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a-conto-Zahlung / Anzahlung
1.
20.11.2011 15:31:11
Guten Tag,

ich führe erst seit kurzem ein eigenes Unternehmen und habe noch kleinere Schwierigkeiten mit der Buchhaltung bzw. der Erstellung von Rechnungen/Anzahlungsrechnungen.

1) Probleme mit Anzahlungen/a-conto-Zahlungen
Sind Anzahlungen und a-conto-Zahlungen dasselbe oder gibt es da Unterschiede?

Kann ich bei a-conto-Rechnungen einfach nur schreiben, was der Kunde als "Anzahlung" überweisen soll, ohne den Gesamtbetrag zu nennen, oder ist das nicht gültig?
Beispiel: Ich biete dem Kunden eine Dienstleistung an. Er soll 100 Euro anzahlen. Über den Endbetrag sind wir uns noch nicht einig.

Kann ich dann einfach eine a-conto-Rechnung erstellen, in der ich schreibe "a-conto zu Dienstleistung xyz", ohne einen Endbetrag/Gesamtbetrag zu nennen? In der Abschlussrechnung würde ich ja dann einen genauen Betrag wissen, und von dem die a-conto-Zahlung abziehen. Wäre das so gültig oder gibt es dann Probleme mit dem Finanzamt?

2) Rechnung erstellen ohne Kunden-Adresse
Ich habe ein Problem mit einem Kunden, der sich nicht mehr meldet. Dieser hat mir noch nicht seine Adresse gegeben. Wie stelle ich nun eine Rechnung aus? Eigentlich muss der Leistungsempfänger ja mit vollständiger Adresse angegeben werden. Hierbei handelt es sich um einen sehr kleinen Betrag von 50 Euro, der auch eigentlich nur als Anzahlung gedacht war.

3) Rechnungsnummer
Und ich habe noch eine kleine Frage zu der Nummerierung. Wenn ich erst 13 Rechnungen schreibe, haben diese ja beispielsweise die Nummern 1-13. Wenn ich dann eine Gutschrift schreibe, hat diese Dann die "Rechnungs-Nr. 14" oder die "Gutschrift-Nr. 1" oder die "Gutschrift-Nr. 14"?

4) Gescheiterter Auftrag
Wie schreibe ich es auf, wenn ich eine Anzahlung erhalten habe. Nach der Anzahlung sind Entwürfe nicht bei dem Kunden angekommen, sodass wir die Zusammenarbeit beendet haben. Die Anzahlung behalte ich als Aufwandsentschädigung. Schreibe ich dann eine a-conto-Zahlung mit dem Vermerk, dass der Auftrag gescheitert ist und ich die 50 Euro als Aufwandsentschädigung behalte? Oder schreibe ich einfach eine normale Rechnung für Logo-Arbeiten und erkläre nichts weiter. Oder gibt es eine solche Aufwandsentschädigung nicht in der Buchhaltung?

5) Auträge aus dem Ausland
Wenn ich Kunden aus dem Ausland habe, kann ich da auch ganz normale Rechnungen schreiben, oder muss ich da irgendwas besonderes beachten?

Ich würde mich über Antworten sehr freuen!

Freundliche Grüße

impersonaler
Bearbeitet: impersonaler - 21.11.2011 10:30:23
 
 
2.
21.11.2011 11:23:00
Hallo impersonaler,

herzlich willkommen in unserem Forum  :wink1:

Ich versuch mich mal an deinem Fragenkatalog:

1). Akontozahlungen sind dasselbe wie Abschlagszahlungen.
Ich sehe kein Problem, wenn du verschiedene Abschlagsrechnungen rausschickst und dann auf der Schlussrechnung Gesamtbetrag und die geleisteten Rechnungsbeträge neben der Restzahlungssumme aufführst.

2.) Rechnungen ohne Kundenadresse dürften vom Finanzamt nicht akzeptiert werden. Da könntest du Probleme mit der Umsatzsteuer bekommen.

3.) Gutschriften gibst du eine Gutschriftennummer, also ein eigener Nummernkreis.

4.) Ich würde das unter Entwurf verbuchen.

5.) Das ist ein weites Feld... Was sagt denn dein Steuerberater dazu?

