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papierlose Buchhaltung

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papierlose Buchhaltung, Erfahrungen
1.
07.06.2012 06:41:13
Welche Érfahrungen habt ihr mit der Umstellung auf die papierlose Buchhaltung gemacht?
 
 
2.
07.06.2012 08:50:33
Hi Kontonummer,

geht das überhaupt?
Allein wenn die Technik versagt, fühle ich mich mit Ausdrucken auf der sicheren Seite. Gut, es gibt Festplattenspiegelungen etc. aber wer garantiert, dass das alles hält? Rein umwelttechnisch wäre dies natürlich ein großer Schritt nach vorn!

Ich stele mir das auch umständlich vor. Z. B. die Kontierung der Belege. Da dies noch ein recht neues Thema ist, gibt es vermutlich noch keine standardisierten Hilfsprogramme?

Habt ihr die Umstellung geplant oder seid ihr schon beim Umsatzen?
Viele Grüße Neele :-)
 
 
3.
07.06.2012 09:05:28
Hallo,
@
Zitat
Neele
diese Angst das etwas verschindet höre ich auch immer wieder aber das ist doch eigentlich sehr merkwürdig. Wenn etwas ausgedruckt wird ist es ja auch nicht sicher. Brennt das Gebäude ab ist alles weg.
Sinvoller Weise liegt die Datensicherung nicht im selben Haus. Am besten findet die Sicherung auf einem externen Server oder in einem Rechenzentrum statt. Da geht dann auch nichts verlohren. Schließlich liegen die Daten an zwei unterschiedlichen Orten.
Auch in unserm Büro hat die Umstellung auf papierlos noch nicht begonnen und wird so blad auch nicht. Das sind alte Arbeits- und Denkweisen die dem entgegen stehen. Eigentlich ziemlich schade. Papierlos/Papierarm ist wenn es ordentlich angelegt wurde übersichtlicher, schneller und günstiger.

Grüße
 
 
4.
07.06.2012 15:19:44
Bei uns ist das im Moment zum Thema geworden. Ich bin nicht dafür, muss aber die Entscheidung begründen. Deshalb suche ich verschiedene Argument für und wider.
 
 
5.
07.06.2012 16:00:49
Also wenn Papierlos, dann auf jedenfall in einem Rechenzentrum speichern.

@gws die Angst auf Datenvelust begründet sich so: Ein Haus brennt relatv selten ab sagen wir max alle 20 Jahre? (wenn überhaupt) Eine Festplatte stürzt in der Regel naja sagen wir mal, wenn wir freundlich sind, alle 5 Jahre ab.

Vorteil Papier, hat sich seit 2000 jahren nicht verändert. Jeder Mensch kann es mit seinen Augen lesen, auhc nach 10 jahren bei richtiger Lagerung. Wenn man alles Digital hat, muss man sicherstellen dass die Daten im lesbar sind. Und wenn wir uns die letzten 10 Jahre anschauen, was hier an ständigen wechseln bei technischen Standards gibt. Außerdem das Thema Software Umstellung etc.

Also ich glaube von papierlos sind wir noch gut 10 Jahre entfernt einfach aus dem Fehler von Standards. Und natürlich unsere Politik, die im Internet eh nur Gefahren sieht...

Gruß Reaper
 
 
6.
07.06.2012 19:42:33
Zitat
Reaper-RWP schreibt:
Eine Festplatte stürzt in der Regel naja sagen wir mal, wenn wir freundlich sind, alle 5 Jahre ab.

:o waaas, alle 5 Jahre das auch noch freundlich betrachtet.
:denk: Vielleicht solltet Ihr Euch einen neuen Hardwarelieferanten suchen oder teil mir Euren mit, das ich dort auf jedenfall nicht kaufe.  :D  ;)

Spass beiseite, Datensicherung ist auf jedenfall eines der wichtigsten Aufgaben im Büro.

Gruß

Andreas
Bearbeitet: Ansimi - 07.06.2012 19:43:10
Mal verliert man :(  ..........und mal gewinnt das Finanzamt. :shock:
 
 
7.
08.06.2012 07:54:50
Sie halten auch länger, aber sicherheitshalber wird ausgetauscht.

Naja du musst ja auch noch anderen Faktoren mit einberechnen wie zum Beipsiel kaputte Netzteile die dann die Platte grillen, oder Überspannungen. Und ja ich habe solche Vorfälle schon häufig genug erlebt.

