. Diese Dinge klärt man bei so vielen Unstimmigkeiten eigentlich in einem gemeinsamen "Meeting" wo diese Punkte verbindlich geklärt und festgehalten werden.
Bearbeitet: Momo - 08.11.2016 07:51:28
 
 
14.
09.11.2016 01:12:20
Hey Momo! :wink1:
Dein Background macht Mut! Der frühere Buchhalter, mit dem ich in gutem Kontakt stehe, hat die IHK-Prüfung. Du bestätigst vieles, was ich von ihm auch schon so gehört hab.  
Ich bin seit einem Jahr Teil der Geschäftsleitung. Wir sind zu dritt. Wir sind gemeinsam verantwortlich u.a. für die Einhaltung des Verwaltungshaushaltes. Außerplanmäßige Ausgaben sind von uns Dreien abzusegnen. Ich bin die einzige, die Buchhaltungsdaten lesen kann.

Der Vorstand ließ heute durchblicken, dass er die eingenommenen und vertraglich gebundenen Fördermittel meiner Abteilung nicht ausschütten will um sie dem Verwaltungshaushalt zuzuführen. Über die Defizite einer anderen Abteilung, die regelmäßig aus dem Verwaltungsetat gedeckelt werden, will der Vorstand nicht sprechen. Die bewusste Abteilung behauptet auch, sie hätte keine Defizite. Ich muss die Daten noch aufbereiten, dass auch ein Blinder mit Krückstock nicht mehr daran vorbeikommt.
Die Nebenkasse, an die 4 Mal aus der Hauptkasse Geld ausgezahlt wurde, steht nicht in der Kontenliste. Eingegangen ist das Geld auf 1360 und einmal ist ein Betrag auf ein Verrechnungskonto gebucht worden, das nur aus dieser einen Buchung besteht (es hat also keine Verrechnung stattgefunden). 1360 ist ebenfalls nicht ausgeglichen. Die hier auf die Nebenkasse eingegangenen Gelder sind laut Buchhaltung am Jahresende noch drauf. Keine Ausgaben erkennbar, die einen Bezug zu der Nebenkasse aufweisen, beim besten Willen nicht. 2015 startet dieses Konto aber mit 0,00. Die bewusste Nebenkasse taucht dann in der Kontenliste erstmalig in 2015 auf. Sie startet ebenfalls mit 0,00. Gebucht hat das entweder der ehemalige Geschäftsführer oder der neue Buchhalter, der sehr viel von sich hält und sagt, er sei Geschäftsführer gewesen mit kaufmännischer Ausbildung.
Buchhalterisch scheint mir das Geld weg zu sein. Diese Nebenkasse ist übrigens einem Projekt der schon erwähnten Abteilung zugeordnet, die nach grober Übersicht in 3 Jahren insgesamt 5.000,00 € Defizit erwirtschaftet hat (ihr jährliches Sachkostenbudget beträgt ca. 4 - 5.000,00 €), ausgeglichen vom Hauptkonto.

Das Konto "ungeklärt" enthält massenweise Buchungen. In 2015 stehen über 2.000,00 € als Endstand. Kein Übertrag in 2016 erkennbar, dort EB = 0,00.

Aufgefallen ist mir auch eine Überweisung vom Hauptkonto auf das Projektkonto der bewussten Abteilung mit einem Buchungstitel, der mir (als Teil der Geschäftsleitung) völlig unklar ist. Kurz nach dieser Anweisung, die wie ein Projektname klingt, bin ich in die Geschäftsleitung eingestiegen. Das Projekt ist mir unbekannt, ich kenne aber alle Projekte des Betriebs.  

Jo, das war´s dann hoffentlich. Über Kommentare freu ich mich.
Grüß euch und gute Wahlnacht, Sowieso
 
 
15.
09.11.2016 10:11:53
Ihr schickt eure Buchführung zum Jahresabschluss an den Steuerberater? Wurde die korrigierte Buchführung (vom Steuerberater) in eure Buchführung importiert? Wurde die Jahresübernahme (Übernahme der EB Werte in das Folgejahr) durchgeführt? Das kann anhand der Summen und Saldenliste (bspw. Jahresabschluss Endewerte vs Anfangsbestandswerte Folgejahr) simpelst überprüft werden. Das Konto "ungeklärt Posten" Konto muss zum Jahresabschluss 0 betragen und das weiß sicherlich jeder Steuerberater.
 