Vielleicht können die anderen noch weiterhelfen?  :{}

Viele Grüße,
Neele
Viele Grüße Neele :-)
 
 
3.
21.11.2011 12:18:37
Hallo Neele! Vielen Dank für deine Antwort :) Sehr hilfreich.

zu 1)
Leider weiß ich auch nicht was Abschlagszahlungen sind, deshalb kann ich Anzahlung / Akontozahlung immer noch nicht einordnen. Ist es nun dasselbe?
Kann ich also eine akonto-Rechnung erstellen, über 200 Euro Gesamtpreis. Und dann erstelle ich eine Endrechnung von 500 Euro. Und schreibe dann abzüglich geleisteter akonto-Zahlungen von 200 Euro, müssen noch 300 Euro bezahlt werden? Also was mich hier interessiert ist, ob auf der akonto-Rechnung der Gesamtbetrag stehen muss oder ob der Betrag, der dann als "Anzahlung" geleistet werden soll, als Gesamtbetrag einzutragen ist. Bzw. ob man den Gesamtbetrag von 500 Euro hier angeben muss oder nicht.

zu 2) Okey, in meinem Fall muss ich keine Umsatzsteuer bezahlen, da ich ein Kleinunternehmer bin. Wie sieht das dann aus?

zu 3) Ich habe hier nämlich gelesen http://www.steuerberater-knorr.de/aktuelles/1-aktuelle-nachrichten/6152-pflichtangaben-in-rechnungen.html :
Zitat
Gutschriften

Seit dem 1. Januar 2004 ist auch eine Gutschrift eine Rechnung.

Wenn diese Gutschriften doch auch Rechnungen sind, müssten sie doch eine fortlaufende Nummer in Abhängigkeit von den Rechnungen bekommen oder?

zu 4) Schreibe ich denn dann eine a-konto-Rechnung mit dem Vermerk: "Auftrag gescheitert/abgebrochen - Anzahlung verbleibt als Aufwandsentschädigung" oder schreibe ich eine ganz normale Rechnung?
Zum Thema Entwurf: Was genau muss ich eigentlich noch machen außer Rechnungen schreiben und Quittungen sammeln? Weil da fehlt mir auch ein bisschen der Überblick, was ich da noch an Dokumenten anfertigen soll.

zu 5) Wieso ist das ein weites Feld? Also ich habe bis dato Kunden aus Deutschland, Österreich und Norwegen. Muss ich da auf irgendetwas achten oder nicht?

Freundliche Grüße  :)
 
 
4.
22.11.2011 08:32:34
Hallo impersonaler,

wieso willst du es so kompliziert benennen.

1. Also als Anzahlung würde ich es nicht deklarieren. Ich würde einfach eine Rechnung über die bisher erbrachten Leistung ausstellen. Dann hast du auch keine Probleme, wenn das Projekt irgendwann abgebrochen wird.

2. Das mit der Rechnung schaue am besten im Umsatzsteuergesetz nach oder im Fachinfobereich.
Anforderungen an eine Rechnung >>

3. Du darfst deine Nummernkreise eigentlich selbst vergeben. Sie sollten nur verständlich und nachvollziehbar sein.

4. siehe 1.

5. ja Neele hat recht. Die sist ein weites Feld auch für Kleinunternehmer. Um einen kleinen Einblick zu erhalten, schaue in folgende Link mal rein.

Umsatzsteuer im In- und Ausland >>

An dieser empfehle ich dir dringend mal mit einen Steuerberater zu sprechen.

Gruß Reaper
 
 
5.
22.11.2011 19:13:23
Hallo! Vielen Dank für deine Antwort. Übrigens habe ich einen Steuerberater, aber mit dem möchte ich so einfache Dinge nicht besprechen.

zu 1) Ich lasse mir im Voraus eine Anzahlung geben, bevor ich anfange zu arbeiten. Daher kann ich ja keine Rechnung über schon erbrachte Leistungen erstellen, da ich ja noch keine Leistung erbracht habe. Daher muss ich doch eine akonto-Rechnung erstellen?

zu 2) Hat sich erledigt, da ich nun die Kundenadresse recherchiert habe und nach ein paar Stunden sie auch hatte... Hätte ich denn für diesen Fall eine Kleinbetragsrechnung ausstellen können oder geht das nicht? Der Betrag von 50 Euro, den ich bezahlt bekommen habe, von einer Person, von der ich nicht die Adresse habe. Das müsste doch klappen oder kann ich nicht einfach so eine Kleinbetragsrechnung erstellen?

