Anforderungen an eine Rechnung

Gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung gilt, dass keine Buchung ohne Beleg zu erfolgen hat. Einer der häufigsten Belege ist die Rechnung. Für ein Unternehmen bildet dieses Dokument häufig auch die Grundlage für den Vorsteuerabzug. Damit Rechnungen vom Finanzamt anerkannt werden, müssen diese Dokumente einige Pflichtangaben enthalten. Diese Angaben werden in §14 Abs. 3 und 4 Umsatzsteuergesetz geregelt und im Folgenden aufgeführt.

Rechnungsanforderungen:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
• vollständiger Name und vollständige Anschrift des Kunden (Leistungsempfänger)
• die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmers
• das Ausstellungsdatum
• eine einmalig von dem Unternehmer vergebene Rechnungsnummer
• die Menge der gelieferten Artikel / Dienstleistungen
• die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Artikel / Dienstleistungen
• Zeitpunkt der Lieferung und Vereinnahmung des Entgelts, wenn diese nicht identisch sind
• das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen bzw. mit einem Hinweis auf Steuerbefreiung
• Aufschlüsselung von Entgeltminderungen
• angewandter Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Betrag
• ein Hinweis über die Aufbewahrungspflicht, wenn der Unternehmer eine Werkslieferung oder sonstige Leistung in Zusammenhang mit einen Grundstück ausführt 

Falls ein elektronischer Datenaustausch stattfindet, müssen Verfahren angewandt werden, die die Herkunft und Echtheit der Daten garantieren. Zusätzlich muss eine zusammenfassende Rechnung auf Papier erstellt werden oder über einen elektronischen Weg übermittelt werden. Dabei muss die Rechnung mit einer elektronischen Signatur geschützt werden.

Kleinbetrags-Rechnungen

Für Rechnungen deren Betrag nicht größer als 250 Euro ist, gelten Vereinfachungsregelungen. In diesem Fall muss eine Rechnung gemäß §33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung nur folgende Punkte enthalten.

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (jedoch nicht des Leistungsempfängers)
• das Ausstellungsdatum
• die Menge der gelieferte Artikel / Dienstleistungen
• die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Artikel / Dienstleistungen
• angewandter Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Betrag

Rechnungs-Nummer

Im §14 (4) Nr. 4 des UStG ist festgelegt, dass eine Rechnung " ... eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer) enthalten muss. In den Umsatzsteuerrichtlinien Abschnitt 185 Abs.10 wird dies, wie folgt  konkretisiert: "Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Es ist auch zulässig, im Rahmen eines weltweiten Abrechnungssystems verschiedener, in unterschiedlichen Ländern angesiedelter Konzerngesellschaften nur einen fortlaufenden Nummernkreis zu verwenden."

Dies wurde jedoch durch eine Verfügung der OFD Koblenz ergänzt: "Die in § 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 4 UStG enthaltene Pflichtangabe einer fortlaufenden Nummer in der Rechnung macht keine zahlenmäßige Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern zwingend, da es lediglich um die Einmaligkeit der erteilten Rechnungsnummer geht. Die Anforderungen an die Rechnung sind vor dem Hintergrund zu interpretieren, dass es um die Verhinderung eines ungerechtfertigten Vorsteuerabzugs geht. Diesbezüglich reicht die Einmaligkeit der Nummerierung aus (Abschn. 185 Abs. 10 UStR)." Seit 01.11.2010 gilt der Umsatzsteuer-Anwendungserlass, der die bisherigen Umsatzsteuerrichtlinien ablöst. Hier ist nun im Abschnitt 14.5 Abs.10 Satz 4 der Sachverhalt wie folgt geregelt: "Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend." 

Demnach kann das System der Rechnungsnummern-Vergabe relativ willkürlich sein. Auch größere Zählschritte als 1 sind grundsätzlich möglich, z.B. immer jede zweite Nummer, also 1, 3, 5 .... Viele Fakturierungs-Software-Lösungen oder Warenwirtschaftsprogramme können die Rechnungsnummern um einen zufälligen Wert erhöhen, der zwischen zwei voreingestellten Grenzen liegt. Mit derartigen Lücken zwischen den Rechnungsnummern wird häufig bei Mitgliedsbeiträgen oder Verlagsprodukten verfahren. Durch den hohen Startwert und die großen Sprünge erschwert der Unternehmer es seinen Wettbewerbern, geheime Unternehmenswerte wie Verkäufe, Auflage, Gesamtzahl der Mitglieder oder deren Zuwachs innerhalb eines Zeitraums zu schätzen. Durch eine zufällige Nummernfolge wird kein Muster erkennbar. Zweistellige Zählschritte verringern außerdem die Zahl von Fehlern, vor allem durch Zahlendreher. Denn alle Rechnungsnummern unterscheiden sich durch mindestens zwei Ziffern statt durch mindestens eine. Dies kann hilfreich sein beim Abheften oder Raussuchen schriftlicher Briefwechsel, beim Zuordnen von Überweisungen etc. 

Wichtig ist nur, dass die jeweilige Rechnungsnummer nur einmalig vergeben wurde. Zu beachten ist jedoch, dass bei Lücken in der Abfolge von Rechnungsnummern, z.B. bei einem System von eins hochzählend, den Prüfer im Falle einer Betriebsprüfung zu Nachfragen veranlassen wird. Können diese Lücken, die z.B durch technische Fehler bei Softwareupdates oder Umstellungen enstehen können, nicht gut begründet werden, kann es zu Hinzuschätzungen kommen. In diesem Fall würde i.d.R. der durchschnittliche Rechnungsbetrag aus allen Rechnungen für jede fehlende Rechnungsnummer zugrundegelegt werden und zum Gewinn hinzugerechnet werden. 

Eine interessante Diskussion zu diesem Thema können Sie auch im Rechnungswesen-Portal.de- Forum verfolgen.

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Quellen:

• Umsatzsteuergesetz
• Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung
• Umsatzsteuer-Anwendungserlass

letzte Änderung Alexander Wildt am 19.12.2022

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