Empfang elektronischer Rechnungen

Hallo Hans,

bei uns im Unternehmen wird meist nur die PDF Datei aufbewahrt, da in der E-Mail meist nichts steht außer: "Anbei Ihre Rechnung." oder Ähnliches. Also wollen wir unseren Speicher nicht unnötig mit nichtssagenden E-Mails vollknallen :)

Meine Frage ist daher ob es ausreicht, die elektronische Rechnung (also die PDF) einfach in einem Ordner abzulegen.

Grüße
SFO

Hallo,
nach den GoBD und auch anderen Vorschriften (z.B. bei Rechnungen A. 14.4 (4) UStAE) muss zur Feststellung der Echtheit der Herkunft ein innerbetriebliches Kontrollverfahren angewendet werden, sofern keine qualifizierte elektronische Signatur verwendet oder das Dokument per elektronischen Datenaustausch (EDI) übermittelt wurde. Wurde das Dokument per eMail übersandt, stellt sich zuerst die Frage, ob die eMail aufbewahrt werden muss. Die GoBD dazu in Rz. 121 (Auszug): "Dient eine E-Mail nur als „Transportmittel“, z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papierbriefumschlag)."
Folglich ist zu beachten: Wenn das Dokument nicht nach dem EDI- bzw. Signaturverfahren übersandt wurde, enthält die eMail weitergehende Informationen und kann dann nicht vernichtet werden, sondern ist aufzubewahren. Die GoBD dazu in Rz. 129 (Auszug): "Die Reduzierung einer bereits bestehenden maschinellen Auswertbarkeit, beispielsweise durch Umwandlung des Dateiformats oder der Auswahl bestimmter Aufbewahrungsformen, ist nicht zulässig … Beispiele … Umwandlung von PDF/A-Dateien ab der Norm PDF/A-3 in ein Bildformat (z. B. TIFF, JPEG etc.), da dann die in den PDF/A-Dateien enthaltenen XML-Daten und ggf. auch vorhandene Volltextinformationen gelöscht werden. Eine Umwandlung in ein anderes Format (z. B. Inhouse-Format) ist zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltliche Veränderung vorgenommen wird … Der Steuerpflichtige muss dabei auch berücksichtigen, dass entsprechende Einschränkungen in diesen Fällen zu seinen Lasten gehen können (z. B. Speicherung einer E-Mail als PDF-Datei. Die Informationen des Headers [z. B. Informationen zum Absender] gehen dabei verloren und es ist nicht mehr nachvollziehbar, wie der tatsächliche Zugang der E-Mail erfolgt ist)."
Zu beachten: Wurde also das Dokument per eMail übersandt, gehört zur Auswertung der Echtheit der Herkunft auch das Abprüfen des eMail-Headers. In jedem eMail-Programm kann man sich den eMail-Header ansehen (z.B. Menüpunkt „Kopfdaten anzeigen“ oder „Nachrichtenquelltext anzeigen“). Ganz wichtig ist hier das Datum und die Uhrzeit der Übermittlung an den Server des Empfängers, denn erst zu diesem Zeitpunkt ist er im Besitz des Dokuments. Zum Beispiel kann aus einer Rechnung erst zu diesem Zeitpunkt nach § 15 (1) Nr. 1 UStG der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden (beim Monatswechsel beachten !).
Grüße
hjs

Hallo.

Zu Unterscheiden ist, um was für eine "elektronische" Rechnung es sich handelt.

Wenn es sich zB um ein PDF-Dokument handelt, das nur im Anhang zu eiber eMail versendet wird, muss dieser ganze "Mist" nicht beachtet werden, da das Dokument durch Ausdruck zum Beleg wird. Selbst die eMail dazu muss nicht einmal archiviert werden.

Besonders nützlich hierbei ist sogar das in Zusammenarbeit mit den Finanzbehörden entwickelte spezielle PDF-Dokument "ZugPferd", welches einen zusätzlichen Layer enthält und dem PDF/A ähnelt.

PDF/A reicht jedoch völlig aus, da hier keinerlei Manipulationen durchgeführt werden können.


Wenn die elektronische Rechnung jedoch zB nur eine einfache Mail ist, in der die Rechnungsdaten stehen, dann muss der ganze "Kram" natürlich vollständig eingesetzt werden.

Daher: Am besten nur elektronische Rechnungen akzeptieten, wo die Mail nur quasi als Briefumschlag genutzt wird und die eigentliche Rechnung ausschließlich als PDF/A oder "ZugPferd" Dokument als Anhang beigefügt wird.

Hierz gab es auch mal ein BMF-Schreiben ... gabe es aber nicht zur Hand.

Begründung seitens BMF war ungefähr so:
Der Versand eines PDF ist prinzipiell zum Ausdruck bestimmt und daher funguert die EMail für das PDF in gleicher Weise, wie die Papierrechnung in einem Briefumschlag. Es ist nur eine Verpackung.

Diese überinterpretation der GoBD würde ich erst nachgeben, wenn ich bewusst anfange meine Buchungsbelege zu fälschen oder bestimmte Unternehmensgrößen übersteige. In der Realität kannst du alles ausdrucken und stellst dem Betriebsprüfer den A4 Ordner hin. Wenn die Buchführung in sich schlüssig ist und kein Grund zur Beanstandung gibt, ist dem Gesetz genüge getan. Realität und Praxis tausender KMUs in Deutschland. Selbstverständlich steigen mit zunehmender Betriebsgröße/Umsatz die Anforderungen und Erwartung. Ich bezweifel, dass der Threadersteller CFO eines mDAX Unternehmens ist.

Praktikerlösung für KMU: E-Mail Archivierung.