Hallo sowieso,
erstmal vielen lieben Dank! Zu deiner Frage, Bilanzbuchhalterin (IHK), staatl. geprüfte Betriebswirtin f. Finanzierung u. Steuern, Controllerin und Lohn- u. Gehaltsbuchhalterin. Also die gesamte Bandbreite.
Ja man kann es dem Prüfer natürlich auch schwer machen
, so das gerade noch die Grenze eingehalten wird. Ich behaupte mal, dass derartiges jeden Prüfer so freut, dass er dann noch ein wenig tiefer und länger prüft, als wenn er augenscheinlich von vorne herein sieht, dass sich hier Mühe gegeben wird transparent zu arbeiten.
Normalerweise muss die Kasse als Nebenkasse auftauchen. Um das klären zu können müsstest du dir die Buchungen der Hauptkasse nehmen und nach den 4 Buchungen suchen um zu sehen wie diese verbucht worden sind bzw. auf welches Konto diese gebucht wurden. Im Normalfall eben in diese Nebenkasse. Was meinst du mit nicht gelistet? Du kannst dir zu der GuV / Bilanz / BWA den Kontennachweis mit anzeigen / ausdrucken, da muss die Kasse auftauchen, als Nebenkasse die im Abschluss über die Hauptkasse abgeschlossen wird oder eben als Nebenkasse bestehen bleibt. Die kann also nicht einfach weg sein, es sei denn, dass die Einzahlungen / Entnahmen nie in diese Nebenkasse gebucht wurden.
Das der Buchhalter sich derart einklinkt ist eigentlich nicht normal. Selbstverständlich ist er daran beteiligt und wird auch oft benötigt zur Klärung gewisser Vorgänge / Verbesserungen / Umstellungen etc. aber letztlich entscheiden tut in der Regel die Geschäftsführung, die hält ja schließlich auch in aller Konsequenz den Kopf dafür hin.
Aus Gründen der Transparenz werden zweckgebundene Zuschüsse in der Regel auf das jeweilige Projektkonto umgebucht. Wir haben ein Sammelkto. wo diese Zuschüsse ankommen wenn sie gezahlt werden, danach müssen sie natürlich entsprechend verteilt werden, alleine schon um sicherzustellen, das sie nicht zweckentfremdet wurden und in wie weit sie verbraucht wurden. Macht ja keinen Sinn am Ende des Projekts sowas manuell ausrechnen zu müssen. ´
Der Buchhalter gibt das dem Steuerberater hast du geschrieben, na dann würd ich mich mal mit dem Unterhalten um zu hören wie er zu der Sache steht. Oder ist der Steuerberater von diesem Buchhalter beauftragt worden nach dem Motto oh ich kenn da einen.... In dem Fall würde ich mich schnell nach einem anderen umsehen.
Zum Thema Kostenstellen, bei uns gibt es für jedes Projekt / Auftrag eine eigene Kostenstelle hier werden alle Ein- u. Ausgaben verbucht (das heißt es wird auf das jeweilige Aufwandskonto / Debitoren / Kreditoren verbucht und während dieser Buchung wird die jeweilige Kostenstelle angegeben) die Kostenstelle kannst du zeitlich begrenzt oder über alle Zeiträume anzeigen / ausdrucken. Auf ihr sieht man dann alle Vorgänge und kann diese selbstverständlich auch zur Nachkalkulation benutzen. Kostendeckend gearbeitet oder nicht, wenn nicht, warum nicht, wo wurde zuviel Geld ausgegeben, zu wenig eingenommen. Sind evtl. Rechnungen noch nicht gestellt etc. Wenn der Buchhalter meint das ginge nicht, las dir nichts erzählen, das geht! Kostenstellen können selbst vergeben werden Nummern / Namen oder werden vom Programm vorgegeben und müssen angelegt werden, das ist von Programm zu Programm unterschiedlich.
Du solltest aber noch mal dringend mit der Geschäftsleitung Rücksprache nehmen, damit sich da schnell was ändert. Im Übrigen weist die Geschäftsleitung den Buchhalter für die innerbetrieblichen Dinge eigentlich an, wie mit gewissen Dingen umzugehen ist. Evtl. ist das bei eurem Buchhalter nicht erfolgt und er arbeitet nach Gutdünken. Auch das sollte dringend geklärt werden, sowie gewisse Grundvoraussetzungen, wie z.B. Kostenstellenbuchen, welchen Grad der gewünschten Transparenz. Diese Dinge klärt man bei so vielen Unstimmigkeiten eigentlich in einem gemeinsamen "Meeting" wo diese Punkte verbindlich geklärt und festgehalten werden.
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