papierlose Buchhaltung

Hallo,
@diese Angst das etwas verschindet höre ich auch immer wieder aber das ist doch eigentlich sehr merkwürdig. Wenn etwas ausgedruckt wird ist es ja auch nicht sicher. Brennt das Gebäude ab ist alles weg.
Sinvoller Weise liegt die Datensicherung nicht im selben Haus. Am besten findet die Sicherung auf einem externen Server oder in einem Rechenzentrum statt. Da geht dann auch nichts verlohren. Schließlich liegen die Daten an zwei unterschiedlichen Orten.
Auch in unserm Büro hat die Umstellung auf papierlos noch nicht begonnen und wird so blad auch nicht. Das sind alte Arbeits- und Denkweisen die dem entgegen stehen. Eigentlich ziemlich schade. Papierlos/Papierarm ist wenn es ordentlich angelegt wurde übersichtlicher, schneller und günstiger.

Grüße

Also wenn Papierlos, dann auf jedenfall in einem Rechenzentrum speichern.

@gws die Angst auf Datenvelust begründet sich so: Ein Haus brennt relatv selten ab sagen wir max alle 20 Jahre? (wenn überhaupt) Eine Festplatte stürzt in der Regel naja sagen wir mal, wenn wir freundlich sind, alle 5 Jahre ab.

Vorteil Papier, hat sich seit 2000 jahren nicht verändert. Jeder Mensch kann es mit seinen Augen lesen, auhc nach 10 jahren bei richtiger Lagerung. Wenn man alles Digital hat, muss man sicherstellen dass die Daten im lesbar sind. Und wenn wir uns die letzten 10 Jahre anschauen, was hier an ständigen wechseln bei technischen Standards gibt. Außerdem das Thema Software Umstellung etc.

Also ich glaube von papierlos sind wir noch gut 10 Jahre entfernt einfach aus dem Fehler von Standards. Und natürlich unsere Politik, die im Internet eh nur Gefahren sieht...

Gruß Reaper

Sie halten auch länger, aber sicherheitshalber wird ausgetauscht.

Naja du musst ja auch noch anderen Faktoren mit einberechnen wie zum Beipsiel kaputte Netzteile die dann die Platte grillen, oder Überspannungen. Und ja ich habe solche Vorfälle schon häufig genug erlebt.

Es können auch Viren deine Platten zerlegen, aber das hatte ich glücklicherweise noch nicht.

Gruß Reaper

Hallo,

es ist richtig, dass die Daten nicht ewig auf einer Festplatte unbeschadet bleiben aber dafür gibt es ja die Datensicherung. So liegen die Daten bereits auf mindestens 2 Platten und das diese beiden gleichzeitig kaputt gehen ist sehr unwarscheinlich. Ich würde allein schon im Server mindestens eine 2. Platte zum Spiegeln verbauen. Dann ist es definitiv sicher.

Ich habe mal in einem Unternehmen (Steuerkanzlei) gearbeitet, in dem das papierarme Büro bereits sehr gut umgesetzt wurde. Das Arbeiten ist viel einfacher. Es müssen keine Ornder geholt werden, immer Zugriff auf alle Dokumente. Es muss niemand ins Archiv rennen um Akten zu holen die verstaubt sind und stinken. Dort gab es zwei Kanzleien in unterschiedlichen Städten. Der Zugriff war auf alle Daten möglich, aus jeder Kanzlei. Das ist zum Arbeiten für den Steuerberater unglaublich vorteilhaft.
Als ich dort angefangen habe, habe ich erstmal ziemlich gestaunt, da es fast keine Ordner gab. Eigentlich ist man es gewöhnt, dass in Steuerkanzleien Unmengen davon rumstehen. Lediglich die Ordner der Mandanten waren dort.
Es wurde alles digitalisiert was durch die Kanzlei erstellt wurde. Selbst Aktenvermerke die Handschriftlich auf einen Zettel geschrieben wurden, wurden danach gescant.
Ich versuche auch hier in der Kanzlei in der ich jetzt arbeite immer wieder die Mitarbeiter und auch den Inhaber davon zu überzeugen, dass papierloses Arbeiten viele Vorteile hat. Verstanden wird es nicht. Eine sehr große Gefahr besteht darin, dass die Mitarbeiter zwar speichern und digitalisieren aber trotzdem zur Sicherheit drucken und abheften. Das geht natürlich gar nicht. Damit entstehen zusätzlich Kosten und es wird mehr Zeit benötigt als zuvor.

Das Thema Wechsel der technischen Standards ist sicher ein allgemeines Problem aber nicht hierbei. Die Archivierung im pdf-Format kann fast jedes Programm und das seit vielen Jahren und das wird sich zeimlich sicher auch in den nächsten Jahren nicht ändern.

Grüße