Anforderungen an eine Rechnung

Rechnungsanforderungen nach Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) und Regelungen zur Organisation der Rechnungsnummern

Gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung gilt, dass keine Buchung ohne Beleg zu erfolgen hat. Einer der häufigsten Belege ist die Rechnung. Für ein Unternehmen bildet dieses Dokument häufig auch die Grundlage für den Vorsteuerabzug. Damit Rechnungen vom Finanzamt anerkannt werden, müssen diese Dokumente einige Pflichtangaben enthalten. Diese Angaben werden im §14 Abs. 3 und 4 Umsatzsteuergesetz geregelt und im Folgenden aufgeführt.

Rechnungsanforderungen:

  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des Kunden (Leistungsempfänger)
  • die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmers
  • das Ausstellungsdatum
  • eine einmalig von dem Unternehmer vergebene Rechnungsnummer
  • die Menge der gelieferten Artikel / Dienstleistungen
  • die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Artikel / Dienstleistungen
  • Zeitpunkt der Lieferung und Vereinnahmung des Entgelts, wenn diese nicht identisch sind
  • das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen bzw. mit einem Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Aufschlüsselung von Entgeltminderungen
  • angewandter Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Betrag
  • ein Hinweis über die Aufbewahrungspflicht, wenn der Unternehmer eine Werkslieferung oder sonstige Leistung in Zusammenhang mit einen Grundstück ausführt
Falls ein elektronischer Datenaustausch stattfindet, müssen Verfahren angewandt werden, die die Herkunft und  Echtheit der Daten garantieren. Zusätzlich muss eine zusammenfassende Rechnung auf Papier erstellt werden oder über einen elektronischen Weg übermittelt werden. Dabei muss die Rechnung mit einer elektronsichen Signatur geschützt werden. 

Kleinbetrags-Rechnungen

Für Rechnungen deren Betrag nicht größer als 250 Euro ist, gelten Vereinfachungsregelungen. In diesem Fall muss eine Rechnung gemäß §33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung nur folgende Punkte enthalten.

  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (jedoch nicht des Leistungsempfängers)
  • das Ausstellungsdatum
  • die Menge der gelieferte Artikel / Dienstleistungen
  • die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Artikel / Dienstleistungen
  • angewandter Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Betrag

Rechnungs-Nummer

Im §14 (4) Nr. 4 des UStG ist festgelegt, dass eine Rechnung " ... eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer) enthalten muss. In den Umsatzsteuerrichtlinien Abschnitt 185 Abs.10 wird dies, wie folgt  konkretisiert:  "Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Es ist auch zulässig, im Rahmen eines weltweiten Abrechnungssystems verschiedener, in unterschiedlichen Ländern angesiedelter Konzerngesellschaften nur einen fortlaufenden Nummernkreis zu verwenden."

Dies wurde jedoch durch eine Verfügung der OFD Koblenz ergänzt: "Die in § 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 4 UStG enthaltene Pflichtangabe einer fortlaufenden Nummer in der Rechnung macht keine zahlenmäßige Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern zwingend, da es lediglich um die Einmaligkeit der erteilten Rechnungsnummer geht. Die Anforderungen an die Rechnung sind vor dem Hintergrund zu interpretieren, dass es um die Verhinderung eines ungerechtfertigten Vorsteuerabzugs geht. Diesbezüglich reicht die Einmaligkeit der Nummerierung aus (Abschn. 185 Abs. 10 UStR)."

Seit 01.11.2010 gilt der Umsatzsteuer-Anwendungserlass, der die bisherigen Umsatzsteurrichtlinien ablöst. Hier ist nun im Abschnitt 14.5 Abs.10 Satz 4 der Sachverhalt wie folgt geregelt: "Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend." 