zu 3) Ja aber dann muss ich ja bei Rechnungen "Rechnung Nr. R_001" schreiben und bei Gutschriften "Gutschriften GS_001". Weil sonst habe ich ja die "001" doppelt vergeben. Oder reicht einfach nur "Rechnung Nr. 001" und "Gutschrift Nr. 001" - oder ist das dann nicht eindeutig?
Ich habe auch mal gelesen, dass man dann wenn man für die "Rechnung Nr. 0137" eine Gutschrift schreibt, reicht es, wenn man einfach "Gutschrift zur Rechnung Nr. 0137" schreibt und somit dann gar keinen neuen Nummernkreis aufmacht. Aber das waren alles Meinungen aus Foren.
Wie macht man es denn am besten? Für die erste Gutschrift einen neuen Nummernkreis anfangen? Oder die Variante mit "Gutschrift zu Rechnung Nr. 0137" oder nimmt man einfach die nächste Nummer im Rechnungs-Nummernkreis? (hier im Beispiel dann Gutschrift Nr. 0138". Wie ist es denn korrekt?  :denk:

zu 4) Die Frage bleibt ja weiterhin bestehen. Wenn ein Kunde die Zusammenarbeit abbricht, schreibe ich denn dann eine a-konto-Rechnung mit dem Vermerk: "Auftrag gescheitert/abgebrochen - Anzahlung verbleibt als Aufwandsentschädigung" oder nur "Auftrag gescheitert/abgebrochen" oder wie mache ich das? Weil wenn ich dann eine akonto-Rechnung erstellt habe, muss ich ja eigentlich diese erneut ausdrucken mit dem Vermerk, dass die Zusammenarbeit abgebrochen ist, oder sieht das Finanzamt das selber und ist ein Vermerk nicht nötig? Die suchen doch dann bestimmt zu jeder akonto-Zahlung eine entsprechende Gesamtrechnung.

zu 5) Ich kann mir das leider nicht vorstellen, wieso die Tatsache "Ausland" das irgenwdie beeinflusst. Ich muss keine Steuer abführen als Kleinunternehmer. Da ändert das Ausland doch auch nichts dran. Falls es weiterhilft, handelt es sich nur um Privatpersonen im Ausland.
Bearbeitet: impersonaler - 22.11.2011 19:35:53
 
 
6.
23.11.2011 06:48:04
:wink1: Guten Morgen,

also ich komm mal auf Deinen Nummernkreis zu sprechen. Grundsätzlich sollte man für Rechnungen und Gutschriften einen eigenen Nummernkreis vergeben, weil es einfach übersichtlicher ist. Du sieht dann alleine schon an den Buchungen ob es eine Gutschrift, eine Rechnung oder eine Rechnung ist, die Du bezahlen musst. Dein Beispiel oben zur Nummerrierung ist schon gar nicht so schlecht. Ich würde aber noch Eingang- und Ausgangsrechnungen unterscheiden, also ER ; AR ; GS und dann nummerrieren wie Du magst. Entweder hochzählen oder noch nach Jahr und Monat unterscheiden. Z.B. ER 1111001 erste Rechnung an einen Kunden im Jahr 2011 Monat 11. Das ist aber jedem selbst überlassen.

zu 1) auch wenn Du dir im Vorraus etwas anzahlen lässt erbringst Du im Anschluss an die Anzahlung ja eine Leistung, Dann schreib doch in den Text Anzahlung zu Auftrag xyz. Teilzahlung zu Auftrag xyz, Schlusszahlung zu Auftrag xyz abzüglich bereits geleister Zahlungen (Rechnungsnummern) und Betrag. Dann sind doch alle Merkmale erfüllt und für Auftraggeber, Dich und das Finanzamt gut nach zu vollziehen.
 
 
7.
23.11.2011 13:30:11
Ah okey, vielen Dank! Leider habe ich immer noch sehr viele offene Fragen...

Wie kann ich denn Eingangsrechnungen nummerieren? Eine Eingangsrechnung ist doch eine Rechnung, die ich bekomme, wenn ich z.B. einen Laptop kaufe, oder? Dann kann ich dafür ja keine Rechnungsnummer vergeben. Solche Rechnungen muss ich doch nur sammeln. Wie möchte man die denn nummerieren? Einfach mit Kugelschreiber noch "ER 001" draufschreiben, oder wie? Muss das man das machen? Soll man das machen?

