Anforderungen an eine Rechnung

Gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung gilt, dass keine Buchung ohne Beleg zu erfolgen hat. Einer der häufigsten Belege ist die Rechnung. Für ein Unternehmen bildet dieses Dokument häufig auch die Grundlage für den Vorsteuerabzug. Damit Rechnungen vom Finanzamt anerkannt werden, müssen diese Dokumente einige Pflichtangaben enthalten. Diese Angaben werden im §14 Abs. 3 und 4 Umsatzsteuergesetz geregelt und im Folgenden aufgeführt.

Rechnungsanforderungen:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
• vollständiger Name und vollständige Anschrift des Kunden (Leistungsempfänger)
• die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmers
• das Ausstellungsdatum
• eine einmalig von dem Unternehmer vergebene Rechnungsnummer
• die Menge der gelieferten Artikel / Dienstleistungen
• die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Artikel / Dienstleistungen
• Zeitpunkt der Lieferung und Vereinnahmung des Entgelts, wenn diese nicht identisch sind
• das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen bzw. mit einem Hinweis auf Steuerbefreiung
• Aufschlüsselung von Entgeltminderungen
• angewandter Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Betrag
• ein Hinweis über die Aufbewahrungspflicht, wenn der Unternehmer eine Werkslieferung oder sonstige Leistung in Zusammenhang mit einen Grundstück ausführt

Kleinbetrags-Rechnungen

Für Rechnungen deren Betrag nicht größer als 250 Euro ist, gelten Vereinfachungsregelungen. In diesem Fall muss eine Rechnung gemäß §33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung nur folgende Punkte enthalten.

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (jedoch nicht des Leistungsempfängers)
• das Ausstellungsdatum
• die Menge der gelieferte Artikel / Dienstleistungen
• die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Artikel / Dienstleistungen
• angewandter Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Betrag

Rechnungs-Nummer

Im §14 (4) Nr. 4 des UStG ist festgelegt, dass eine Rechnung " ... eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer) enthalten muss. In den Umsatzsteuerrichtlinien Abschnitt 185 Abs.10 wird dies, wie folgt  konkretisiert:  "Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Es ist auch zulässig, im Rahmen eines weltweiten Abrechnungssystems verschiedener, in unterschiedlichen Ländern angesiedelter Konzerngesellschaften nur einen fortlaufenden Nummernkreis zu verwenden." Dies wurde jedoch durch eine Verfügung der OFD Koblenz ergänzt: "Die in § 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 4 UStG enthaltene Pflichtangabe einer fortlaufenden Nummer in der Rechnung macht keine zahlenmäßige Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern zwingend, da es lediglich um die Einmaligkeit der erteilten Rechnungsnummer geht. Die Anforderungen an die Rechnung sind vor dem Hintergrund zu interpretieren, dass es um die Verhinderung eines ungerechtfertigten Vorsteuerabzugs geht. Diesbezüglich reicht die Einmaligkeit der Nummerierung aus (Abschn. 185 Abs. 10 UStR)." Seit 01.11.2010 gilt der Umsatzsteuer-Anwendungserlass, der die bisherigen Umsatzsteurrichtlinien ablöst. Hier ist nun im Abschnitt 14.5 Abs.10 Satz 4 der Sachverhalt wie folgt geregelt: "Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend." 

Autor(en): Alexander Wildt letzte Änderung Alexander Wildt am 11.05.2021

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