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Empfang elektronischer Rechnungen

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Empfang elektronischer Rechnungen, Rechnungen elektronisch empfangen und revisionssicher ablegen
1.
15.05.2019 12:58:56
Hallo Zusammen,

da ich im Internet irgendwie viele widersprüchliche Informationen finde, möchte ich mich nun an dieses Forum wenden, in der Hoffnung etwas mehr Klarheit zu erhalten.

Das Unternehmen, für das ich in der Buchhaltung arbeite empfängt Rechnungen vorrangig noch per Post, da nicht sicher ist, ob E-Rechnungen revisionssicher abgelegt werden können. Es kommen natürlich auch Rechnungen per E-Mail (i.d.R. als PDF angehängt), welche wir dann in einem Ordner ablegen, in welchem keine Änderungen vorgenommen werden können.

Meine Frage ist nun, ob das ausreicht. Ich habe gelesen, dass die Rechnungen als PDF a1.3. (oder so) als nicht veränderbar gelten. Würde es also reichen, wenn ein Lieferant mir die Rechnung in diesem Format zusendet und ich diese ablege oder müssen sonst noch Voraussetzungen erfüllt sein?

Ich danke herzlich vorab für IHre Rückmeldungen :)

MfG
sfo
 
 
2.
16.05.2019 10:51:53
Aus deinem Beitrag wird mir nicht klar, worauf du genau hinaus möchtest. Üblicherweise werden die E-Mails archiviert, da praktischerweise, viel aufzubewahrender Geschäftsschriftverkehr vorliegt. Damit erübrigt sich der rest, da die Ursprungsemail, in eine RE eingangen ist, aufgebwahrt wird.

Alles andere hängt von den daran anschließenden Prozessen ab.
 
 
3.
16.05.2019 14:12:00
Hallo Hans,

bei uns im Unternehmen wird meist nur die PDF Datei aufbewahrt, da in der E-Mail meist nichts steht außer: "Anbei Ihre Rechnung." oder Ähnliches. Also wollen wir unseren Speicher nicht unnötig mit nichtssagenden E-Mails vollknallen :)

Meine Frage ist daher ob es ausreicht, die elektronische Rechnung (also die PDF) einfach in einem Ordner abzulegen.

Grüße
SFO
 
 
4.
02.09.2019 14:03:09
Hallo,
nach den GoBD muss die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit eines elektronisch übermittelten Dokuments gewährleistet sein. Zur Unversehrtheit (anderes Wort: „Unveränderbarkeit“) besagen die GoBD in Rz. 110 (Auszug): "Die Unveränderbarkeit der Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen … kann sowohl hardwaremäßig (z. B. unveränderbare und fälschungssichere Datenträger) als auch softwaremäßig (z. B. Sicherungen, Sperren, Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen) als auch organisatorisch (z. B. mittels Zugriffsberechtigungskonzepten) gewährleistet werden. Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten."
Folglich muss, damit die Ordnungsmäßigkeit nach den GoBD erfüllt ist, der Empfänger des elektronischen Dokuments eine Hard- und Software einsetzen, die zeitgleich mit dem Empfang des elektronischen Dokuments eine Speicherung herbeiführt, die nicht mehr verändert werden kann. Das vorläufige Abspeichern auf einer Festplatte und die anschließende manuelle Sicherung auf eine CD/DVD erfüllt z.B. diese Voraussetzung nicht, da zwischen dem Empfang und der manuellen Sicherung auf der CD/DVD Änderungen möglich wären. Der Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems, dass eventuelle Veränderungen protokolliert ist zulässig. Allerdings muss dieses Dokumenten-Management-System so funktionieren, dass der Empfänger des Dokuments keine Möglichkeit hat, die Protokollierung zu umgehen.
Grüße
hjs
 
 
5.
02.09.2019 14:09:45
Hallo,
nach den GoBD und auch anderen Vorschriften (z.B. bei Rechnungen A. 14.4 (4) UStAE) muss zur Feststellung der Echtheit der Herkunft ein innerbetriebliches Kontrollverfahren angewendet werden, sofern keine qualifizierte elektronische Signatur verwendet oder das Dokument per elektronischen Datenaustausch (EDI) übermittelt wurde. Wurde das Dokument per eMail übersandt, stellt sich zuerst die Frage, ob die eMail aufbewahrt werden muss. Die GoBD dazu in Rz. 121 (Auszug): "Dient eine E-Mail nur als „Transportmittel“, z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papierbriefumschlag)."
Folglich ist zu beachten: Wenn das Dokument nicht nach dem EDI- bzw. Signaturverfahren übersandt wurde, enthält die eMail weitergehende Informationen und kann dann nicht vernichtet werden, sondern ist aufzubewahren. Die GoBD dazu in Rz. 129 (Auszug): "Die Reduzierung einer bereits bestehenden maschinellen Auswertbarkeit, beispielsweise durch Umwandlung des Dateiformats oder der Auswahl bestimmter Aufbewahrungsformen, ist nicht zulässig … Beispiele … Umwandlung von PDF/A-Dateien ab der Norm PDF/A-3 in ein Bildformat (z. B. TIFF, JPEG etc.), da dann die in den PDF/A-Dateien enthaltenen XML-Daten und ggf. auch vorhandene Volltextinformationen gelöscht werden. Eine Umwandlung in ein anderes Format (z. B. Inhouse-Format) ist zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltliche Veränderung vorgenommen wird … Der Steuerpflichtige muss dabei auch berücksichtigen, dass entsprechende Einschränkungen in diesen Fällen zu seinen Lasten gehen können (z. B. Speicherung einer E-Mail als PDF-Datei. Die Informationen des Headers [z. B. Informationen zum Absender] gehen dabei verloren und es ist nicht mehr nachvollziehbar, wie der tatsächliche Zugang der E-Mail erfolgt ist)."
Zu beachten: Wurde also das Dokument per eMail übersandt, gehört zur Auswertung der Echtheit der Herkunft auch das Abprüfen des eMail-Headers. In jedem eMail-Programm kann man sich den eMail-Header ansehen (z.B. Menüpunkt „Kopfdaten anzeigen“ oder „Nachrichtenquelltext anzeigen“). Ganz wichtig ist hier das Datum und die Uhrzeit der Übermittlung an den Server des Empfängers, denn erst zu diesem Zeitpunkt ist er im Besitz des Dokuments. Zum Beispiel kann aus einer Rechnung erst zu diesem Zeitpunkt nach § 15 (1) Nr. 1 UStG der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden (beim Monatswechsel beachten !).
Grüße
hjs
Bearbeitet: hjs - 02.09.2019 14:11:10 (Schreibfehler)
 