Wenn ich am Ende des Jahres dann alle Rechnungen, Gutschriften und Quittungen zusammen habe, was muss ich dann noch erstellen und dem Finanzamt abgeben? Gibt es dafür vielleicht eine Übersicht? Ich weiß, dass man da eine Steuererklärung abgeben muss und eine Gewinnermittlung machen muss, den Umsatz berechnen muss etc. Ich weiß aber nicht, wie diese Dokumente genau aussehen sollen.

zu 1) Ja, genau. Wenn ich dann die Anzahlungs-Rechnung/a-konto-Rechnung schreibe, muss ich dann schon den Gesamtbetrag drauf schreiben oder nicht? Weil der genaue Endpreis ergibt sich bei meinen Arbeiten erst während der Arbeit. Deshalb kann ich dann zum Zeitpunkt der Anzahlung nicht schon genau sagen: "Es handelt sich um eine Anzahlung vom Gesamtbetrag 500 Euro. Ich bitte Sie, mir 200 Euro in den nächsten 14 Tagen zu überweisen."
==> Daher ist meine Frage ja, ob ich auf dieser "Anzahlungs/a-konto-Rechnung" den Gesamtbetrag schon nennen muss oder ob ich dann auf den Rechnungen, in der Spalte, wo eigentlich der Gesamtbetrag steht, den Betrag der Anzahlung schreibe. (hier 200 Euro) - Muss ich also beim Erstellen einer akonto-Rechnung schon den gesamten Betrag der Rechnung irgendwo draufschreiben (hier 500 Euro) oder reicht es, wenn ich einfach sage "Bitte akonto-Zahlung in Höhe von 200 Euro leisten".

zu 4) Die Frage bleibt ja weiterhin bestehen. Wenn ein Kunde die Zusammenarbeit abbricht, schreibe ich denn dann eine a-konto-Rechnung mit dem Vermerk: "Auftrag gescheitert/abgebrochen - Anzahlung verbleibt als Aufwandsentschädigung" oder nur "Auftrag gescheitert/abgebrochen" oder wie mache ich das? Weil wenn ich dann eine akonto-Rechnung erstellt habe, muss ich ja eigentlich diese erneut ausdrucken mit dem Vermerk, dass die Zusammenarbeit abgebrochen ist, oder sieht das Finanzamt das selber und ist ein Vermerk nicht nötig? Die suchen doch dann bestimmt zu jeder akonto-Zahlung eine entsprechende Gesamtrechnung.

zu 5) Ich kann mir das leider nicht vorstellen, wieso die Tatsache "Ausland" das irgenwdie beeinflusst. Ich muss keine Steuer abführen als Kleinunternehmer. Da ändert das Ausland doch auch nichts dran. Falls es weiterhilft, handelt es sich nur um Privatpersonen im Ausland.

zu 6) Wie gebe ich denn bei Anzahlungen, wo ich noch nicht angefangen habe zu arbeiten, den Leistungszeitpunkt an? Schreibe ich dann voraussichtlicher Leistungszeipunkt: Monat/Jahr. Oder nehme ich einfach das Datum wo ich die Anzahlungsrechnung erstelle, oder wie mache ich das? Im Internet stehen dazu nämlich wieder einmal 10 verschiedene Versionen.
Bearbeitet: impersonaler - 24.11.2011 16:31:53
 
 
8.
25.11.2011 07:03:53
:wink1: Morgen,

also zur Nummerrierung: In der Regel kommt ein Kontierungsstempel auf die Rechnung, wenn Du diese bezahlst oder wenn Du diese einbuchts. Wird auch Buchungsstempel genannt (Belegnummer, Sollkto., Habenkto., Betrag), kannst du natürlich auch ohne Stempel drauf schreiben, sieht aber nicht so gut aus  :D
Die Nummerrierung kannst Du dir aussuchen, entweder du zählst einfach hoch (1, 2, 3 etc.) oder (ER für Eingangsrechnung, ja wenn du z.B. einen Laptop kauftst und bezahlen musst = ER 1, ER2, etc.) oder wie vorher schon erklärt noch nach Jahr und Monat getrennt. Dann kannst Du auch immer noch mal was z.B. im September nachbuchen, wenn Du was vergessen hast, ohne, dass Dir der Nummernkreis durcheinander gerät.
Bei Rechnungen die Du stellst handelt es sich um Ausgangsrechnungen also AR ansonsten wie oben beschriben.
Gutschriften die Du schreibst oder die Du erhälst kannst Du mit GS1 etc. auch wie oben nummerrieren oder machst auch hier noch den Unterschied EGS (GS die Du bekommst) und AGS (GS die Du schreibst).

zu 1) Nein, Du musst den Gesamtbetrag nicht drauf schreiben. Dass machst Du erst bei der Endrechnung, in der Du die Aconto Rechnungen in Abzug bringst.