Es können auch Viren deine Platten zerlegen, aber das hatte ich glücklicherweise noch nicht.

Gruß Reaper
 
 
8.
08.06.2012 10:15:19
Hallo,

interessante Diskussion.  :klatschen:  

Mir wäre eine papierlose bzw. zumindest papierärmere Lösung natürlich angenehmer. Über 10 Jahre den ganzen Papierkram aufbewahren ist schon aufwendig. Es gibt ja schon einige Lösungen bei denen man bis auf den Beleg zoomen kann. Das ist schon besser als in den Ordnern nach der Papierrechnung zu suchen, erspart einem aber auch nicht die Papierrechnungen zu archivieren.

Die komplette elektronische Abwicklung von Eingangs- und Ausgansgrechnungen wäre da schon besser. Soweit ich weiß wird dies teilweise bei großen Konzernen auch schon praktiziert. Die gesetzlichen Hürden sind jedoch für den Austausch von elektronischen Rechnungen immer noch sehr hoch und sind somit für den Kleinanwender kaum zu durchblicken. Auch gibt es m.E. keine bezahlbare ERP-Lösung, die direkt elektronische Rechnungen verarbeiten könnte. Aus einer Ausgangsrechnung ein pdf generieren können sicher viele, jedoch eine Rechnung so zu genrieren, dass diese voll elektronisch bei der Gegenseite verbucht werden kann (und auch noch rechtssicher), ist mir bei Lexware und Co. noch nicht aufgefallen.

Ist hier evtl. Jemand der papierlos bucht?

Gruß, Buchi
 
 
9.
08.06.2012 10:40:52
Hallo,

es ist richtig, dass die Daten nicht ewig auf einer Festplatte unbeschadet bleiben aber dafür gibt es ja die Datensicherung. So liegen die Daten bereits auf mindestens 2 Platten und das diese beiden gleichzeitig kaputt gehen ist sehr unwarscheinlich. Ich würde allein schon im Server mindestens eine 2. Platte zum Spiegeln verbauen. Dann ist es definitiv sicher.

Ich habe mal in einem Unternehmen (Steuerkanzlei) gearbeitet, in dem das papierarme Büro bereits sehr gut umgesetzt wurde. Das Arbeiten ist viel einfacher. Es müssen keine Ornder geholt werden, immer Zugriff auf alle Dokumente. Es muss niemand ins Archiv rennen um Akten zu holen die verstaubt sind und stinken. Dort gab es zwei Kanzleien in unterschiedlichen Städten. Der Zugriff war auf alle Daten möglich, aus jeder Kanzlei. Das ist zum Arbeiten für den Steuerberater unglaublich vorteilhaft.
Als ich dort angefangen habe, habe ich erstmal ziemlich gestaunt, da es fast keine Ordner gab. Eigentlich ist man es gewöhnt, dass in Steuerkanzleien Unmengen davon rumstehen. Lediglich die Ordner der Mandanten waren dort.
Es wurde alles digitalisiert was durch die Kanzlei erstellt wurde. Selbst Aktenvermerke die Handschriftlich auf einen Zettel geschrieben wurden, wurden danach gescant.
Ich versuche auch hier in der Kanzlei in der ich jetzt arbeite immer wieder die Mitarbeiter und auch den Inhaber davon zu überzeugen, dass papierloses Arbeiten viele Vorteile hat. Verstanden wird es nicht. Eine sehr große Gefahr besteht darin, dass die Mitarbeiter zwar speichern und digitalisieren aber trotzdem zur Sicherheit drucken und abheften. Das geht natürlich gar nicht. Damit entstehen zusätzlich Kosten und es wird mehr Zeit benötigt als zuvor.

Das Thema Wechsel der technischen Standards ist sicher ein allgemeines Problem aber nicht hierbei. Die Archivierung im pdf-Format kann fast jedes Programm und das seit vielen Jahren und das wird sich zeimlich sicher auch in den nächsten Jahren nicht ändern.

Grüße
 
 
10.
08.06.2012 12:51:06
Wir haben in unserer Finanzbuchhaltung in den letzen 2 Jahren zwei Umstellungen gehabt. Eine 3. erscheint mir für so eine Abteilung in so einer kurzen Zeit zu viel. Es wäre interessent zu wissen, ob jemand eine derartige Umstellung bereits mitgemacht hat.
 
 
 
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