 
6.
02.09.2019 17:12:32
Ich sag ja, das einfachste ist, bspw. Outlook zu Archivieren. Entweder machst du regelmäßige Backups oder hälst einfach entsprechende Kapazität vor. Du kannst dann mit dem PDF mehr oder weniger machen was du möchtest (geordnete Ablage), weil du immer sagen könntest "wer ein problem mit dieser hier und dort abgelegten PDF hat, kann jederzeit in meinem E-mail Archiv stöbern und sich davon überzeugen, dass dieses  abgelegte Dokument genau dem entspricht was an Tag XY hier eingegangen ist".

Das ist schon ein ziemlich kräftiger Anscheinsbeweis, außer da kommen  wirklich erschiedene fragwürdige Geschäftsvorfälle / Buchungen / Belege zu Tage, die ein Prüfer findet.

Pragmatisch denken ;)
 
 
7.
04.09.2019 04:52:22
Hallo.

Zu Unterscheiden ist, um was für eine "elektronische" Rechnung es sich handelt.

Wenn es sich zB um ein PDF-Dokument handelt, das nur im Anhang zu eiber eMail versendet wird, muss dieser ganze "Mist" nicht beachtet werden, da das Dokument durch Ausdruck zum Beleg wird. Selbst die eMail dazu muss nicht einmal archiviert werden.

Besonders nützlich hierbei ist sogar das in Zusammenarbeit mit den Finanzbehörden entwickelte spezielle PDF-Dokument "ZugPferd", welches einen zusätzlichen Layer enthält und dem PDF/A ähnelt.

PDF/A reicht jedoch völlig aus, da hier keinerlei Manipulationen durchgeführt werden können.


Wenn die elektronische Rechnung jedoch zB nur eine einfache Mail ist, in der die Rechnungsdaten stehen, dann muss der ganze "Kram" natürlich vollständig eingesetzt werden.

Daher: Am besten nur elektronische Rechnungen akzeptieten, wo die Mail nur quasi als Briefumschlag genutzt wird und die eigentliche Rechnung ausschließlich als PDF/A oder "ZugPferd" Dokument als Anhang beigefügt wird.

Hierz gab es auch mal ein BMF-Schreiben ... gabe es aber nicht zur Hand.

Begründung seitens BMF war ungefähr so:
Der Versand eines PDF ist prinzipiell zum Ausdruck bestimmt und daher funguert die EMail für das PDF in gleicher Weise, wie die Papierrechnung in einem Briefumschlag. Es ist nur eine Verpackung.
 
 
8.
04.09.2019 12:11:44
Hallo,
sorry, die GoBD besagen in Rz. 119 (Auszug):
"Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format …"

Also ausdrucken allein reicht nicht !!!

Die Aussage "PDF/A reicht jedoch völlig aus, da hier keinerlei Manipulationen durchgeführt werden können" ist nicht richtig. Bitte übermittle mir doch mal einen Demo-Text, den Du als PDF/A abspeicherst. Ich verändere Sie dann, um zu zeigen, dass das sehr einfach geht. Du kriegst dann die Datei zurück. Ich will hier keinesfalls Beihilfe zur Steuerhinterziehung begehen, sondern nur zeigen, dass Deine Aussage nicht zutrifft. Genau deshalb verlangen die GoBD ja die Archivierung und zwar "unveränderbar".

Grüße
hjs
 
 
9.
04.09.2019 13:00:39
Diese überinterpretation der GoBD würde ich erst nachgeben, wenn ich bewusst anfange meine Buchungsbelege zu fälschen oder bestimmte Unternehmensgrößen übersteige. In der Realität kannst du alles ausdrucken und stellst dem Betriebsprüfer den A4 Ordner hin. Wenn die Buchführung in sich schlüssig ist und kein Grund zur Beanstandung gibt, ist dem Gesetz genüge getan. Realität und Praxis tausender KMUs in Deutschland. Selbstverständlich steigen mit zunehmender Betriebsgröße/Umsatz die Anforderungen und Erwartung. Ich bezweifel, dass der Threadersteller CFO eines mDAX Unternehmens ist.

Praktikerlösung für KMU: E-Mail Archivierung.
Bearbeitet: hans123 - 04.09.2019 13:06:35
 
 
10.
04.09.2019 13:25:45
Hallo.

Ohne jetzt ein *Bashing" zu betreiben, aber das ist leiter Unsinn.
Du kannst PDF/A nicht unnachweisbar manipilieren.

Und darum geht es. Um die Nachweisbarkeit einet Manipilation.

Verzeih mir: Aber hier werden Äpfel mit Birnen verglichen. Leider sind öffentliche Links unerwünscht und werden seitens der Redaktion entfernt.

Jedoch: https://www.haufe.de/finance/buchfuehrung-kontierung/archivierung-von-e-mails-und-elektronischen-rechnungen_186_335242.html
 
 
 
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