zu 4) Nein Du musst nicht darauf schreiben, dass der Auftrag abgebrochen wurde, denn dann müsstest Du ja die Rechnung verändern, heißt stornieren und neu schreiben. Du kannst aber um es nach längerer Zeit für dich besser nachhalten zu können, eine handschriftliche Notiz auf die Rechnung machen, dass der Auftrag abgebrochen wurde. Verpflichtet dazu bist Du aber nicht.

zu 5) um das allgemein erklären zu können, ist das Thema zu groß.Das lässt sich besser immer von Fall zu Fall erklären. In manchem "Ausland" ist auch eine Privatperson schon mal verpflichtet die dortige MWSt abzuführen, auch Einfuhrzoll etc.

zu 6) Grundsätzlich ist das immer eine Entscheidung zwischen Dir und Deinem Kunden, aber Du solltest der Einfachheit halber solltest Du Dir etwas überlegen, was für Dich einfach zu händeln ist und Du nicht durcheinander kommst. Bei Anzahlungsrechnungen musst Du aber noch keinen Leistungszeitpunkt angeben, dies erst in der Schlussrechnung. Sollte Dein Kunde aber dennoch darauf bestehen, würde ich die Zeit angeben in der Du anfängst zu arbeiten.
 
 
9.
26.11.2011 20:37:42
Hallo Momo! Vielen, vielen Dank für deine Antwort!

zu den Eingangsrechnungen:
Okey, da kann ich also auch einfach mit Kugelschreiber eine Nummer drauf schreiben? Der Betrag steht ja eh drauf. Aber was ist mit Habenkonto und Sollkonto gemeint?

zu 4)
Also kann ich es auch so machen, dass ich einfach eine Anzahlungsrechnung geschrieben habe und das Geld bekommen habe. Und dann folgt dazu keine Gesamtrechnung? Wundert sich das Finanzamt dann nicht? Muss ich das nicht irgendwie vermerken, wenn der Auftrag abgebrochen wurde? Sonst fragen die sich doch, wo die Gesamtrechnung dazu ist?

zu 5) Okey, da rede ich dann mit dem Steuerberater.

zu 6) Ah okey, das ist jetzt verwirrend. Ich habe im Internet oft gelesen, dass auf jeder Rechnung ein Leistungszeitpunkt stehen soll bzw. auf Anzahlungsrechnungen der Zeitpunkt der Einnahme des Entgelts. Beides ist ja womöglich nicht klar feststellbar. Deshalb wurde mir mal erklärt, dass ich ja eine Frist angebe (bitte bezahlen Sie innerhalb von 2 Wochen). Das heißt, wenn ich am 01.12.2011 eine Rechnung schreibe, soll ich als Leistungszeitpunkt dann 15.12.2011 angeben. Oder soll ich das leer lassen?  Muss auf Anzahlungsrechnungen gar nichts drauf stehen.
Oder ist der Satz "Nach Ihrer Zahlung werden wir einen genauen Liefertermin abstimmen." eine gute Alternative zu diesem Leistungszeitpunkt?

Bin mir da sehr unsicher.
 
 
10.
28.11.2011 07:02:03
:wink1:

Haben- u. Sollkto. sind Deine Buchungskonten, ein Konto wird auf der Sollseite und ein Konto auf der Habenseite bebucht. Das heißt Du solltest auf der Rechnung ausser der Nummerrierung auch die Konten angeben, auf denen Du buchst. Das muss nicht über einen Buchungsstempel geschehen, sondern kann auch von Dir so aufgeschrieben werden.

zu4) In der Regel ist es so, dass wenn keine Endrechnung gestellt wurde der Auftrag abgebrochen wurde. Würde ja sonst keinen Sinn machen. Würde mir aber, wenn denn dann mal eine Steuerprüfung ins Haus steht, immer einen Vermerk machen, damit Du das nach 2,3 oder 4 Jahren auch noch nachvollziehen kannst. Für den Fall, dass der Prüfer bei der einen oder anderen Rechnung nachfragt.

zu 6) Also der Satz oben von Dir ist gut. Würde ich so machen. Wir stellen auch mehrere Rechnung von der Anzahlung über Zwischenzahlung bis zur Schlusszahlung, oft können wir während dieser Zeit auch noch keinen Leistungszeitpunkt angeben, also lassen wir diesen frei oder schreiben einen fiktiven Zeitpunkt nach Absprache mit dem Kunden rein. In der Schlussrechnung steht dann in der Regel der tatsächliche Leistungszeitpunkt.

Anfangs ist man immer recht unsicher, aber mit der Zeit, je öfter Du diese Dinge händelst wirst Du immer sicherer werden.  :D
 
 
 
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