 
16.
09.11.2016 11:05:53
Hallo Hans123,
ich gehe davon aus, dass du mit dem Text mich (bzw. meine damalige Kollegin) damit meinst? Liege ich dieser Annahme richtig?

Es ist nicht mit Müh und Not, dass man sich einen Überblick verschaffen kann, dass ist so falsch interpretiert!

Anhand von Rechnung und Rechnungsnummer lässt sich schnell und einfach nach sehen, was sich hinter dem Betrag verbirgt. Zudem in der heutigen digitalisierten Zeit, sicherlich auch kein Problem, wenn man nicht mal mehr an den Rechner muss.

Und vor einigerzeit war es für die Prüfer überhaupt kein Problem einen Ordner in die Hand zunehmen und nachzuschlagen. Ohne Mühe und ohne Not!
Heute is man nur viel zu arg verwöhnt. Aber auch so ein Prüfer hätte es leicht, denn wir sind hier sehr freundlich und kompetent und helfen ihm jederzeit gerne dabei, das gewünschte Dokument zu sehen.

Denn sei mal ehrlich, was nutzt der schönste Buchungstext, wenn der Inhalt nicht stimmt? Selbst da will der Prüfer die Rechnung sehen, denn schreiben kann man ja bekanntlich viel ;)

VG;
Anni
**** Ein kurzes "Danke" oder "hat geklappt" tut net weh ;) , andere User freuen sich, wenn sie sehen, dass der Weg geht und ich sage "Dankeschee" :) ****
 
 
17.
09.11.2016 11:58:01
Nein, das war nicht auf dich bezogen, sondern ich meine, dass manche Buchführungen oder darin enthaltene Sachverhalte nicht "wegen den Buchhalter" unstimmig sein müssen, sondern es eher aus der Richtung der Geschäftsleitung hallt. Das gibt es bei großen Konzernen sowie den ganz kleinen Gewerbetreibenen.
 
 
18.
09.11.2016 12:37:24
Zitat
hans123 schreibt:
Ihr schickt eure Buchführung zum Jahresabschluss an den Steuerberater? Wurde die korrigierte Buchführung (vom Steuerberater) in eure Buchführung importiert?
Die Daten wurden vom Buchhalter als die offizielle Buchführung übergeben. Dann sollte das wohl so sein ..

Zitat
Wurde die Jahresübernahme (Übernahme der EB Werte in das Folgejahr) durchgeführt?
In einigen Konten nicht (ungeklärt, Geldtransfer etc.)

Zitat
Das kann anhand der Summen und Saldenliste (bspw. Jahresabschluss Endewerte vs Anfangsbestandswerte Folgejahr) simpelst überprüft werden. Das Konto "ungeklärt Posten" Konto muss zum Jahresabschluss 0 betragen und das weiß sicherlich jeder Steuerberater.

z.B. in den Sachkonten: 2015 Endbestand ungeklärt 496 €, 2016 Eingangsbestand ungeklärt 0,00 €.

Die andere Debatte versteh ich nicht. Seid ihr beide mal aneinandergerauscht? Kennt ihr euch aus einem früheren Leben thread? 8)

Viele Grüße, Sowieso
 
 
19.
09.11.2016 13:22:49
:wink1:

Ein guter und schlüssiger Buchungstext erspart das Aufstehen und Belege rausziehen. Man sollte also im Eigeninteresse immer sinnvoll und nachvollziehbar texten.

Bei dem Vereinsmitglied kann ich mir auch vorstellen, dass er/sie da vielleicht sein kleines Königreich behalten oder verteidigen möchte und deshalb so arbeitet,
dann muss man ihn/sie nämlich fragen und um Auskunft bitten....gibt's alles.  :green:
 
 
 
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