Reisekosten Sachbezugswert

Ersetzen kann der AG alles, nur dann führt das zu Arbeitslohn für den voll die Steuer und SV anfällt.
Allerdings gibt es steuerschonende Möglichkeiten, wenn dafür die Voraussetzungen erfüllt sind.
Das wiederum hängt davon ab, wer die Übernachtung gebucht hat, was wie auf der Rechnung ausgewiesen und auf wen die Rechnung ausgestellt wurde.
Du müsstest daher, die bei dir vorliegenden Gegebenheiten konkreter beschreiben.

MfG

Aza

Um nicht alles nochmal schreiben zu müssen, verweise ich mal auf diesen Beitrag.
Ferner nochmal der Link zum maßgeblichen BMF-Schreiben

Entscheidend für die Anwendung der Sachbezugsverordnung ist also zunächst, dasder AG die Übernachtung veranlasst hat.
Da die Rechnung auf die Firma ausgestellt wurde, unterstelle ich mal, daß das Unternehmen die Übernachtung mit Frühstück auch gebucht hat und somit eine unternehmerische Veranlassung gegeben ist.
Sollte der AN die Buchung ausgelöst haben, akzeptiert die Finanzverwaltung dennoch eine unternehmerische Veranlassung unter folgenden Voraussetzungen:

1.) der Arbeitgeber die Buchung der Übernachtung mit Frühstück durch den Arbeitnehmer z. B. in einer Dienstanweisung, einem Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung geregelt hat und die Buchung vom Arbeitnehmer im Rahmen der vom Arbeitgeber festgelegten oder regelmäßig akzeptierten Übernachtungsmöglichkeiten (z. B. Hotellisten, vorgegebene Hotelkategorien oder Preisrahmen, ggf. auch über ein Travel-Management-System) vorgenommen wird, oder

2.) eine dementsprechende planmäßige Buchung von Übernachtung mit Frühstück ausnahmsweise nicht möglich war (z. B. spontaner Einsatz, unvorhersehbar länger als geplant dauernder Arbeitseinsatz, gelistetes Hotel belegt) und der Arbeitgeber die Kosten dienst- oder arbeitsrechtlich daher erstattet.

Ist keine dieser Voraussetzungen gegeben, liegt auch keine vom AG veranlasste (abgegebene) Übernachtung mit Frühstück, also kein Sachbezug vor. Ein Ansatz des Sachbezugswertes wäre also von vornherein nicht möglich.
Im obigen Beitrag bin ich auf die Möglichkeit der Buchung durch den AN nicht eingegangen, da es dort nicht das Problem war.

Dein Kollegen unterliegt einem - wenn auch kleinen - Irrtum, wenn er den Sachbezugswert direkt vom Frühstück abziehen möchte. Das Frühstück ist Verpflegung und als solche Kosten der privaten Lebensführung. Das war und ist immer noch so.
Früher musste man daher zwingend das Frühstück abziehen, wenn man die Reisekosten steuerfrei seinem AN erstatten wollte. Bei getrennten Ausweis ist das auch kein Problem. Schwierig wird es nur, wenn das Frühstücj nicht einzeln ausgewiesen wurde. Welchen Wert hat dann das Frühstück ? Hier kam dann die " 4,80 €-Regel" zur Anwendung. Das Frühstück, welches abgezogen werden muss, hat in diesen Fällen also einen Wert von 4,80 € und das unabhängig von der tatsächlichen Höhe.
Mit der geänderten Rechtslage war diese Vorgehensweise nicht mehr möglich. Als Ersatz wurde die Konstruktion mit dem im obigen Beitrag beschriebenen Sammelposten eingeführt. Auch hier wurde das Frühstück rausgerechnet, also korrekterweise abgezogen und somit nicht steuerfrei ersetzt !
Unbenommen davon kann der AG natürlich alles ersetzen, daß ist dann aber steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Dein Kollege möchte nun also 1,57 € statt der 4,80 € als Frühstück abziehen. Das wäre bei offenem Ausweis in der Rechnung schon nach altem Recht nicht möglich, denn die 4,80 € konnte man nur als Wert ansetzen, wenn das Frühstück nicht offen ausgewiesen war.
Die Sammelpostenregelung kann er nicht anwenden, da kein Sammelposten vorliegt. Und selbst wenn es einen gibt, könnte er nicht den Sachbezugswert abziehen, sondern müsste zwingend 4,80 € als Frühstücksanteil aus dem Sammelposten herausrechenen.

Bis hierher bleibt also festzuhalten, das sich an der Behandlung des Frühstücks als Kosten der privaten Lebensführung nichts geändert hat. Ist das Frühstück offen -also einzeln- ausgewiesen, muss es in tatsächlicher Höhe abgezogen werden.  
Davon völlig losgelöst ist die Behandlung des Verpflegungsmehraufwandes im Rahmen einer Auswärtstätigkeit. Dieser ist selbstverständlich im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften als Pauschale steuerfrei ersetzbar.

Mit dem BMF-Schreiben (Rz. 17) erklärt die Finanzverwaltung nun faktisch, daß die Kostenübernahme des Frühstück in Verbindung mit einer Übernachtung eine Gestellung von Mahlzeiten, also einen Sachbezug darstellt, auf den die Sachbezugsverordnung anwendbar ist. Und genau das war es bisher eben nicht, sonst hätte man ja schon immer den entsprechenden Sachbezugswert ansetzen können. Bisher stellte jeder Ersatz des Frühstücks eine steuerpflichtige Lohnerhöhung dar.
Die Gewährung eines Sachbezugs ist bekanntlich voll als Aufwand zu erfassen. Ziehst du die 1.57 € ab, minderts du den Aufwand, den dein Chef ja aber tatsächlich hatte. Daher wäre eine Kürzung des Aufwandes um den Sachbezug nicht korrekt.
Ebenfalls bekannt sollte sein, daß auch Sachbezüge auf den Bruttolohn anzurechnen sind und somit das steuer- und sv-pflichtige Brutto erhöhen. Da jetzt aber die Sachbezugsverordnung anwendbar ist, bestimmt sich der Wert des Früstücks (= Wert des Sachbezuges) eben nach dieser Verordnung. Ersetzt der AG das Frühstück also in voller Höhe, erhöht sich für den AN der steuerpflichtige Bruttolohn nicht um 20 €, sondern lediglich um 1,57 €.
Sollte eine VMA-Pauschale vom AG gewährt werden, kann man die 1,57 € auch von dieser Pauschale abziehen und neutralisiert somit den Sachbezug. Eine Erhöhung des steuerpflichtigen Bruttos um den Sachbezug - hier also die 1,57€- kann so vermieden werden. Beide Varianten werden von der Finanzverwaltung akzeptiert.

Ich hoffe die Erklärung ist nachvollziehbar. Einfacher kann -ich jedenfalls- diese Problematik nicht darstellen   .
Entschuldigen möchte ich mich auch dafür, daß ihr für den Gesamtüberblick bezgl. dieser Problemstelllung zwei getrennte Beiträge lesen müsst. Ich hätte es wohl schon im ersten Beitrag umfassender darstellen sollen.

MfG

Aza