Demnach kann das System der Rechnungsnummern-Vergabe relativ willkürlich sein. Auch größere Zählschritte als 1 sind grundsätzlich möglich, z.B. immer jede zweite Nummer, also 1, 3, 5 .... Viele Fakturierungs-Software-Lösungen oder Warenwirtschaftsprogramme können die Rechnungsnummern um einen zufälligen Wert erhöhen, der zwischen zwei voreingestellten Grenzen liegt. Mit derartigen Lücken zwischen den Rechnungsnummern wird häufig bei Mitgliedsbeiträgen oder Verlagsprodukten verfahren. Durch den hohen Startwert und die großen Sprünge erschwert der Unternehmer es seinen Wettbewerbern, geheime Unternehmenswerte wie Verkäufe, Auflage, Gesamtzahl der Mitglieder oder deren Zuwachs innerhalb eines Zeitraums zu schätzen. Durch eine zufällige Nummernfolge wird kein Muster erkennbar. Zweistellige Zählschritte verringern außerdem die Zahl von Fehlern, vor allem durch Zahlendreher. Denn alle Rechnungsnummern unterscheiden sich durch mindestens zwei Ziffern statt durch mindestens eine. Dies kann hilfreich sein beim Abheften oder Raussuchen schriftlicher Briefwechsel, beim Zuordnen von Überweisungen etc. .

Wichtig ist nur, dass die jeweilige Rechnungsnummer nur einmalig vergeben wurde. Zu beachten ist jedoch, dass bei Lücken in der Abfolge von Rechnungsnummern, z.B. bei einem System von eins hochzählend, den Prüfer im Falle einer Betriebsprüfung zu Nachfragen veranlassen wird. Können diese Lücken, die z.B durch technische Fehler bei Softwareupdates oder Umstellungen enstehen können, nicht gut begründet werden, kann es zu Hinzuschätzungen kommen. In diesem Fall würde i.d.R. der durchschnittliche Rechnungsbetrag aus allen Rechnungen für jede fehlende Rechnungsnummer zugrundegelegt werden und zum Gewinn hinzugerechnet werden. 


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Quellen:
- Umsatzsteuergesetz
- Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung



letzte Änderung A.W. am 09.09.2019
Autor(en):  Alexander Wildt

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Der Autor:
Herr Alexander Wildt
Unser Excel-Experte Herr Dipl. Betriebswirt Alexander Wildt verfügt über mehrjährige Erfahrungen in der Erstellung professioneller Excel-Lösungen im betriebswirtschaftlichen Bereich und in der Beratung unserer Kunden bei der Anwendung der Tools aus unserer eigenen Vermarktung.
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26.05.2018 22:55:40 - Philipp

Hallo, ich erhalte öfter Rechnungen die von Klarna ausgestellt werden, die für andere Onlineshops die Zahlungsabwicklung erledigen, und nur eine "Bestellnummer" enthalten. Genügt das um das Finanzamt glücklich zu machen? Diese Nummer ist ja auch eindeutig.
[ Zitieren | Name ]

28.05.2018 10:57:32 - anni2012

:wink1: Hallo [b]Philipp,[/b] von Klarna ist ein Zahlungsavis, welches eine Zahlung ankündigt. Hat aber nichts mit einer Rechnung zu tun! [QUOTE]Philipp schreibt: Genügt das um das Finanzamt glücklich zu machen?[/QUOTE] Mit was möchtest du denn das FA glücklich machen? In welcher Hinsicht meinst du das?? Etwas präziser, bitte ;) VG, Anni
[ Zitieren | Name ]

28.05.2018 12:42:21 - sogehts

Lies dir einmal den § 14 UStG genau durch - die Sollbestandteile einer Rechnung sind hier alle aufgegeführt. Unter anderem muss daraus ersichtlich sein, wer der liefernde Unternehmer ist - da ist nicht Klarna. Wenn der Lieferant nicht ersichtlich ist, keine Chance auf Vorsteuerabzug.
[ Zitieren | Name ]

10.10.2018 09:06:20 - Gast

Hallo eine Frage, darf eine Firma mit einem komplett anderem Firmen Arbeitsschein Rechnungen stellen? Sprich Subunternehmer arbeitet für mich und schickt mir als Anlage einen unserer AS mit seiner Unterschrift. (Kollege muss ihm dieses blanko ausgehändigt haben) Finde leider nichts dazu im Internet. Vielen Dank im Voraus. LG Jeanette
[ Zitieren | Name ]

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